Tudo o que você precisa saber para montar um contrato de viagem

Firmar um contrato antes de qualquer prestação de serviço é uma forma de garantir que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre direitos, deveres e eventuais penalidades. 

No caso das viagens corporativas, a falta de um contrato bem definido pode causar problemas como cobranças indevidas, falta de assistência aos viajantes ou dificuldades na prestação de contas, o que pode gerar prejuízos e impactar a produtividade da equipe.

Por isso, antes de fechar parceria com uma agência de viagens corporativas ou qualquer outro prestador de serviços do setor, é essencial formalizar um contrato que estabeleça todos os detalhes dessa relação.

Confira abaixo um guia com as principais informações que você precisa para criar um contrato de viagem.

O que é e para que serve o contrato de viagem

O contrato de viagem é um documento que define e formaliza os termos do serviço prestado por uma agência de viagens corporativas ou outro fornecedor do setor turístico.

Ele serve para estabelecer obrigações, prazos, formas de pagamento, critérios de reembolso e outros pontos essenciais para garantir a segurança jurídica da empresa contratante.

Além de ajudar a garantir conformidade com a política de viagens corporativas da empresa, esse documento também protege os viajantes, garantindo que tenham acesso a suporte adequado durante deslocamentos a trabalho e evitando que fiquem desassistidos em caso de imprevistos.

Itens que devem constar no documento

• Dados das partes envolvidas: Nome da empresa e do fornecedor de serviços, CNPJ, endereço e informações de contato.

• Objeto do contrato: Especificação dos serviços prestados, como emissão de passagens, reserva de hospedagens e gestão de despesas.

• Valores e formas de pagamento: Tarifas, taxas administrativas, condições de reembolso e prazos para pagamento.

• Direitos e deveres das partes: Responsabilidades da empresa e do fornecedor na prestação do serviço.

• Regras de cancelamento e reembolso: Políticas para alterações e cancelamentos de serviços contratados.

• Confidencialidade e LGPD: Proteção dos dados dos viajantes e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

• Vigência e rescisão: Prazo de duração do contrato e condições para encerramento.

• Critérios de qualidade e indicadores de desempenho (KPIs): Definição de métricas para avaliar a qualidade dos serviços prestados, como tempo de resposta, taxa de economia gerada e nível de satisfação dos viajantes, por exemplo.

• Foro e resolução de conflitos: Cláusula estabelecendo o foro competente para resolver eventuais disputas jurídicas entre as partes, garantindo segurança jurídica ao contrato.

Quais serviços podem ser incluídos no contrato

Os principais serviços relacionados ao planejamento e à execução do deslocamento de profissionais pela empresa que geralmente são incluídos em um contrato de viagem corporativa são:

• Emissão de passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;

• Reserva de hospedagens e aluguel de veículos;

• Gestão de despesas de viagem;

• Assistência 24 horas para viajantes;

• Seguro viagem;

• Ferramentas de self-booking;

• Consolidação e análise de dados sobre deslocamentos corporativos.

Como montar um contrato de viagem

A responsabilidade pela elaboração do contrato de viagem geralmente fica a cargo do departamento jurídico e da equipe responsável pela gestão de viagens corporativas. Mas, dependendo do porte da empresa, essa tarefa pode envolver profissionais de compras, RH e controladoria financeira.

De forma resumida, para montar um contrato de viagem, você pode seguir os seguintes passos:

• Mapeie as necessidades da empresa: Identifique quais serviços serão contratados, considerando os destinos mais frequentes, tipos de hospedagem, transporte, seguro viagem e outros itens essenciais.

• Defina escopo e critérios de prestação de serviço: Estabeleça com clareza o que será contratado, incluindo prazos de emissão de passagens, canais de atendimento, suporte emergencial e padrões de qualidade esperados.

• Negocie valores e condições comerciais: Discuta preços, formas de pagamento, possibilidade de faturamento, políticas de reembolso e eventuais descontos para otimizar os custos da empresa.

• Garanta conformidade com a política de viagens: Certifique-se de que o contrato respeita as diretrizes internas, como teto de gastos, fornecedores preferenciais e exigências para aprovação de viagens.

• Inclua cláusulas de proteção jurídica: Verifique se há previsões sobre confidencialidade, segurança de dados (LGPD), condições de cancelamento e resolução de conflitos.

• Revise e valide com o setor jurídico: Antes da assinatura, o contrato deve passar por uma revisão feita pelo setor jurídico para garantir que todas as cláusulas estejam claras e alinhadas à legislação vigente.

Como funciona o contrato com uma agência de viagens corporativas

Um contrato com uma agência de viagens corporativas estabelece os termos e condições para a gestão das viagens de negócios de uma empresa, definindo os serviços prestados, além de detalhar tarifas, políticas de pagamento e responsabilidades das partes.

A agência atua como intermediária entre a empresa e os fornecedores do setor turístico (companhias aéreas, hotéis, locadoras, etc.), facilitando a negociação de tarifas corporativas e condições preferenciais. 

O grande diferencial é que a empresa não precisa lidar diretamente com múltiplos prestadores de serviço, já que a agência centraliza as operações, padroniza os processos conforme a política de viagens da empresa e oferece ferramentas para monitoramento de custos e relatórios detalhados.

Ao contratar uma agência de viagens corporativas, geralmente a empresa pode optar por diferentes modelos de contrato, como:

• Contrato fixo por período determinado: Estabelece um valor mensal para a prestação dos serviços de gestão de viagens, independentemente da demanda.

• Contrato por demanda (pay-per-use): A empresa paga apenas pelos serviços utilizados, sem um valor fixo mensal.

• Modelo híbrido: Combinação de um valor fixo para determinados serviços e pagamento variável conforme a demanda.

Cada modelo tem vantagens e desvantagens, e a escolha deve ser feita com base no volume de viagens da empresa e nas necessidades do seu programa de deslocamentos corporativos.

Vantagens de contratar a VOLL para sua gestão de viagens

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas. Com ela, sua empresa pode:

• Centralizar o gerenciamento de viagens em um único sistema.

• Reduzir custos com negociações exclusivas com os mais diversos fornecedores do setor e análise inteligente de gastos.

• Garantir conformidade com a política de viagens por meio de aprovações automáticas e regras pré-definidas.

• Monitorar as viagens em tempo real, garantindo mais segurança e suporte ao viajante.

• Gerar relatórios de viagens detalhados para melhorar a tomada de decisão e otimizar investimentos.

Com a tecnologia exclusiva da VOLL, sua empresa ganha eficiência na gestão de viagens corporativas, garantindo mais controle, economia e segurança para todos os envolvidos.

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