Devo contratar uma agência de viagens corporativas? 5 pontos para você ficar de olho.

Expectativa, planejamento, organização e responsabilidade: esses são alguns itens que acompanham toda e qualquer viagem. Uma das soluções mais comuns é a contratação de uma agência de viagens corporativas. Afinal, quando se trata de uma viagem corporativa, o peso dessa bagagem duplica – nos fazendo buscar cada vez mais soluções que tragam melhorias para a equipe e a empresa. 

Se você tem dúvidas se essa é a melhor opção para seu caso ou sobre os prós e contras de adotá-la, confira os próximos 5 pontos levantados pelo time de especialistas VOLL – e depois comente aqui no blog. Ficaremos felizes em ajudar e compartilhar experiências com você! Vamos lá?

A agência de viagens corporativas vai trazer mais agilidade à gestão de mobilidade da empresa?

Contar com uma agência de viagem significa que o gestor poderá delegar uma das etapas mais trabalhosas do planejamento, eliminando da lista de afazeres e o processo de reembolso das maiores despesas. Isso porque a agência ficará responsável por contratar as passagens aéreas, transfers e hospedagem. Porém, outros itens do planejamento ainda exigirão processos paralelos. Você e seus colaboradores não se livrarão por completo das planilhas de despesas e reembolsos no quesito alimentação, por exemplo. Os pacotes oferecidos pelas agências de viagens corporativas também não preveem todos os meios de locomoção que o colaborador pode precisar em uma viagem – como chamar um Uber, táxi ou 99 para se deslocar de um restaurante ao centro de convenções, entre outras necessidades pontuais que nós sabemos que acontecem. 

Continuando nossa reflexão, vamos ao segundo ponto:

A contratação de uma agência é uma solução eficiente para reduzir os custos com as viagens corporativas? 

Um dos maiores benefícios oferecidos pelas agências de viagens corporativas é a capacidade de encontrar os melhores preços para passagens aéreas, terrestres e hospedagens – não só por serem especialistas nisso, mas também por terem acessos/parcerias exclusivos com as companhias e redes hoteleiras. Isso, com certeza, impacta positivamente no orçamento e planejamento de uma viagem corporativa.

Porém, é preciso analisar dois pontos:

• Como é a transparência dessas informações? Quando o processo passa pelo filtro de uma pessoa, é possível que as opções apresentadas para o cliente (no caso, você e sua empresa) envolvam benefícios próprios. 
• E os gastos com alimentação e outros itens previstos na política de viagem corporativa? Além de ficarem sujeitos ao antigo processo de reembolso, não serão contratados com os melhores preços disponíveis no mercado. 

Pensar nesses pequenos gastos que o colaborador pode ter no decorrer da viagem, nos leva ao próximo ponto, onde falaremos sobre a autonomia e responsabilidade.

Em relação ao colaborador viajante, vai trazer mais praticidade? 

Quando pensamos em qualquer relação de trabalho, o bem-estar do colaborador deve ser uma das prioridades, pois impacta diretamente nos resultados. Na gestão de viagens, todo movimento no sentido de descomplicar a rotina dos viajantes e evitar frustrações é extremamente positivo. 

É indiscutível que contratar uma agência trará praticidade, porém, em suma, para os gestores. Sim, você poderá delegar uma parte importante do planejamento da viagem corporativa, mas e os seus colaboradores? Será que eles experimentarão uma mudança real na rotina e processos burocráticos? 

Vamos analisar:

• Eles terão, sim, a segurança de saber que contam com o suporte da agência para quaisquer problemas com as passagens, hospedagem e transfer; 
• Também se sentirão amparados pelo seguro viagem;
• A parte de recibos e pedidos de reembolso ainda será parte frustrante da rotina do colaborador
• Como os serviços prestados pela agência não contam com alimentação e necessidades de deslocamento pontuais, o colaborador precisará fazer isso à parte, durante seus compromissos de viagem. Isso gera, além de tudo, mais chances de falhas com a política de viagem corporativa, representando problemas para a gestão como um todo.

A conclusão do nosso time de especialistas para essa questão é que a contratação de uma agência de viagens corporativas não trará grandes benefícios do ponto de vista do colaborador. 

Antes de continuarmos nossa análise, queremos saber: você já ouviu falar sobre a VOLL? Os 5 pontos que estamos discutindo nesse texto foram as maiores motivações da nossa equipe para criar uma solução realmente completa. 

Leia os próximos 2 pontos, essenciais especialmente para a saúde financeira da sua gestão de viagens corporativas:

Contratar uma agência vai ajudar também a consolidar os dados das viagens corporativas e relatórios?

A viagem não termina quando o colaborador retorna, mesmo que trazendo na mala a sensação de dever cumprido e ótimos resultados para a empresa. Ainda é necessário consolidar todos os dados, não só dessa viagem, mas de todas feitas, para analisar com clareza o uso dos recursos financeiros e tomar decisões estratégicas para as próximas. 

Quando a opção é contratar uma agência de viagens corporativas, é raro que o pacote inclua relatório das viagens feitas – e, mesmo que fizesse, não incluiria todas as etapas. Ficaria então, a cargo do gestor pedir e lidar com os números. 

Isso não parece inteligente e tampouco necessário quando existem no mercado outras soluções, como as citadas acima, capazes de fazer um trabalho completo. Tudo consolidado em um único lugar, acessível a gestores e viajantes. Se você já está ansioso para saber mais, vamos ao último tópico, conclusão da nossa análise:

Uma agência de viagens corporativas é a solução definitiva para resolver a gestão de mobilidade da empresa? 

Para você que leu os outros 4 tópicos, essa resposta já está na ponta da língua: não! Apesar de eficiente no que se propõe, uma agência de viagens corporativas não é capaz de unir todas as pontas que a gestão necessita. 

Se você procura uma solução que sirva para todas as situações de mobilidade corporativa da sua empresa, das viagens de grande porte aos simples deslocamentos dentro da cidade, nossa equipe está pronta para te apresentar a VOLL.

Com a VOLL, gestores e colaboradores têm, na palma da mão:

• As melhores ofertas disponíveis no mercado para passagens, meios de locomoção (como táxi, Uber, 99 corporativo, locações de automóveis) e hospedagens, em tempo real, automaticamente personalizado com a política de viagens da sua empresa! 
• Acesso e acompanhamento instantâneo do gestor sob as despesas dos viajantes,  eliminando de vez a necessidade de entrega de recibos e pedidos de reembolso.
• Inteligência e tecnologia combinados para entregar relatórios periódicos que auxiliarão nas tomadas de decisões
• Autonomia, segurança e praticidade para planejar a viagem com a certeza de que têm acesso aos melhores preços e que tudo oferecido está dentro da política corporativa da empresa. 

Agora que conseguimos passar para você nossa percepção e sugestão para melhorar sua gestão de viagem corporativa, queremos ouvir (ou melhor, ler) o que você pensa sobre o assunto. Comente aqui com suas dúvidas e opiniões ? Estamos aguardando!