Embora sejam relevantes para entender como as viagens corporativas estão sendo executadas e geridas, os relatórios de viagens, por si só, muitas vezes não capturam o efeito indireto que esses deslocamentos podem ter sobre a performance comercial, produtividade ou eficiência operacional.
Em um cenário de maior controle orçamentário e exigência por um retorno mensurável, apresentar dados objetivos sobre viagens corporativas deixou de ser apenas uma boa prática para se tornar parte essencial da estratégia de gestão e tomada de decisão no ambiente corporativo.
Isso porque a forma como esses dados são analisados e comunicados define se a gestão de viagens corporativas é percebida como um centro de custo ou como uma atividade com impacto real nos resultados da companhia.
Por isso, se você atua como gestor de viagens, descubra como relatórios bem estruturados podem influenciar decisões do board, justificando investimentos, revisando diretrizes de política de viagens e direcionando recursos com base em resultados concretos.
Quem trabalha gerindo viagens corporativas sabe que a expectativa do board em relação à essa área evoluiu. Antes restrita à gestão de despesas, ela passou a ser cobrada por indicadores que mostrem impacto real sobre os objetivos da empresa.
CFOs, diretores comerciais e demais lideranças estão mais receptivos a argumentos que demonstrem retorno financeiro, eficiência de processos e alinhamento estratégico. Justamente por isso, em vez de se limitar à análise de gastos por categoria, a apresentação de dados precisa conectar os deslocamentos realizados a resultados mensuráveis, e isso envolve uma mudança na forma de leitura dos relatórios, que devem destacar correlações entre viagens e KPIs do negócio.
De acordo com um levantamento da GBTA (Global Business Travel Association), 76% dos gestores de viagens consideram que a apresentação de dados é fundamental para obter apoio da liderança na revisão de políticas e orçamentos.
Isso porque a análise de dados pode ajudar diretores e tomadores de decisões a:
Identificar oportunidades de economia sem comprometer resultados;
Relacionar viagens a indicadores como ciclo de vendas e taxas de conversão;
Medir a adesão à política de viagens e seu impacto sobre os custos;
Avaliar iniciativas que podem ser replicadas ou descontinuadas com base em desempenho.
É importante lembrar que nem todos os indicadores operacionais são adequados para o contexto de apresentação ao board, afinal, é preciso selecionar métricas que comuniquem valor estratégico de forma objetiva. Indicadores relacionados à economia, produtividade e impacto comercial, por exemplo, tendem a ter maior relevância, principalmente em ciclos de planejamento orçamentário e revisão de metas.
Segundo estudos realizados pela Harvard Business Review, empresas que utilizam dados para justificar upgrades e ajustes operacionais relatam, em média, um ganho de eficiência de 23% nas viagens a trabalho. Além disso, o uso de métricas facilita a negociação com fornecedores e melhora o relacionamento entre as áreas de finanças e viagens.
Alguns dos principais indicadores que fazem sentido para o board são:
Custo médio por viagem: Facilita comparações entre períodos ou centros de custo.
Tempo de ciclo de conversão pós-visita: Mostra quanto tempo leva para uma viagem gerar resultado comercial.
Percentual de adesão à política de viagens: Indica o grau de conformidade e seus efeitos financeiros.
Taxa de remarcação ou cancelamento: Evidencia desperdícios e oportunidades de melhoria.
Distribuição de viagens por tipo (comercial, técnica, treinamento, etc.): Permite avaliar se os deslocamentos estão alinhados à estratégia da empresa.
O acompanhamento desses dados também permite mensurar o retorno sobre o investimento (ROI) de viagens específicas, relacionando o custo da viagem aos resultados obtidos, como novos contratos fechados, renovações ou avanço em negociações estratégicas.
Aproveite e confira 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar.
De acordo com uma pesquisa da Travel and Transport, 48% das empresas que apresentam relatórios de viagens trimestralmente ao board conseguem aumentar a previsibilidade de orçamento no ano seguinte. No entanto, é importante salientar que relatórios técnicos isolados nem sempre têm impacto direto em decisões de alto nível.
Por isso, além de manter uma regularidade nesse tipo de análise, para que os dados ganhem um peso estratégico, é fundamental contextualizá-los e apresentá-los com foco na tomada de decisão. Isso envolve transformar números brutos em análises comparativas, associar métricas financeiras a indicadores de negócio e criar uma narrativa orientada por objetivo.
