Duty of care: por que a rastreabilidade do seu viajante é fundamental?

Viajar a trabalho pode ser uma experiência enriquecedora e produtiva, mas também apresenta uma série de desafios e riscos. Entre eles, está a segurança dos colaboradores que se deslocam para outras cidades ou países para cumprir suas atividades profissionais — ou a importante prática do duty of care.

Nesse contexto, rastrear os colaboradores pode ser uma medida eficaz para garantir a segurança e minimizar os riscos envolvidos na viagem. Neste artigo, vamos entender por que acompanhar de perto o deslocamento dos seus colaboradores em viagens a trabalho é sinônimo de segurança.

O que é duty of care?

O duty of care, no contexto das viagens corporativas, refere-se à responsabilidade legal e ética das empresas em garantir a segurança e bem-estar de seus colaboradores em viagem. Essa obrigação abrange aspectos como saúde, segurança e comunicação eficiente durante deslocamentos a trabalho.

Para cumprir adequadamente o duty of care, as empresas devem estabelecer políticas e processos que incluam treinamento de colaboradores, rastreabilidade dos viajantes e resposta a emergências. Essas medidas auxiliam na prevenção e mitigação de riscos, proporcionando um ambiente seguro para viagens a trabalho.

A rastreabilidade do viajante é uma das principais ferramentas na gestão do duty of care. Ela permite às empresas monitorar a localização e o itinerário de seus colaboradores, possibilitando o fornecimento de suporte adequado em caso de emergências ou alterações no plano de viagem.

Investir no cumprimento do duty of care é essencial para proteger a integridade física e emocional dos colaboradores, além de resguardar a reputação da empresa. Adotar práticas eficazes nesse sentido fortalece a confiança entre empregados e empregadores, contribuindo para um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Riscos em viagens a trabalho

Antes de entender por que rastrear seus colaboradores é importante, é preciso considerar os possíveis riscos envolvidos em uma viagem a trabalho. 

Em primeiro lugar, há as questões relacionadas à saúde e ao bem-estar dos colaboradores, que podem ser afetados por mudanças de fuso horário, climas diferentes e até mesmo pela alimentação. Além disso, em alguns destinos, pode haver riscos de violência, assaltos e outros tipos de crimes.

Outro risco importante é o de perda ou roubo de equipamentos e documentos importantes para o trabalho. Isso pode levar a problemas sérios, como vazamento de informações confidenciais ou atrasos no cumprimento de prazos e compromissos. 

Por fim, há ainda o risco de problemas com transportes e acomodações, que podem prejudicar a produtividade e até mesmo colocar em risco a integridade física dos colaboradores.

Boas práticas de duty of care: benefícios do rastreamento

A gestão eficiente de viagens corporativas inclui a responsabilidade pela segurança dos colaboradores, também conhecida como “duty of care”. O rastreamento é uma ferramenta fundamental para cumprir essa obrigação.

O rastreamento permite identificar a localização dos colaboradores em tempo real, proporcionando maior segurança em caso de emergências. Além disso, possibilita otimizar itinerários, evitando zonas de risco e garantindo o bem-estar dos viajantes corporativos.

Ao utilizar o rastreamento, as empresas têm maior facilidade para gerenciar a logística das viagens. Isso permite a criação de planos de contingência, garantindo uma rápida resposta em situações adversas e minimizando impactos negativos para os colaboradores e a organização.

Por fim, o rastreamento contribui para a redução de custos com viagens corporativas. Ao permitir o acompanhamento das rotas, é possível identificar oportunidades de melhoria, evitar atrasos e garantir a eficiência do deslocamento. Assim, a empresa ganha em produtividade e economia.

Com tantos riscos envolvidos em viagens a trabalho, é importante adotar medidas para minimizá-los. Como vimos, o rastreamento dos colaboradores é uma dessas medidas. Ele pode trazer uma série de benefícios, tanto para os colaboradores quanto para a empresa — como os que explicaremos a seguir.

