Como saber o custo total de uma viagem corporativa?

Em praticamente todos os segmentos de mercado, empresas de diferentes portes lidam frequentemente com despesas de viagens corporativas. Na grande maioria, inclusive, este é o segundo maior gasto, ficando atrás apenas dos salários da equipe. 

Além disso, quanto maior for a empresa e suas operações, maior é a dificuldade de gerenciar as inúmeras despesas e ter uma visibilidade completa de tudo o que os colaboradores gastam antes, durante e depois de uma viagem corporativa. 

Esta é uma rotina que costuma ser desgastante e cara para as companhias. Para entender o impacto de custo, é necessário envolver diferentes áreas, processos e na grande maioria dos casos, uma burocracia gigantesca.

A boa notícia é que, graças à tecnologia, existe hoje uma solução inovadora que, além de dar visibilidade total e em tempo real de todas as despesas, ainda elimina de uma vez por todas a burocracia. Quer saber como? Continue a leitura a seguir.

Hospedagem, alimentação, mobilidade… quais são as despesas de uma viagem corporativa?

Seja de curta ou longa duração, fato é que uma viagem corporativa envolve inúmeros gastos. Por exemplo, se depender de transporte aéreo, só o deslocamento da viagem tem ao menos cinco gastos diferentes: a ida da casa ao aeroporto, do aeroporto ao hotel, do hotel ao local de trabalho, o retorno até o aeroporto e, em seguida, para casa.

O mesmo vale para as viagens terrestres. Mas não é só o deslocamento que simboliza o custo real de uma viagem a trabalho. O colaborador ainda precisa de um local para se hospedar, se alimentar durante o horário de trabalho, pagar por pedágios, estacionamentos… As possibilidades de despesas em uma viagem nem sempre são previsíveis e são praticamente infinitas.

Nem todos os gastos que acontecem durante uma viagem estão relacionados com o ato de viajar em si. Por exemplo, se o colaborador estiver com o carro da empresa e furar o pneu no trajeto até um cliente ou reunião de negócios, isso irá representar um gasto que não deverá sair do bolso dele e ser reembolsado pela empresa.

No entanto, o problema não está exatamente no gasto em si, mas na ponta do processo. O comprovante de pagamento ainda é em papel, o que gera uma constante dor de cabeça tanto para o colaborador quanto para a empresa na hora de reembolsar esta despesa.

Por que reembolsos e adiantamentos são processos desgastantes?

Verdade seja dita: é impossível fazer uma gestão de um alto volume de despesas de viagens de forma manual. Pelo menos não de forma econômica, eficiente e realmente eficaz. 

O reembolso, por exemplo, ainda é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações. Sem contar que o reembolso corporativo é reativo, ou seja, a empresa acaba “pagando” por ele sem muitas vezes realizar um processo de validação prévia ao pagamento, em si. 

Por sua vez, os adiantamentos são menos comuns, mas ainda assim bastante desgastantes, já que dependem da aprovação e da antecipação de um valor monetário prévio para os profissionais. 

Sua maior desvantagem é a de auditar os pagamentos, durante a prestação de contas. Para quem gerencia, a sensação é de estar gastando mais tempo que o necessário. Já para quem solicita, a necessidade de guardar todas as notas fiscais de restaurantes, transporte ou qualquer outro pequeno gasto para, depois, prestar contas, é cansativo.

Além disso, com a existência de vários processos descentralizados e que envolvem vários departamentos da empresa colabora para que, no final de tudo, seja praticamente impossível definir um valor total para as despesas. Para acabar com todos esses problemas, a tecnologia pode ser uma aliada e tanto.

Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet

Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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