Coworking: o que é e qual sua importância nas viagens corporativas?

Durante uma viagem a trabalho, contar com internet de qualidade e um espaço adequado para garantir a produtividade esperada no expediente é algo fundamental. E isso é possível graças aos espaços de coworking.

Você sabe o que são e como funcionam esses locais? Siga a leitura para descobrir e entender como escolher um bom coworking para manter-se conectado durante uma viagem a trabalho.

O que é e como funciona um coworking?

Em tradução livre, o termo significa algo como “trabalhando junto”. Na prática, um coworking é um espaço compartilhado de trabalho, que oferece toda a estrutura necessária para qualquer profissional que precise de um escritório à sua disposição.

Os espaços de coworking são muito utilizados por profissionais autônomos, empresas que não possuem um escritório próprio e, principalmente, por funcionários que estão viajando a trabalho.

Esses locais oferecem internet, mesas de escritório, salas de reunião, entre outras facilidades, garantindo um espaço adequado de trabalho. 

Seu caráter compartilhado e colaborativo permite reduzir custos e promover networking, conectando profissionais que atuam em diferentes empresas.

De acordo com o Censo Coworking 2024, divulgado pela Woba, há mais de 2.900 espaços de coworking no Brasil, dos quais 58,5% estão concentrados nas capitais.

Além disso, de 2019 a 2023, o estudo registrou um aumento de 63% na quantidade de escritórios compartilhados no país, destacando o crescimento da demanda por esse formato.

Principais vantagens dos espaços de coworking 

Trabalhar dentro de um coworking traz diversas vantagens, seja de forma fixa ou durante uma viagem de trabalho. 

Além disso, as empresas também podem se beneficiar financeiramente ao substituir um escritório próprio por esse tipo de espaço, dependendo da situação.

Veja a seguir alguns dos principais benefícios dos espaços de coworking:

Praticidade

Ser um “coworker” permite que você tenha um escritório e sua estrutura sem precisar se preocupar com a administração ou manutenção do espaço. 

Se você estiver em uma viagem a trabalho, a praticidade se destaca ainda mais, pois garante serviços de qualidade mesmo fora do seu escritório oficial.

Custo-benefício

Manter um escritório e toda a sua infraestrutura demanda um alto investimento. Então, a possibilidade de poder dividir esse orçamento entre mais pessoas sem abrir mão de tudo que precisa é muito bem-vinda. 

Networking

Não é apenas sobre o espaço: um coworking envolve comunidade e crescimento para todos os envolvidos, que estão em um só lugar dividindo a estrutura, ideias e oportunidades.

Seja durante uma viagem ou de forma fixa, essa é uma excelente oportunidade para trocar contatos profissionais e expandir sua rede de conexões.

Infraestrutura

Os espaços de coworking permitem que seus usuários tenham a melhor estrutura e todos os serviços necessários a um custo acessível: boa internet, estação de trabalho, acústica e iluminação adequadas, salas de reunião, endereço fixo e até mesmo auxiliares e secretárias à disposição. 

Quais serviços um coworking oferece?

O Censo Coworking 2024 analisou a infraestrutura dos espaços compartilhados no Brasil e, segundo o estudo:

• 96% possuem ar-condicionado;

• 95% possuem salas de reunião;

• 93% têm copa com geladeira de uso gratuito;

• 86% oferecem espaço gratuito para café;

• 73% possuem cadeiras ergonômicas;

• 67% oferecem espaço para eventos.

Mobilidade

Poder contar com um escritório em qualquer lugar do mundo é uma das maiores vantagens desse modelo. Afinal, provavelmente você precisará manter sua rotina de trabalho durante uma viagem corporativa, e contar com um espaço adequado é fundamental para a produtividade.

Como trabalhar em um coworking?

Para trabalhar em um coworking, você deve alugar uma estação de trabalho no local escolhido. 

Para isso, é preciso escolher o plano de acordo com o tempo de uso do espaço, que pode ser diário, semanal ou mensal, por exemplo. 

