Compliance: o que é e qual sua relação com viagens corporativas?

Conforme uma empresa cresce, surge a necessidade de maior controle e transparência sobre seus processos e colaboradores, evitando problemas, crises e facilitando a gestão como um todo.

Estabelecer medidas de segurança, políticas internas, procedimentos padronizados, formas de análise e gestão das atividades é fundamental para manter o bom funcionamento da organização. Nesse contexto, o conceito de compliance ganha destaque.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura para entender o que é compliance, sua importância e sua relação com o setor de viagens corporativas.

O que é compliance?

Compliance vem do termo em inglês “to comply with [something]”, que significa algo como “conformidade” ou “estar dentro dos conformes”.

Na prática, compliance consiste na aplicação de diretrizes legais e éticas que devem ser seguidas para que a empresa seja considerada idônea tanto do ponto de vista jurídico quanto moral.

As ações costumam ser consolidadas em um documento que reúne orientações práticas para que os colaboradores ajam não apenas de acordo com as leis, mas também em alinhamento com a visão da empresa.

Algumas empresas possuem, inclusive, um setor com esse mesmo nome, responsável por garantir que as políticas da empresa estejam sendo seguidas pelos colaboradores.

Segundo a pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada em 2020, 64% das empresas adotam algum tipo de ação de compliance. Esse é um número considerado baixo pela KPMG, responsável pelo levantamento. 

Além disso, 71% dos entrevistados acreditam que suas ações de compliance são eficientes, mas poderiam ser melhoradas. 

Esses números destacam não só a importância da área, mas principalmente a relevância do seu desenvolvimento.

Principais tipos de compliance

O conceito de compliance é extremamente amplo, afinal, boas práticas e conformidade legal devem fazer parte de qualquer área da empresa.

No entanto, para facilitar a gestão dessas ações e atender a diferentes necessidades, foram criadas algumas segmentações.

Os principais tipos de compliance são: 

1. Compliance empresarial: abrange regras e políticas internas que regem todas as operações da empresa, atuando na prevenção de fraudes e na implementação de medidas anticorrupção;

2. Compliance ambiental: focado no cumprimento de regulamentações ambientais na adoção de práticas sustentáveis, seguindo os conceitos de ESG;

3. Compliance trabalhista: voltado ao cumprimento da legislação trabalhista e ao monitoramento de conduta e comportamento dos funcionários;

4. Compliance fiscal: envolve as obrigações fiscais e tributárias da empresa, garantindo total conformidade com normas governamentais e evitando problemas e sanções financeiras;

5. Compliance de dados: refere-se à proteção de informações pessoais e corporativas sob a posse da organização.

O compliance de dados está totalmente relacionado à Lei Geral de Proteção de Dados. Confira o tópico a seguir para saber mais.

Relação entre compliance e LGPD

Com o avanço da digitalização e o aumento da coleta de dados pessoais, a proteção dessas informações passou a demandar ainda mais atenção. 

Nesse contexto, nasceu a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que regula a coleta, uso e tratamento de dados pessoais no Brasil.

Todo esse cenário foi favorável para a implementação do chamado compliance de dados. Afinal, a empresa tem a obrigação ética e legal de proteger as informações que possui, seja de clientes, leads, colaboradores, visitantes ou fornecedores, por exemplo.

Para garantir o compliance de dados e a conformidade com a LGPD, é essencial compreender a legislação e, se possível, contar com apoio jurídico especializado para estabelecer diretrizes adequadas. Algumas boas práticas nesse sentido são:

• Mapear todos os dados disponíveis na sua empresa;

• Analisar os riscos de vazamento ou tratamento inadequado;

• Garantir total transparência ao titular no momento da coleta;

• Instituir um comitê interno responsável pela LGPD;

• Oferecer treinamento adequado aos funcionários sobre o assunto;

• Elaborar medidas técnicas e políticas de acordo com as exigências da lei.

Qual é a importância do compliance nas empresas?

O compliance tem como objetivo proteger o patrimônio da empresa, mitigar riscos e garantir a conformidade com normas internas e externas.

Uma dessas normas é a Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013), também chamada de Lei da Empresa Limpa, responsável por penalizar as empresas por práticas de corrupção e outros atos considerados danosos. Sua implementação foi um dos principais fatores que trouxeram destaque ao conceito de compliance, reforçando a relevância dessa prática.

