O que avaliar na escolha de uma agência de viagens corporativas?

Expectativa, planejamento, organização e responsabilidade são aspectos fundamentais que devem acompanhar qualquer viagem. ara garantir que todos esses cuidados sejam tomados nas viagens da sua empresa, uma das soluções mais comuns é a contratação de uma agência de viagens corporativas.

Afinal, quando se trata de viagens corporativas, é essencial buscar ferramentas que proporcionem melhorias para a equipe e a empresa, garantindo melhores resultados e a concretização dos objetivos empresariais.

Descubra neste artigo o é uma agência de viagens corporativas, os benefícios da sua contratação e quais pontos levar em consideração na escolha da melhor agência para a sua empresa.

O que é viagem corporativa?

As viagens corporativas englobam todos os deslocamentos de colaboradores para outras cidades, estados ou países com o objetivo de representar a empresa e realizar atividades profissionais, como reuniões, participação em eventos ou treinamentos.

Para gerenciar todo esse processo, é necessário realizar uma gestão de viagens eficiente, que inclui o planejamento das viagens, a reserva de serviços, o controle de custos e reembolsos, a definição das regras e políticas e, claro, a garantia do bem-estar do viajante.

O que é agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas é uma empresa especializada na gestão, planejamento e execução de viagens para outras organizações. 

Seu objetivo é simplificar todos os processos relacionados às viagens dos funcionários e ao dia a dia do gestor.

O que faz uma agência de viagens corporativas? 

Na prática, uma agência pode ser o braço direito do gestor de viagens, auxiliando na realização de tarefas como:

• Reserva de serviços como passagens aéreas, hospedagem e aluguel de veículos;

• Definição e otimização de roteiros e itinerários;

• Controle de despesas e reembolsos;

• Suporte especializado;

• Consultoria para definição de implementação de políticas de viagem;

• Relatórios detalhados de viagens e despesas.

Por que contratar uma agência de viagens corporativas?

Como mencionado no tópico anterior, a gestão de viagens corporativas envolve diversas atividades e responsabilidades.

Por isso, contar com uma agência pode ser extremamente benéfico, agilizando processos e garantindo conhecimento especializado para facilitar a operacionalização dos deslocamentos.

Confira abaixo algumas vantagens da contratação de uma agência de viagens corporativas:

Otimização do tempo do gestor de viagens

Contar com uma agência de viagem significa que o gestor poderá delegar etapas trabalhosas, como o reembolso manual de despesas, a negociação com fornecedores e a solicitação de reservas.

Dessa forma, ele terá mais tempo para focar em atividades estratégicas e garantir a melhor experiência para os viajantes.

Redução de custos

As agências de viagens corporativas ajudam a encontrar os melhores preços para passagens aéreas, terrestres e hospedagens – não só por serem especialistas nisso, mas também por terem negociações e parcerias com as companhias e redes hoteleiras. Isso impacta positivamente o orçamento das viagens e da empresa como um todo.

Experiência do colaborador

O bem-estar do colaborador deve ser uma das prioridades, pois impacta diretamente nos resultados. Na gestão de viagens, é preciso buscar soluções para descomplicar a rotina dos viajantes e evitar imprevistos.

Ao contratar uma agência, você garante que sua equipe terá um suporte ágil e especializado para apoiar em qualquer problema relacionado aos serviços da viagem, tirando dúvidas e resolvendo situações em tempo real.

Acompanhamento de resultados

A viagem não termina quando o colaborador retorna: é necessário consolidar todos os dados, não só dessa viagem, mas de todas feitas, para analisar com clareza o uso dos recursos financeiros e tomar decisões para as próximas.

A contratação de uma agência pode ser muito benéfica nesse sentido. Afinal, ao centralizar as informações com a agência, a análise dos dados é facilitada, e você pode contar com um olhar estratégico e experiente sobre eles.

Como escolher uma agência de viagens corporativas?

Escolher a melhor agência pode ser um desafio, pois existem diversas opções no mercado.

Porém, considerando alguns pontos importantes, você poderá encontrar a opção ideal para as necessidades da sua empresa. Veja quais são:

1. Experiência no mercado corporativo

Existem milhares de agências de viagens, porém, a experiência no setor corporativo é fundamental para garantir um serviço especializado. Certifique-se de que a agência é realmente especializada nesse tipo de atendimento. 

Além disso, verifique a reputação da agência no mercado de viagens corporativas, buscando avaliações e depoimentos de outras empresas em redes sociais e sites especializados.

2. Tecnologia utilizada

Avalie se a agência oferece plataformas digitais e tecnologias para facilitar a interface com a sua empresa, como sistemas de solicitações, dashboards de acompanhamento, ferramentas de autoatendimento, integração com outros sistemas e aplicativos mobile.

3. Qualidade do suporte

Contar com suporte disponível 24 horas garante segurança e tranquilidade para os viajantes. Esse suporte deve estar disponível em diferentes canais e, em caso de viagens internacionais, atender diferentes fusos horários. 

Analise todos esses pontos e, se for a necessidade da sua empresa, entenda se a agência oferece um atendimento consultivo para os gestores de viagem, proporcionando consultorias e apoio estratégico.

4. Adequação à política da empresa

A agência deve ser capaz de atuar conforme as regras da sua política interna de viagens, evitando problemas de compliance. 

Além disso, algumas agências são capazes de personalizar suas soluções para configurar regras e limitações a partir das suas políticas, garantindo total conformidade na solicitação de serviços e processos de reembolso, por exemplo.

5. Rede de parceiros e fornecedores

Priorize agências que possuem boas parcerias com hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte. Esse tipo de negociação garante o acesso a tarifas mais baixas e benefícios exclusivos, como upgrades e atendimento prioritário. Assim, você poderá reduzir custos e proporcionar mais conforto aos seus viajantes.

6. Relatórios e análises

Busque agências que incluam o desenvolvimento de relatórios detalhados sobre as viagens, incluindo gastos, desempenho e oportunidades de redução de custos. 

Esse acompanhamento é fundamental para garantir a melhoria contínua da sua gestão de viagens e, ao centralizar suas informações, a agência é capaz de fornecer insights com maior agilidade e, claro, experiência. 

7. Self-booking

Caso queira fornecer mais autonomia aos seus colaboradores, procure agências que oferecem soluções self-booking. Esse tipo de solução permite que o próprio viajante solicite serviços e realize reservas. 

8. Pagamento e faturamento

Verifique se a agência trabalha com os meios de pagamento da sua empresa, ou se atua de forma flexível nessa frente, permitindo que você escolha o método mais conveniente, como cartão corporativo ou boleto. Analise, também, a transparência em relação aos custos e cobrança de taxas.

9. Onboarding

Questione se a agência oferece um processo de integração eficiente para novos clientes. 

Parece algo simples, mas esse é um passo essencial para garantir que os gestores de viagem e os colaboradores entendam todas as ferramentas e processos da agência, reduzindo erros e proporcionando uma transição tranquila para essa nova solução.

10. Automatização de reembolsos

A agência deve ser capaz de agilizar e automatizar seus processos de reembolso, dispensando o uso de planilhas para evitar erros manuais e divergências na prestação de contas dos colaboradores. Avalie se a agência oferece uma solução robusta nesse quesito, integrando toda a gestão de despesas de viagem.

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