Como verificar suas políticas no app VOLL

A política de viagens corporativas é um documento que traz os padrões a serem seguidos pelos colaboradores da empresa quando viajam a trabalho. Além de uniformizar o fluxo de compra, realização e prestação de contas das viagens, é também uma referência importante para o gerenciamento dos indicadores de performance destes tipos de gastos.

Desta maneira, o papel da política de viagens corporativas é orientar cada colaborador que precisar sair do escritório, para cumprir uma função em outra cidade, estado ou país, para que ele siga certos padrões de reserva, compra e uso de serviços de viagens e mobilidade. 

Ela deve trazer todas as informações referentes a como viajar por meio da organização, por exemplo:

• Quem procurar para solicitar a viagem;

• Quais são as plataformas e sistemas disponíveis para comprar uma viagem;

• Qual é o limite de gastos;

• Quais são as regras que devem ser seguidas;

• Quais são os meios de contato disponíveis para suporte antes e durante a viagem;

• Quais são as recomendações e boas práticas incentivadas pela empresa durante uma viagem;

• Quais são as rotinas pós-viagem que o colaborador precisa cumprir, dentre outros.

É muito importante que essa política esteja clara para todos os envolvidos de modo que não haja brecha para dúvidas ou más interpretações. Por exemplo, se faltar clareza na informação de que determinados custos da viagem não estão incluídos, os funcionários poderão passar por momentos de constrangimento — ou, ainda, infringir alguma diretriz.

Normalmente, as políticas de viagens se dividem, de forma geral, nas três principais etapas da jornada do viajante corporativo:

• Antes da viagem: como reservar sua passagem, como solicitar seu adiantamento de viagens, como analisar se a viagem é realmente necessária.

• Durante a viagem: qual é a conduta ideal dentro de um hotel, como se organizar para se movimentar do hotel para o endereço do seu compromisso, quais são os canais de suporte disponíveis para o colaborador durante uma viagem.

• Após o retorno: como prestar contas das despesas de viagem, como elaborar um relatório de viagens.

O que é o farol de política?

Com viagens corporativas esporádicas, uma planilha de Excel e um caderninho podem ser grandes aliados para organizar essa rotina.Mas, quando falamos de negócios de médio e grande porte, com centenas e milhares de colaboradores, orientar, acompanhar e gerenciar um número elevado de viagens de forma manual é definitivamente impossível. 

Além da grande quantidade de colaboradores em viagem (e outros tantos na expectativa de começarem sua próxima viagem corporativa) há também os trâmites burocráticos de conferência, integrações e análises depois do retorno dos viajantes corporativos.

Por conta disso, a VOLL desenvolveu um recurso em seu aplicativo que facilita a rotina do viajante corporativo. Com o app VOLL, cada empresa pode determinar sua política de viagens de acordo com suas próprias necessidades e de maneira personalizada.

Assim, ao fazer uma busca, seja de hotéis, passagens aéreas, corridas de táxi, aluguel de carros etc, em cada opção disponível para o colaborador há uma sinalização visual: ou em verde ou em vermelho, de acordo com a aderência à política de viagens da empresa. Os índices podem refletir as regras em questões de preço, antecedência ou quantidade de dias.

O app VOLL permite diversos tipos de configurações, para que a política de viagens da sua empresa seja acessível para todos os colaboradores que precisam viajar a trabalho.

Esta ferramenta permite que você habilite regras de compra para todos os serviços de viagens. Isso significa que é possível parametrizar, de maneira sistêmica, limites para os gastos com passagens aéreas, diárias de hotel, locação de veículos etc.

Além das parametrizações das regras de viagem da sua empresa, o app VOLL traz obenefício de orientar o viajante corporativo para as melhores práticas de viagem.

Como funciona o farol de política no app VOLL?

Conforme falamos, o farol de política é um indicador visual que aparece nos resultados de busca para os usuários do app. Caso o indicador apareça na cor verde, significa que aquele resultado está dentro da política de viagens da empresa. Caso apareça em vermelho, significa que aquela opção não está de acordo com a política cadastrada. 

Ao clicar na sinalização, verde ou vermelha, o colaborador terá acesso a mais informações, explicando o porquê daquele resultado estar fora da política. 

É importante notar que o farol de política não impede uma compra. Porém, o gestor responsável é notificado quando compras fora da política são feitas e esses dados podem ser analisados posteriormente a partir de relatórios, disponíveis também no app VOLL. 

Além disso, o colaborador terá que preencher uma justificativa para esta compra, que é enviada diretamente ao seu gestor direto.

Desta forma, dentre vários benefícios do app VOLL, o farol de política traz:

• Comunicação mais assertiva, deixando claro para o colaborador se suas opções estão dentro da política de viagens da empresa.

• Mais visibilidade ao gestor, que consegue avaliar quantas viagens foram feitas fora da política de viagens e as justificativas que recebeu.

• Identificação de possíveis gargalos na política que precisam ser atualizados.

Fora isso, por simplificar a jornada pré, durante e pós-viagem, o app VOLL assegura o seguimento da política de viagens das empresas enquanto facilita a usabilidade. Com interface simples, autoexplicativa e com interações fluidas, o app VOLL e ganha o coração dos viajantes corporativos, incluindo os mais exigentes.

Onde encontro as informações sobre as minhas políticas no app VOLL?

Com o app VOLL, a sua empresa pode determinar a política de viagens de acordo com suas próprias necessidades e de maneira personalizada.

No app, ao fazer uma busca, em cada opção disponível há uma sinalização visual: ou em verde ou em vermelho, de acordo com a aderência à política de viagens da empresa.

Os índices podem refletir as regras em questões de preço, antecedência ou quantidade de dias.
Ao clicar na sinalização, verde ou vermelha, o colaborador terá acesso a mais informações, explicando o porquê daquele resultado estar fora da política.

💡 Você pode também filtrar os resultados por “dentro da política” para facilitar a escolha.
Já pela web, você tem a opção de clicar em “Minhas políticas” na página de resultados.

Alguma dúvida?

Não entendeu algum dos passos anteriores, ou teve algum problema no acesso à sua conta? Não se preocupe!

Acesse o e-book exclusivo sobre o farol de política que a VOLL preparou para você.

Aproveite para salvar a imagem abaixo e consultá-la em caso de dúvidas.