Declaração de viagem a trabalho: como fazer e opções de modelos prontos

Nem toda viagem a trabalho vem acompanhada de um documento formal que comprove o deslocamento realizado pelo funcionário. Na maioria das vezes, como a empresa organiza tudo internamente, não há necessidade de uma declaração. 

Mas, em algumas situações, o colaborador pode precisar dessa comprovação, seja para justificar uma ausência, apresentar na imigração ou por motivos pessoais.

É um direito do colaborador pedir uma declaração de viagem à empresa e utilizar este documento para atestar que estava (ou que estará) a serviço da companhia e pode ser usado sempre que for necessário. 

Confira abaixo quais informações devem conter nesse tipo de declaração e 5 opções de modelos prontos para diferentes situações.

O que é uma viagem a trabalho

Uma viagem a trabalho, que também pode ser chamada de viagem corporativa, ocorre quando um profissional se desloca temporariamente para outra cidade ou país a serviço da empresa. 

Esse tipo de movimentação pode ser necessária para reuniões, treinamentos, visitas a clientes, participação em eventos ou qualquer outra atividade relacionada às responsabilidades profissionais. Durante esse período, os custos da viagem costumam ser cobertos pela empresa, e a ausência do colaborador é justificada internamente.

Saiba também como calcular despesas e diárias de viagens a trabalho.

O que a declaração de viagem a trabalho e para que ela serve

A declaração de viagem a trabalho é um documento emitido pela empresa para confirmar que um colaborador esteve fora do seu local habitual de trabalho e atuando em compromissos profissionais. Essa comprovação serve como um respaldo em diversas situações, funcionando como uma prova formal da viagem.

Alguns exemplos de situações nas quais a declaração pode ser necessária são para:

• Justificar a ausência em atividades acadêmicas ou compromissos pessoais;

• Apresentar em auditorias internas ou para órgãos fiscais;

• Comprovar a viagem para reembolsos e prestação de contas;

• Apresentar na imigração ao entrar em outro país;

• Requerer um visto para futuras viagens internacionais;

• Formalizar a participação em treinamentos, congressos ou eventos corporativos.

Como fazer uma declaração de viagem a trabalho

A declaração deve conter informações sobre a viagem e a empresa responsável por sua emissão. Além disso, é importante que o documento contenha as seguintes informações:

• Nome completo do colaborador;

• Cargo e setor;

• Nome e CNPJ da empresa;

• Destino da viagem;

• Motivo da viagem;

• Período da viagem (data de saída e retorno);

• Assinatura de um representante autorizado da empresa.

O documento pode ser solicitado pelo colaborador diretamente ao RH, ao gestor responsável ou ao setor administrativo da empresa. Em alguns casos, pode ser necessário o reconhecimento de firma ou a emissão em papel timbrado para maior credibilidade.

Modelos de declaração de viagem a trabalho

Opção 1: Declaração em nome do viajante

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

Declaramos, para os devidos fins, que o(a) colaborador(a) [Nome Completo], portador(a) do CPF [Número], atua na função de [Cargo] na [Nome da Empresa], inscrita no CNPJ [Número].

O(a) colaborador(a) esteve em viagem a trabalho no período de [Data de Ida] a [Data de Retorno], com destino a [Cidade/País], para [Motivo da Viagem].

Atestamos que a referida viagem foi realizada a serviço da empresa, sendo os custos cobertos conforme as políticas internas.

[Cidade], [Data]

[Nome do Responsável]
[Cargo]
[Nome da Empresa]
Assinatura

Opção 2: Declaração em nome da empresa

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

A empresa [Nome da Empresa], inscrita no CNPJ [Número], declara que o(a) colaborador(a) [Nome Completo], CPF [Número], ocupando o cargo de [Cargo], esteve em viagem a trabalho no período de [Data de Ida] a [Data de Retorno], com destino a [Cidade/País], para [Motivo da Viagem].

Esta declaração tem como finalidade comprovar a realização da viagem a serviço desta empresa.

[Cidade], [Data]

[Nome do Responsável]
[Cargo]
Assinatura

Opção 3: Viagens em grupo pela empresa

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

A empresa [Nome da Empresa], inscrita no CNPJ [Número], declara que os seguintes colaboradores participaram de uma viagem corporativa:

• [Nome 1], CPF [Número], Cargo [Cargo]
• [Nome 2], CPF [Número], Cargo [Cargo]
• [Nome 3], CPF [Número], Cargo [Cargo]

A viagem ocorreu de [Data de Ida] a [Data de Retorno], com destino a [Cidade/País], para [Motivo da Viagem].

Esta declaração tem o objetivo de comprovar a participação dos colaboradores acima citados em compromissos profissionais da empresa.

[Cidade], [Data]

[Nome do Responsável]
[Cargo]
Assinatura

Opção 4: Para apresentar durante a viagem, se solicitado

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

A empresa [Nome da Empresa], inscrita no CNPJ [Número], declara que o(a) colaborador(a) [Nome Completo], CPF [Número], ocupante do cargo de [Cargo], realizará uma viagem a trabalho ao [Lugar de destino].

A viagem ocorrerá de [Data de Ida] a [Data de Retorno], com destino a [Local de destino], para [Motivo da Viagem]. Durante este período, o(a) colaborador(a) permanecerá vinculado(a) à empresa, retornando ao seu local de origem ao fim do compromisso profissional.

Esta declaração destina-se a fins de comprovação junto às autoridades de imigração e outras partes interessadas.

[Cidade], [Data]

[Nome do Responsável]
[Cargo]
Assinatura

Opção 5: Para tirar visto

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

À [Nome do Consulado/Embaixada],

A empresa [Nome da Empresa], inscrita no CNPJ [Número], declara que o(a) colaborador(a) [Nome Completo], CPF [Número], cargo [Cargo], realizará uma viagem a trabalho ao [País] entre os dias [Data de Ida] e [Data de Retorno].

O objetivo da viagem é [Motivo da Viagem], e a empresa se responsabiliza pelas despesas relacionadas a passagens, hospedagem e demais custos necessários.

Solicitamos a gentileza de considerar esta declaração para a emissão do visto necessário.

[Cidade], [Data]

[Nome do Responsável]
[Cargo]
Assinatura

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