Compliance em viagens corporativas: por que sua empresa precisa saber disso?

Seja bem-vindo(a) ao primeiro blog post do ano! No artigo de hoje, vamos abordar o conceito de compliance, dando uma noção prática do que é e de como pode ser aplicado nos mais diversos setores da sua empresa, em especial no das viagens corporativas. Já falamos anteriormente sobre esse tema aqui no blog, caso queira reler, clique neste link.

Mais do que um material de consulta, queremos que esse artigo seja fonte de inspiração para melhorias na sua empresa. Se ao final da leitura ele tiver cumprido esses objetivos, que tal compartilhar no seu LinkedIn para que mais pessoas tenham acesso?

Ponto de partida: o que é compliance? 

Existem muitas formas de responder a essa pergunta. A mais simples é oferecendo a tradução: compliance vem do termo “to comply with [something]” significando, então, em inglês, algo como “Conformidade”, “Estar dentro dos conformes”. 

Uma forma mais interessante, porém, é entendermos o compliance como o jeito prático de tirar a “Visão” e a “Missão” de uma empresa do papel. Por exemplo: se na visão da sua empresa, um dos valores é “transparência”, o compliance será responsável por orientar como os colaboradores devem agir para que os processos do dia-a-dia sejam transparentes. E isso em todas as áreas: do setor financeiro, RH, administrativo às viagens corporativas. 

Afinal, uma empresa é formada por pessoas. Todas precisam agir em sintonia. É assim que as leis serão seguidas, os objetivos, o reconhecimento, a reputação e os resultados serão alcançados.

O compliance, então, nada mais é do que um documento que reúne orientações práticas para que os colaboradores ajam não só de acordo com as leis, mas também conforme a visão da empresa. Uma junção de diretrizes legais e éticas que devem ser seguidas para que a empresa seja considerada idônea, do ponto de vista jurídico e moral. 

Já sabemos o que é. Agora, como aplicamos o compliance?

A seguir, vamos apresentar 3 dicas para garantir que o compliance seja aplicado de maneira eficaz na sua empresa:

Aplique de forma específica para cada setor da empresa. Orientações claras aumentam consideravelmente a aderência e o cumprimento das leis. Por isso, além de cada segmento do mercado ter a sua própria regulamentação e, assim, um compliance, nossa sugestão é que dentro da empresa também exista esse desdobramento. Algumas segmentações comuns são:

Compliance Fiscal e Tributário

Organiza de forma prática as orientações que devem ser seguidas para que a empresa cumpra 100% das normas trabalhistas, tributárias, de prestação de contas para a Receita Federal e armazenamento de dados. Dada a seriedade do assunto e gravidade de possíveis infrações, é interessante que a empresa contrate ou consulte um especialista em compliance tributário para elaboração desse tópico. 

Compliance Trabalhista

Essa é uma segmentação que integra diversas pontas, como RH, líderes diretos e até representantes de sindicados trabalhistas. As orientações colocadas em pauta devem garantir que todas as condutas estejam em conformidade com o regime trabalhista e sindicatos dos colaboradores. 

Compliance TI 

Um compliance indispensável nos dias de hoje! Garantir que toda e qualquer atuação dentro da empresa esteja de acordo com as leis de proteção de dados e regulamentações no ambiente digital deve ser uma prioridade. O compliance dessa área deve também estar sempre atualizado conforme as melhores práticas em relação aos dados. 

Compliance nos negócios e serviços 

É fundamental garantir que os novos negócios e contratações de serviços sejam feitos dentro da lei e com ética. Evitar, por exemplo, fraudes em licitações, lavagem de dinheiro, subornos, etc, é uma das tarefas dessa vertente do compliance. 

Tudo que for considerado estratégico para o processo de novos negócios merece o olhar atento no compliance. O caso mais evidente é o de mobilidade e viagens corporativas. A Política de Viagens Corporativas é um desdobramento indispensável a que daremos uma atenção especial em breve aqui neste material.  

Invista em um comitê interno e auditorias de compliance

Essa visão cuidadosa de todas as regras a serem seguidas garante não só maior aderência, como também constantes melhorias e atualizações. Além disso, é importante preparar-se para o imprevisível: pode ser que você e seus colaboradores se deparem com uma situação que não está abordada no compliance. Um comitê interno poderá, então, discutir e decidir pela melhor forma de proceder, considerando a legislação e padrão de conduta corporativo. 

Una compliance e tecnologia a favor da sua empresa

Softwares, inteligência artificial e outras intervenções tecnológicas estão no mercado para facilitar os processos das mais diversas áreas da sua empresa. Com as ferramentas certas você poderá desburocratizar os processos e ter mais clareza de análises, sem falar no benefício direto de controle e monitoramento. 

Um pouco mais sobre compliance e viagens corporativas 

É fácil entender a importância do compliance aplicado em viagens corporativas se pensarmos que elas envolvem:

1. Leis trabalhistas 
2. Contratações de serviços
3. Processos financeiros 
4. Um colaborador representando sua empresa diante do mercado.

São 4 fatores totalmente integrados e presentes na mais simples das viagens corporativas, não é mesmo? E mais: com pesos jurídicos e éticos.

Por isso, o compliance desdobrado para uma política de viagem corporativa é fundamental, dando segurança para a relação empresa-colaborador.

Se você ainda não está seguro com a política de viagem corporativa vigente na sua empresa ou se sente a necessidade de revisitar a sua, confira este artigo no blog VOLL 

E se você já quer colocar em prática a dica sobre unir compliance e tecnologia, que tal começar por um item que irá simplificar drasticamente os processos de reembolso e gestão de viagens, garantindo a aderência à política de viagens corporativas da sua empresa?

No mercado já existem soluções inovadoras como o aplicativo VOLL. Em uma única ferramenta é possível centralizar todas as etapas, do planejamento ao pagamento e análise de viagens corporativas – dando acesso e controle às duas pontas envolvidas: gestores e colaboradores viajantes. Cada etapa pode ser executada conforme o compliance da sua empresa, representado pela política de viagem corporativa, com segurança e praticidade. 

Esperamos que tenhamos cumprido o objetivo de esclarecer o que é compliance na prática e de apresentar soluções que possam melhorar a rotina da sua empresa. E aí? O que achou? Nossa equipe está aqui para conversar mais com você!

E lembre-se: compartilhe esse artigo em seu LinkedIn para levar informação de qualidade para mais pessoas! Até a próxima 🙂