Entre outros benefícios da aplicação de uma estratégia de compliance nos processos da empresa, podemos citar:

• Transparência na gestão;

• Redução de riscos legais e financeiros;

• Prevenção de fraudes, corrupção e outras condutas ilícitas;

• Melhora da reputação da empresa frente ao mercado;

• Possibilidade de um duty of care efetivo.

Compliance no setor de viagens corporativas

Como você viu até aqui, o compliance impacta toda a operação de uma empresa, e no setor de viagens corporativas não é diferente. 

Afinal, essa frente envolve uma série de questões, como leis trabalhistas, contratação de serviços e parceiros, processos financeiros e, claro, um colaborador representando sua empresa diante do mercado durante um deslocamento. São fatores totalmente integrados, com pesos jurídicos e éticos, presentes em qualquer viagem a trabalho.

Por isso, há uma série de regras, políticas e regulamentações que a equipe envolvida precisa determinar e cumprir. 

Para quem faz a gestão, é preciso estabelecer processos e analisar se estão sendo seguidos. E, para quem viaja, é necessário agir de acordo com o melhor interesse da empresa.

Nesse contexto, podemos destacar três pontos principais:

Processo de aprovação

Esse processo é essencial para verificar se a empresa está ciente da viagem, se foi realizado um briefing e se há estrutura necessária para que o colaborador viaje representando a empresa.

Colaborador

Para ambas as partes, é essencial que o colaborador entenda seu real papel em um deslocamento a trabalho. É importante manter a clareza do trabalho a ser realizado e das políticas de viagem da empresa.

Fornecedores

A escolha dos fornecedores deve ser criteriosa, garantindo que atendam às necessidades da empresa enquanto preservam a saúde financeira da organização.

Como aplicar o compliance em viagens corporativas?

Conforme vimos anteriormente, o compliance é uma estratégia que traz inúmeros benefícios para diversos setores da empresa. Para aliar compliance e gestão de viagens corporativas, é preciso adotar algumas boas práticas:

Crie uma política de viagens estruturada e transparente

Este é um dos pontos mais importantes quando a empresa precisa realizar a gestão de viagens de seus colaboradores. A política serve como um guia do que um funcionário pode ou não fazer durante uma viagem, quais são as regras de despesas e reembolsos, os deveres e direitos de ambas as partes, bem como os principais meios de contato e ferramentas.

Com uma política clara e detalhada, você garante aderência e conformidade, reduzindo riscos e mitigando condutas negativas.

Invista em um comitê interno e auditorias de compliance

As auditorias permitem entender onde estão os gargalos e o que pode ser aperfeiçoado. 

Conferir os documentos e os dados gerenciais das viagens corporativas ajudam o gestor a ter uma visão sobre as despesas, reembolsos, desvios de políticas, comparativos entre fornecedores, tarifas e a relação do que foi (ou deixou de ser) economizado.

Essa visão cuidadosa garante não só maior aderência, como também constantes melhorias e atualizações. 

Além disso, é importante preparar-se para o imprevisível: pode ser que você e seus colaboradores se deparem com uma situação que não está abordada no compliance. 

Um comitê interno poderá, então, discutir e decidir a melhor forma de proceder, considerando a legislação e padrão de conduta corporativo. 

Dê atenção à escolha dos fornecedores

Ao selecionar fornecedores de serviços de viagens, como agências, hotéis e companhias aéreas, garanta que esses parceiros também adotem práticas éticas e legais. 

Dessa forma, é possível evitar qualquer envolvimento com empresas que possam ter algum tipo de prática ilícita.

Una compliance e tecnologia a favor da sua empresa

Soluções como softwares, inteligência artificial e outras ferramentas digitais estão disponíveis para otimizar os processos das mais diversas áreas da empresa.

Com as tecnologias certas, você poderá desburocratizar os processos e ter mais clareza nas análises, sem falar no benefício direto de controle e monitoramento. 

Existem soluções específicas para atender o setor de viagens corporativas, monitorando as viagens, controlando despesas e assegurando a conformidade com as normas e políticas da empresa. Uma delas é a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Com a VOLL, é possível centralizar todas as etapas em um só sistema, do planejamento ao pagamento, dando acesso e controle às duas pontas envolvidas: gestores e colaboradores viajantes. 

Assim, cada processo relacionado ao deslocamento corporativo pode ser executado conforme o compliance da sua empresa, garantindo total segurança, visibilidade e eficiência. 

Conheça as soluções completas da VOLL para gestão de viagens, mobilidade urbana e gerenciamento de despesas, e transforme a operação da sua empresa!