Como sua empresa pode otimizar compliance, custos e a gestão

Que título chamativo, não é mesmo? Basicamente, citamos todos os pontos que chamariam a atenção de um especialista da área. Que gestor não quer tudo isso? Mas, não se preocupe, neste artigo do blog, os especialistas da VOLL prepararam várias dicas para você realmente alcançar esse cenário tão desejado para sua empresa. 

Continue lendo para entender como é possível, em alguns passos, melhorar compliance, reduzir custos e otimizar a gestão de viagens!

Tenha uma política de viagens corporativas bem definida

O principal objetivo de uma política de viagens corporativas é orientar o colaborador que precisa viajar a trabalho a partir de algumas informações e diretrizes da empresas, como, por exemplo: quais os critérios para realizar o pedido de uma passagem aérea, reservar um hotel e utilizar o transporte urbano para se locomover na cidade destino. 

A política de viagens corporativas funciona como uma aliada do gestor, da empresa e do próprio viajante. É nela que estão contidas todas as informações para que as viagens e os deslocamentos urbanos dos seus colaboradores sejam feitos de maneira segura, sem infringir as regras da empresa e prezando pela produtividade do funcionário.

Outro ponto importante é manter a política de viagens de sua empresa constantemente atualizada. Questione-a e revise-a com frequência para garantir que estejam sempre em movimento e evoluindo, de acordo com os processos e as rotinas da empresa. 

Se você ainda tem dúvidas sobre este tema, recomendamos a leitura dos artigos destacados a seguir: 

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Política de viagens: saiba agora como fazer a sua

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Política de viagens corporativas: crie boas práticas e garanta aderência

Como usar a tecnologia a seu favor para garantir que a política de viagens da empresa seja seguida

Aplique compliance em sua gestão de viagens corporativas 

O termo “compliance” vem surgindo com bastante frequência em sites de conteúdos relacionados a viagens corporativas. O termo, do inglês “to comply with [somehting]”, significa “estar em conformidade com” ou “cumprir”. Trata-se de uma junção de diretrizes legais e éticas que devem ser seguidas para que a empresa seja considerada idônea, do ponto de vista jurídico e moral. 

Para quem trabalha com gestão de viagens corporativas, sabe que existe uma série de políticas, regulamentações e normas que a equipe necessita cumprir. Uma gestão focada em compliance estabelece processos e analisa se há cumprimento de tais regimentos internos, de acordo com o melhor interesse da empresa. 

É um desafio proporcional ao tamanho da empresa e da equipe que viaja. Quanto maior o número de colaboradores viajantes, torna-se mais difícil manter o controle das medidas de segurança, estabelecer políticas, procedimentos padrões, formas de análise e gestão das atividades. Por isso, uma gestão de viagens corporativas baseada em compliance tende a trazer efeitos positivos em relação à redução de custos do setor e também ao manter a fluidez das rotinas administrativas como um todo, evitando problemas e gargalos ao longo do caminho.

Já falamos sobre esse assunto anteriormente aqui no blog. Você pode ler mais sobre clicando neste link. 

Avalie se é necessário uma viagem ou se uma call virtual pode resolver

A pergunta que não quer calar: Quando devo substituir uma viagem a trabalho por uma reunião virtual? Infelizmente, não há resposta correta. É importante que a gestão avalie qual a melhor plataforma para determinado contexto, levando em consideração a complexidade do tema a ser tratado, qual a duração do evento, os custos de cada operação e quais os preparativos necessários para tal. O ideal seria, também, consultar os envolvidos para entender a demanda. 

Em geral, fazendo uma análise cautelosa, é possível remodelar certos aspectos e políticas de uma viagem corporativa. Isso pode trazer mais clareza para a área e para os colaboradores que viajam a trabalho sobre quais demandas devem ser presenciais, mantendo o equilíbrio entre presencial e online. 

Nem toda reunião virtual traz o melhor resultado possível e vice-versa. Sobre este tema, você pode ler mais neste link, publicado anteriormente em nosso blog. 

Use a tecnologia a seu favor

Imagine gerenciar todos os processos envolvidos na gestão de viagens de sua empresa sem tecnologia? Quanto mais colaboradores que viajam a trabalho sua equipe possui, mais se faz necessário o uso de ferramentas, plataformas e softwares para gerir esses fluxos.

Atualmente, há diversas plataformas de gestão de viagens corporativas que permitem diversos tipos de configurações e parametrizações. Além da pesquisa inteligente de voos e hotéis, essas ferramentas podem indicar se o viajante está optando por serviços que estão dentro ou fora da política de viagens da empresa.

Estas ferramentas permitem que você habilite regras de compra para todos os serviços de viagens. Uma delas é a VOLL. 

Sobre a plataforma que simplifica a sua gestão de viagens 

A VOLL é uma solução que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia. Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem. Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

Basta acessar a plataforma para ter as melhores ofertas do mercado à disposição – e o melhor, já filtradas pela sua política de viagem corporativa. Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.

Contratações, recibos e múltiplas formas de pagamento, tudo ali, centralizado e acompanhado por gestores em tempo real. Se os benefícios do antes e durante a viagem já ficaram claros, só nos resta dizer que a VOLL também oferece relatórios de viagens com os dados consolidados.

Além de oferecer benefícios para todos os envolvidos e impactar positivamente no orçamento, há ainda 4 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas: acompanhe toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado: as maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas, filtradas pelo custo-benefício. 
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades: sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. 
• Maior produtividade para a equipe: menos tempo despendido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso equivale a mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. 

Que tal agora conferir esses benefícios na prática? Nossa equipe ficará muito feliz com seu contato, afinal, revolucionar a gestão de viagens é o que nos move!