Para transformar os relatórios em argumentos, o gestor de viagens podem adotar práticas como:
Criar dashboards com visão executiva, utilizando dados visuais e comparativos entre períodos;
Cruzar indicadores de viagem com indicadores comerciais, como taxas de conversão ou volume de vendas;
Apresentar simulações com diferentes perfis de viagem (ex: voos com conexão vs. voos diretos) e seus impactos em resultado.
Destacar iniciativas que levaram à redução de custos ou ganho de produtividade.
Saiba também como aferir sua política de viagens corporativas.
Empresas que utilizam dados para justificar upgrades e ajustes operacionais relatam, em média, um ganho de eficiência de 23% nas viagens a trabalho.
Dados como este, apontado pela ACTE Global (Association of Corporate Travel Executives), mostram que a busca por economia não deve ser confundida com redução indiscriminada de custos.
Existem situações em que o investimento em uma opção mais cara gera um retorno maior, especialmente quando o foco é acelerar processos ou melhorar a experiência do colaborador que viaja.
Exemplos de situações com maior investimento justificável que podem ser apresentadas em forma de dados para o board são:
Voos diretos, que reduzem o desgaste físico e o tempo de deslocamento, aumentando a produtividade e a eficiência de visitas comerciais;
Voos com wi-fi, que facilitam a comunicação entre as equipes e permitem que o colaborador execute tarefas operacionais, se necessárias, durante deslocamentos mais longos;
Hospedagens próximas ao local de reunião, que evitam atrasos e permitem maior aproveitamento do tempo com o cliente;
Flexibilidade de bilhetes para eventos estratégicos, permitindo participação de lideranças que agregam valor nas negociações;
Reservas antecipadas com base em análises de sazonalidade, que reduzem o custo final mesmo em rotas de alta demanda.
Se antes as agências de viagens corporativas atuavam apenas reservando passagens e hotéis, agora os gestores podem contar com esse tipo de parceria para consolidar, interpretar e até apresentar os dados de viagens de forma mais eficiente.
Não à toa, de acordo com a GBTA, companhias que contam com suporte especializado de agências corporativas têm, em média, 31% mais conformidade com a política de viagens e conseguem renegociar contratos com mais agilidade, entre outros diversos benefícios notáveis especialmente para empresas com grande volume de deslocamentos ou múltiplos centros de custo.
Na prática, essas agências atuam com soluções que:
Integram sistemas de reservas, ERPs e plataformas de despesas em uma única base de dados;
Fornecem dashboards com indicadores personalizáveis por tipo de viagem, filial ou centro de custo;
Oferecem análises preditivas e alertas para desvios de orçamento;
Fornecem também suporte consultivo para leitura dos dados e apresentação ao board;
Acompanham benchmarks do mercado e ajudam a ajustar políticas com base em performance setorial;
Contribuem para a otimização orçamentária, ao identificar padrões de gastos, eliminar redundâncias e apoiar decisões de renegociação com base em dados históricos.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece às empresas a praticidade de uma plataforma integrada para gestão de viagens aliada à uma inteligência operacional com foco em dados, performance e governança.
Entre os diversos cases de sucesso já construídos, citamos, por exemplo, a Afya, que reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho ao integrar seus sistemas de gestão de viagens e despesas. Já a Localiza otimizou a experiência de mais de 4 mil viajantes ao unificar reservas de aéreo, hospedagem e mobilidade em um único sistema.
Além da automação de reservas e da centralização de fornecedores, a plataforma da VOLL permite ao gestor acessar dashboards dinâmicos e relatórios personalizáveis, que reúnem indicadores-chave como custo médio por viagem, adesão à política, distribuição por centro de custo e variações de tarifas ao longo do tempo. Todos os dados ficam disponíveis em tempo real, com possibilidade de exportação e integração direta com os sistemas financeiros e ERPs da empresa.
Esse nível de visibilidade facilita o controle operacional e, principalmente, a comunicação com o board, ao transformar dados técnicos em argumentos estratégicos para decisões orçamentárias. A VOLL também oferece suporte consultivo na interpretação desses dados, auxiliando na construção de apresentações, análises comparativas e revisões de política com base em desempenho.
Se você busca uma gestão de viagens mais estratégica, orientada por dados e conectada aos objetivos da sua organização, entre em contato com a equipe da VOLL para conhecer a solução integrada e os diferenciais que já transformaram a operação de grandes empresas da América Latina.