Há quem acredite que as inovações tecnológicas surgem para acabar com algumas profissões, mas a verdade é que, quando bem utilizadas, elas podem ser uma grande facilitadora de tarefas manuais - o que, consequentemente, confere mais tempo para que profissionais exerçam funções mais estratégicas em suas empresas.
Quando aplicamos isso ao contexto das viagens corporativas, a tecnologia ainda é capaz de oferecer mais um benefício: o de aumentar a adesão à política de viagens.
Uma pesquisa da American Express Global Business Travel (Amex GBT) mostrou que 70% dos gestores de viagens consideram a tecnologia essencial para monitorar e garantir o cumprimento das políticas de viagens, especialmente em empresas com um alto volume de deslocamentos.
Quer saber mais sobre o papel da tecnologia na gestão de viagens corporativas? Confira nosso artigo e aproveite para conhecer a melhor solução tecnológica para gestores e colaboradores que viajam a trabalho.
A política de viagens corporativas é um documento que estabelece as diretrizes para viagens de negócios.
Ela detalha, por exemplo, os tipos de viagens que são permitidas, os procedimentos de solicitação e aprovação, as políticas de reembolso, as diretrizes de segurança, entre outras informações importantes para controlar custos, mitigar riscos e garantir que as viagens estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
Antes de mais nada, vamos explicar o que entende-se por “tecnologia” neste contexto. Trata-se do uso de plataformas e sistemas especializados em gestão de viagens corporativas, que integram desde a reserva de passagens e hospedagens até o controle de despesas e a geração de relatórios analíticos.
Essas ferramentas são desenvolvidas com uma inteligência artificial capaz de centralizar e automatizar processos que, tradicionalmente, demandam tempo e esforço manual, como a aprovação de solicitações, a comparação de preços e o reembolso de despesas, por exemplo.
Também graças à tecnologia utilizada, é possível configurar regras personalizadas, como limites de gastos por categoria (transporte, hospedagem, alimentação) ou preferências por fornecedores específicos, o que facilita bastante a jornada do colaborador que viaja a trabalho com frequência.
Além disso, segundo uma pesquisa da GBTA (Global Business Travel Association), empresas que utilizam plataformas de gestão de viagens conseguem reduzir em até 30% os custos relacionados a deslocamentos.
Um dos maiores desafios na gestão de viagens corporativas é garantir que os colaboradores sigam as políticas estabelecidas pela empresa. Muitas vezes, a falta de clareza ou a complexidade dessas regras dificulta a adesão, o que acaba gerando problemas financeiros e de conformidade, além de expor a empresa a riscos operacionais e de segurança.
A tecnologia surge como uma solução para esse problema, oferecendo plataformas que simplificam o acesso às diretrizes e garantem que as escolhas dos viajantes estejam alinhadas às regras da empresa em todas as etapas de suas viagens a negócios.
Isso ocorre porque, além de permitirem a configuração de regras personalizadas, essas ferramentas bloqueiam opções fora do padrão estabelecido, como voos ou hospedagens acima do limite de custo.
Ao reservar uma passagem aérea ou hospedagem, por exemplo, o sistema pode bloquear opções que ultrapassem os limites de custo estabelecidos pela empresa, sugerindo alternativas dentro do orçamento.
Muitas plataformas oferecem ainda recursos como notificações automáticas e lembretes para garantirem que os colaboradores estejam sempre cientes das regras.
Com essas funcionalidades, é possível promover uma cultura de transparência e conformidade dentro da empresa.
Comparação automática de preços e sugestões de opções dentro do orçamento definido pela empresa.
Visibilidade completa dos gastos e itinerários em tempo real para gestores e colaboradores.
Garantia de que todas as reservas e despesas estejam alinhadas às políticas de viagens da empresa.
Agilidade na aprovação de solicitações e no reembolso de despesas, reduzindo erros manuais.
Dados precisos e atualizados para embasar decisões estratégicas e otimizar futuras viagens.
Facilidade na reserva e acesso a informações durante a viagem, aumentando a satisfação do colaborador.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, graças à sua tecnologia exclusiva, já ajudou algumas das maiores empresas do Brasil a gerirem suas viagens de forma econômica e eficiente, sempre garantindo a máxima adesão dos colaboradores às políticas de viagens estabelecidas.
Estamos há anos neste mercado e, além de sermos os donos do app mobile-first mais bem avaliado do segmento, também contamos com uma equipe humanizada especializada com profundo conhecimento das dinâmicas que compõem a rotina de gestores de viagens, viajantes corporativos e aprovadores.
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