Monitoramento em tempo real

Ao rastrear seus colaboradores, a empresa pode monitorar suas localizações em tempo real. Isso significa que é possível saber onde cada colaborador está a qualquer momento, o que pode ser especialmente útil em caso de emergências ou situações de risco. O monitoramento em tempo real também pode ajudar a prevenir atrasos e problemas com transportes e acomodações.

As tecnologias mobile-first, como a VOLL, elevam a segurança na gestão de viagens corporativas ao permitir o rastreamento por geolocalização e aprimorar a comunicação. O uso de dispositivos móveis proporciona agilidade e eficiência nesses processos, garantindo a proteção dos colaboradores.

A funcionalidade de geolocalização nos dispositivos móveis permite um rastreamento preciso dos colaboradores, assegurando que a empresa tenha informações atualizadas sobre sua localização. Isso possibilita o monitoramento em tempo real e o rápido atendimento em casos de emergência.

A comunicação ágil é fundamental para garantir a segurança dos colaboradores em viagens corporativas. As tecnologias mobile-first oferecem recursos como notificações, mensagens de texto e chamadas telefônicas, permitindo a comunicação pontual ou em massa de forma eficiente e rápida.

A utilização de plataformas mobile-first, como a VOLL, otimiza a gestão de viagens corporativas, aprimorando a segurança e o acompanhamento dos colaboradores. Essas tecnologias tornam-se essenciais para empresas que buscam maior eficiência e proteção em suas atividades de viagem.

Localização em caso de emergência

Em caso de emergências, como desastres naturais, tumultos ou situações de violência, o rastreamento dos colaboradores pode ser crucial para garantir sua segurança.

Saber a localização exata de cada colaborador pode ajudar a empresa a tomar medidas imediatas para protegê-los e retirá-los da área de risco.

Segurança dos equipamentos e documentos

Além de monitorar a localização dos colaboradores, o rastreamento também pode ser usado para proteger equipamentos e documentos importantes.

Se um equipamento é perdido ou roubado, por exemplo, a empresa pode rastreá-lo e tentar recuperá-lo antes que informações confidenciais sejam expostas. O mesmo vale para documentos e outras informações sensíveis.

Duty of care e o aumento da eficiência e produtividade

Além de garantir a segurança do colaborador, o rastreamento durante uma viagem a trabalho pode aumentar a eficiência e a produtividade do colaborador.

Com as ferramentas de rastreamento, a empresa pode monitorar as atividades do colaborador em tempo real e garantir que ele esteja cumprindo sua agenda e atendendo às necessidades do cliente.

O rastreamento do colaborador também pode ajudar a empresa a evitar atrasos e a programar melhor as atividades. Por exemplo, se o colaborador estiver preso no trânsito, a empresa pode reprogramar sua agenda ou encontrar um caminho alternativo para garantir que ele chegue ao destino a tempo.

Maior visibilidade e controle

Rastrear um colaborador em uma viagem a trabalho dá à empresa maior visibilidade e controle sobre suas atividades. Com as ferramentas de rastreamento, a empresa pode monitorar as atividades do colaborador em tempo real e receber alertas imediatos em caso de qualquer problema. Isso dá à empresa a capacidade de responder rapidamente a qualquer situação de emergência e garantir a segurança do colaborador.

Além disso, o rastreamento pode ajudar a empresa a garantir que o colaborador esteja seguindo os procedimentos de segurança apropriados.

Por exemplo, se o viajante estiver dirigindo um veículo, a empresa pode monitorar a velocidade e a rota que ele está seguindo. Se ele estiver usando transporte público, a empresa pode monitorar as rotas e os horários dos transportes para garantir que o colaborador esteja usando as opções mais seguras.

Conclusão 

A segurança do colaborador que viaja a trabalho é uma responsabilidade direta da empresa. Zelar pelo bem estar do funcionário é importante não só pelo ponto de vista da produtividade e custos, mas também para demonstrar o quando ele é importante para o local em que trabalha.

Realizando esse monitoramento da forma correta, sua empresa garante o cumprimento do dever de cuidar e ainda retém o colaborador por mais tempo, já que ele irá se sentir valorizado e relevante para o local onde trabalha.

Sobre a VOLL

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