Parece óbvio dizer, mas é sempre importante lembrar que, quando um colaborador viaja a trabalho, os custos envolvidos não devem sair do bolso dele. Como a viagem acontece por interesse da empresa, é ela quem deve cobrir despesas como transporte, hospedagem e alimentação.
A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) trata desse assunto e define quando os valores pagos pela empresa são apenas um reembolso de despesas e quando podem ser considerados parte da remuneração.
Isso é importante porque influencia diretamente nos encargos trabalhistas e na forma como esses pagamentos são organizados. Continue a leitura e saiba mais sobre o que diz a lei sobre as diárias de viagem à trabalho.
A diária de viagem é um valor pago ao colaborador para cobrir os custos necessários para a execução de suas atividades profissionais fora de seu local habitual de trabalho. Diferente do salário, essa quantia não é uma remuneração pelo serviço prestado, mas um reembolso de despesas relacionadas à viagem.
Algumas das principais despesas que compõem uma diária de viagem são:
Hospedagem;
Alimentação;
Transporte local (como táxi, Uber corporativo ou aluguel de carro);
Tarifas de telefone e internet;
Taxas de inscrição em eventos profissionais;
Antes da reforma trabalhista de 2017, se as diárias de viagem excedessem 50% do salário, elas poderiam ser incorporadas à remuneração e gerar encargos trabalhistas.
Hoje, isso não acontece mais: as diárias continuam sendo consideradas um reembolso de despesas, sem impacto na folha de pagamento.
Ou seja, atualmente, a CLT estabelece que as diárias de viagem não devem ser consideradas parte do salário, ou seja, não geram encargos como INSS, FGTS ou 13º salário. Com a reforma trabalhista, as diárias, mesmo que ultrapassem o valor de 50% do salário, não entram na remuneração do trabalhador.
Além disso, a reforma determinou que a ajuda de custo também não conta como salário e deve ser pago de forma pontual, em casos como quando o colaborador se muda de cidade ou vai a um evento fora da empresa.
A CLT não define um tempo exato para a duração de uma diária de viagem, mas há um entendimento comum no meio corporativo e jurídico sobre os seguintes aspectos:
Jornada de trabalho e deslocamento: O tempo de viagem pode ou não ser considerado como parte da jornada de trabalho, dependendo das regras da empresa e da convenção coletiva da categoria.
Hospedagem e pernoite: Considera-se que uma diária cobre um período de 24 horas, mesmo que a carga horária comum do trabalhador seja menor que isso, especialmente para hospedagem e alimentação.
O adicional de viagem está previsto pela CLT em alguns casos:
Adicional de transferência (Art. 469 da CLT): Se o colaborador for transferido para outra cidade de forma definitiva, ele tem direito a um adicional de, no mínimo, 25% do salário enquanto durar a transferência. Esse adicional compensa os custos e impactos da mudança.
Adicional noturno e horas extras em viagem: Se, durante a viagem, o colaborador trabalhar em horário noturno (entre 22h e 5h), ele tem direito ao adicional noturno de 20% sobre a hora trabalhada. Da mesma forma, horas extras realizadas durante a viagem devem ser pagas com o adicional correspondente.
Periculosidade ou insalubridade: Se a viagem for para um local com condições perigosas ou insalubres, e o colaborador desempenhar suas funções nessas condições, ele pode receber o adicional de periculosidade (30%) ou insalubridade (10%, 20% ou 40%), conforme a atividade exercida.
Enquanto a diária de viagem é um valor destinado para cobrir todas as despesas relacionadas à uma viagem corporativa, sendo paga de forma recorrente e enquanto o colaborador estiver em deslocamento pela empresa, a ajuda de custo funciona como uma “verba indenizatória”, pois corresponde a um valor pago para cobrir despesas relacionadas a um deslocamento que não faz parte de suas atividades contratuais habituais - como quando um colaborador precisa ir a um evento fora da empresa, por exemplo. É geralmente uma compensação pontual e não mensal.
Em viagens a trabalho, o colaborador pode precisar tanto da ajuda de custo, quanto de outras formas de pagamento para arcar com os custos das diárias de viagem. Nestes casos, a empresa determinará como os valores pagos serão classificados.
Como não há um valor fixo determinado por lei, o cálculo das diárias deve ser baseado nos custos médios do destino e na política da empresa.
De forma resumida, para calcular as diárias de viagens, você pode seguir estes passos:
Defina as despesas cobertas (hospedagem, alimentação, transporte, etc.).
Pesquise os preços médios desses itens no local da viagem.
Multiplique pelos dias que o colaborador ficará fora.
Inclua uma margem para imprevistos, caso a política da empresa permita.
Exemplo:
Hospedagem: R$ 300 por dia
Alimentação: R$ 100 por dia
Transporte local: R$ 50 por dia
Total da diária de viagem: R$ 450
Se a viagem durar 5 dias, o valor total a ser pago pela empresa será de R$ 2.250.
Vale lembrar que a forma como os gastos são classificados - como diárias ou ajuda de custo - pode impactar no planejamento financeiro da empresa.
Para evitar que as diárias de viagem sejam consideradas parte do salário, é importante que a política de viagens exija que os colaboradores prestem contas sobre os valores recebidos.
As empresas podem adotar um valor fixo para cada destino ou exigir a prestação de contas com notas fiscais para validar os gastos e tudo isso deve constar no relatório de despesas da viagem, também conhecido como RDV.
Também cabe à empresa definir os critérios para o pagamento e documentá-los em sua política de viagens. Geralmente, o pagamento das diárias pode ser feito das seguintes formas:
Adiantamento: A empresa deposita um valor estimado antes da viagem, e o colaborador presta contas depois.
Reembolso: O colaborador paga os custos e solicita o reembolso com notas fiscais.
Cartão corporativo: A empresa fornece um cartão corporativo para cobrir os gastos, evitando que o colaborador precise arcar com as despesas antes da viagem.
Controlar diárias apenas contando com planilhas e comprovantes impressos pode ser um grande desafio, especialmente para empresas que realizam viagens corporativas com mais frequência.
Para facilitar o controle de despesas e diárias desses deslocamentos, gestores de viagens e seus colaboradores podem contar com a facilidade da solução integrada da VOLL, que, entre outras diversas vantagens, permite que as empresas:
Automatizem o pagamento e controle das diárias;
Criem políticas claras para os gastos de viagem;
Gerenciem reembolsos e adiantamentos de forma digital;
Acompanhem os custos em tempo real;
Entre diversas outras funcionalidades.
Com a VOLL, fica muito mais fácil fazer a conciliação de despesas e até a produtividade dos colaboradores melhora, já que os processos de reembolso se tornam muito mais práticos e eficientes.
Conheça todas as vantagens de integrar a gestão de viagens corporativas do começo ao fim.
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