Como fazer o controle interno de viagens corporativas?

Independentemente da distância percorrida ou da duração do compromisso, sempre que um funcionário se desloca para alguma tarefa em nome da empresa, ele está realizando uma viagem corporativa.

Embora pareça simples gerir esses deslocamentos, o controle interno de viagens corporativas deve levar em conta uma série de fatores, como orçamento, segurança, conformidade com políticas internas e bem-estar dos viajantes. Sem um controle eficiente, a empresa pode enfrentar dificuldades no orçamento, e garantir que as viagens sejam produtivas pode se tornar um grande desafio.

Neste artigo, falaremos sobre os principais pontos necessários para realizar o controle interno das viagens corporativas e como é possível reduzir tempo e os custos envolvidos nesses processos.

O que são viagens corporativas

O termo viagem corporativa é utilizado para se referir a qualquer deslocamento realizado pelo colaborador de uma empresa com o objetivo de cumprir compromissos profissionais, como reuniões, conferências, treinamentos, visitas a clientes e negociações, por exemplo.

Essas viagens podem ser feitas de carro, ônibus, avião ou diversos meios de transportes, tanto dentro do país quanto para o exterior, e são essenciais para criar redes de contato e impulsionar o crescimento da empresa.

Porque é importante fazer a gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é um conjunto de práticas que envolve tudo que se relaciona ao processo de se deslocar ou viajar a negócios pela empresa. O objetivo é garantir que as viagens atendam às necessidades da empresa, dentro de um orçamento pré-estipulado. 

Uma gestão eficiente de viagens corporativas permite que a empresa tenha maior controle sobre custos, políticas internas e a experiência do viajante. Sendo assim, gerir viagens corporativas é importante quando pensamos, principalmente, nos seguintes pontos:

• Redução de custos: Evita desperdícios e melhora a previsibilidade orçamentária.

• Conformidade com a política da empresa: Garante que reservas e despesas sigam diretrizes pré-definidas, reduzindo riscos de não conformidade.

• Segurança e bem-estar dos colaboradores: Acompanha o deslocamento dos funcionários e oferece suporte em imprevistos.

• Otimização do tempo: Automatiza processos e reduz burocracias, melhorando a experiência dos viajantes e dos responsáveis pela gestão.

• Melhoria na tomada de decisões: Permite análises mais eficientes sobre os gastos e a necessidade de ajustes na política de viagens.

Como fazer o controle de viagens corporativas 

A tarefa de controlar os deslocamentos realizados pelos colaboradores pode ser responsabilidade de um gestor de viagens, profissional de RH, financeiro ou compras — ou até mesmo de todos esses setores em conjunto.

Isso porque a gestão de viagens envolve diversas etapas que vão desde um (nem tão) simples planejamento, até as análises pós-viagem, reembolsos, e outros processos. 

Sendo assim, para realizar o controle interno de viagens corporativas, é preciso:

1. Elaborar e implementar uma política de viagens

Definir regras claras sobre aprovações, categorias de despesas, limites de orçamento e fornecedores preferenciais padroniza processos e evita gastos desnecessários.

Confira nosso guia definitivo para criar uma política de viagens corporativas.

2. Monitorar e otimizar o orçamento

Acompanhar os custos das viagens permite ajustes no orçamento da empresa, garantindo que os recursos sejam bem utilizados sem comprometer a operação.

3. Gerenciar fornecedores

Selecionar, negociar e manter contratos com companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros prestadores de serviço é essencial para obter melhores tarifas, garantir a qualidade dos serviços e otimizar a experiência dos viajantes.

4. Garantir compliance

Assegurar que as viagens sigam as políticas internas e regulamentações evita problemas fiscais e financeiros, promovendo transparência e conformidade nos processos.

5. Gerenciar riscos e emergências

Avaliar riscos associados às viagens e implementar planos de contingência protege os colaboradores e a empresa contra imprevistos, garantindo viagens mais seguras.

6. Priorizar o bem-estar dos viajantes

Oferecer suporte durante toda a viagem, garantindo conforto e eficiência, melhora a experiência dos colaboradores e contribui para a produtividade.

7. Controlar despesas e gerenciar reembolsos

Monitorar os gastos em tempo real, estabelecer métodos de pagamento eficientes e agilizar os processos de reembolso reduz inconsistências financeiras e melhora a previsibilidade dos custos.

8. Produzir relatórios e analisar dados

Coletar e interpretar dados das viagens realizadas permite identificar padrões, avaliar indicadores como o retorno sobre o investimento (ROI) e aprimorar processos para futuras viagens.

Como o sistema de gestão de viagens corporativas da VOLL pode ajudar sua empresa

Fazer o controle interno de todas as etapas de uma viagem corporativa pode demandar bastante esforço e tempo dos funcionários da sua empresa, especialmente se eles ainda utilizam recursos que não reduzem em nada a burocracia desses processos. 

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que facilita o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas. Com ela, sua empresa pode:

• Centralizar o gerenciamento de viagens em um único sistema.

• Reduzir custos com negociações exclusivas e análise inteligente de gastos.

• Garantir conformidade com a política de viagens por meio de aprovações automáticas e regras pré-definidas.

• Monitorar as viagens em tempo real, garantindo mais segurança e suporte ao viajante.

• Gerar relatórios detalhados para melhorar a tomada de decisão e otimizar investimentos.

Com a tecnologia exclusiva da VOLL, sua empresa ganha eficiência na gestão de viagens corporativas, garantindo mais controle, economia e segurança para todos os envolvidos.

Chega de perder tempo com planilhas. Entre em contato com a VOLL e descubra porque as maiores empresas do país já usam e recomendam nossa solução integrada.