Além disso, o coworking pode oferecer diferentes valores para trabalhar em uma mesa compartilhada ou em escritório privativo. Caso opte pela mesa compartilhada, seu plano pode variar entre um lugar fixo ou rotativo.

O acesso a salas de reunião e espaços para eventos também pode variar conforme as condições oferecidas pelo coworking.

Com todas essas informações definidas, basta assinar seu contrato, realizar o pagamento e usufruir da infraestrutura do espaço.

Como escolher o melhor coworking?

Agora que você já sabe como os coworkings funcionam e quais seus benefícios, é hora de descobrir como escolher a melhor opção para trabalhar, seja de forma fixa ou durante sua viagem corporativa. 

Veja abaixo alguns pontos para levar em consideração na sua escolha:

Localização

No planejamento de viagens corporativas, a localização é um fator de peso na decisão de hotéis, não é mesmo? Na escolha de um coworking, esse também é um ponto importante. Por isso, busque um espaço:

• Perto do local de hospedagem: assim, você poderá economizar tempo e recursos no deslocamento.

• Acessível aos clientes e parceiros: caso seja necessário realizar reuniões ou encontros no coworking, garanta que a localização seja de fácil acesso a todos;

• Em uma região segura: pesquise e informe-se sobre os bairros da cidade destino para identificar se você estará em segurança, tanto no percurso quanto dentro do espaço. 

Uso recorrente

Avalie a frequência de uso dos coworkings por você e pela sua equipe. Se for algo recorrente nas viagens, que tal conhecer plataformas que oferecem o modelo de assinaturas corporativas? Algumas opções são WeWork, Woba e Club Coworking. 

Horário de funcionamento

Analise se o coworking atende suas necessidades em relação ao horário de funcionamento, especialmente se você atua em jornada flexível ou alinhada a outro fuso horário.

Existem muitos espaços que funcionam 24h, por exemplo. Essa pode ser uma opção interessante caso você esteja em uma viagem internacional ou atuando remotamente com clientes de outros países.

Atendimento

A forma como somos atendidos é um ponto importante para decisão, pois representa como os possíveis clientes e parceiros serão recebidos ao ir nos encontrar no espaço.

Uma boa prática é entrar em contato e avaliar a comunicação e a apresentação do espaço, verificando se estão alinhadas aos valores da sua empresa. Se for possível, converse com outros coworkers para coletar feedbacks.

Infraestrutura

Embora muitos hotéis ofereçam Wi-Fi e salas para reuniões, esses espaços podem não garantir uma estrutura adequada.

A infraestrutura de um coworking vai além do básico, trazendo a sensação de um escritório funcional à disposição. Portanto, analise cuidadosamente tudo que oferece. Alguns dos pontos mais relevantes são:  

• Internet de alta velocidade;

• Divisão entre os espaços de trabalho;

• Iluminação adequada;

• Cadeiras ergonômicas e confortáveis;

• Ventilação/climatização;

• Limpeza;

• Salas de reunião;

• Estacionamentos para coworkers e clientes;

• Geladeira e espaço para refeições;

• Serviços de impressão;

• Espaço para eventos.

Pense, também, se a decoração e conceito do espaço estão em sintonia com os da sua empresa, especialmente se for receber clientes. 

Compare e avalie as opções com base na finalidade de uso do espaço. Por exemplo, se o foco principal for realizar encontros presenciais, as salas de reuniões se tornam extremamente relevantes na decisão.

Avaliações

Assim como na escolha de hotéis ou restaurantes, é fundamental pesquisar a reputação dos espaços que você pretende contratar. Use as redes sociais, aplicativos de avaliação e plataformas próprias para se informar e tomar sua decisão.

Custo-benefício 

Como estamos falando de um coworking em viagem corporativa, o valor deve ser levado em consideração como uma das prioridades, já que será uma diária avulsa ou por um curto período. Por isso, opte por aqueles que flexibilizem o pagamento e ofereçam o melhor custo-benefício. 

Contar com um espaço de coworking pode transformar sua experiência, conforto e produtividade durante uma viagem corporativa. Se você está buscando outras formas de otimizar suas viagens a trabalho, conheça a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

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