Como calcular os custos de uma viagem corporativa?

Viagens corporativas englobam qualquer deslocamento de um colaborador em nome da empresa, seja para outra cidade, estado ou país. 

Além de serem fundamentais para promover o networking e impulsionar oportunidades de negócio, as viagens corporativas constituem um setor significativo para a economia. No terceiro trimestre de 2024, esse segmento atingiu um faturamento de R$ 3,3 bilhões, superando os números do período pré-pandêmico de 2019.

Sua importância econômica e estratégica exige uma gestão especializada nas empresas, gerando diversos desafios e responsabilidades para os gestores de viagens.

Uma delas é a gestão de custos e despesas, que deve buscar o equilíbrio entre economia e serviços de qualidade.

Para isso, é essencial entender os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa e como calculá-los com precisão, garantindo conformidade com o orçamento e as políticas internas. É exatamente sobre isso que abordaremos ao longo deste artigo. Acompanhe!

Quais são os principais custos de uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa envolve inúmeros gastos, seja ela de curta ou longa duração. 

Por isso, é fundamental mapear os principais custos para, então, calculá-los, facilitando o desenvolvimento de um planejamento orçamentário eficiente.

Os custos podem variar de acordo com o tipo de viagem, porém, os principais são:

• Transporte: refere-se ao deslocamento do colaborador até o destino, abrangendo passagens aéreas, rodoviárias ou outros meios de transporte

• Mobilidade urbana: o deslocamento do funcionário dentro do destino, que costuma ser feito via táxi ou Uber corporativo, ou por meio de veículos alugados;

• Alimentação: refeições feitas pelo colaborador desde o momento em que a viagem se inicia;

• Hospedagem: despesas relacionadas à acomodação do colaborador;

• Eventos: custos de inscrição e materiais relacionados a viagens voltadas à capacitação e treinamento.

Além das despesas principais, é imprescindível que a empresa esteja preparada para arcar com imprevistos, como mudanças de itinerário, multas, acidentes ou emergências de saúde, que podem gerar custos adicionais.

Como calcular o custo total de uma viagem a trabalho?

Para calcular o custo total de uma viagem, é preciso listar todas as despesas previstas, realizar pesquisas detalhadas e revisar o histórico de viagens anteriores. Confira abaixo um passo a passo simplificado para facilitar esse processo:

1. Planeje o itinerário

O primeiro passo é definir o roteiro da viagem. Reúna informações sobre o destino, duração, agenda e compromissos, deslocamentos internos, passagens e acomodações para ter uma visão detalhada do itinerário.

2. Liste os gastos previstos

Com base no itinerário, liste todos os custos potenciais, incluindo passagens, hospedagem, transporte local, alimentação, seguro, documentação e taxas. Essa lista deve ser o mais detalhada possível para evitar surpresas no final do processo.

3. Estabeleça um valor médio para os custos previstos

Defina valores estimados para os gastos listados anteriormente, considerando as peculiaridades do roteiro criado no primeiro passo. Afinal, cada destino e tipo de viagem terá preços diferentes. Realize pesquisas online e use o histórico de viagens anteriores como referência.

4. Inclua uma margem para imprevistos

Existem imprevistos que sua empresa terá a responsabilidade de cobrir. Por exemplo, se um colaborador estiver utilizando um carro corporativo e o pneu furar durante o trajeto para uma reunião de negócios, o custo dessa manutenção deve ser reembolsado pela empresa. Então, adicione uma margem de segurança ao orçamento total.

5. Considere variações cambiais

Em viagens internacionais, as taxas de câmbio podem ter um grande impacto nos custos. Monitore as flutuações cambiais e inclua essa situação na margem de segurança mencionada no tópico anterior.

6. Calcule o custo diário

Com o itinerário e as despesas previstas em mãos, é hora de calcular o custo diário e total da viagem. Para isso, some todos os valores para ter o custo total, e divida pelo número de dias que a viagem durará para chegar ao custo diário. Esse cálculo pode ser feito manualmente, por meio de planilhas ou sistemas especializados.

7. Centralize e valide o orçamento

Organize todas as informações na sua planilha ou software de gestão de viagens, permitindo uma visualização clara de todos os custos previstos. Analise detalhadamente e, se preciso, faça ajustes. Então, aprove o orçamento com os responsáveis.

Como economizar em viagens corporativas?

Existem algumas boas práticas que ajudarão sua empresa a otimizar custos em viagens a trabalho. Veja nossas dicas para economizar e garantir uma gestão de despesas eficiente:

• Planeje com antecedência sempre que possível, garantindo as melhores tarifas em passagens e hospedagem;

• Evite agendar viagens em datas de alta temporada, em que os custos costumam ser mais elevados;

• Estabeleça uma política de viagens clara e didática, detalhando gastos reembolsáveis e não reembolsáveis;

• Defina limites de gastos por categoria dentro da sua política. Exemplo: a empresa reembolsará até R$ 70 por refeição, ou até R$ 150 por dia em gastos com alimentação;

• Estabeleça acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis, negociando tarifas diferenciadas;

• Invista em ferramentas tecnológicas voltadas às viagens corporativas, otimizando a gestão de custos e despesas.

Tecnologia a favor da gestão de despesas

A tecnologia desempenha um papel crucial nesse processo, uma vez que gerenciar manualmente um alto volume de despesas de forma econômica e eficaz é praticamente inviável.

O reembolso, por exemplo, ainda é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.

Além disso, o reembolso corporativo é reativo, ou seja, a empresa pode arcar com os custos sem realizar um processo de validação prévia ao pagamento.

Para resolver todos esses desafios da gestão de despesas, a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a solução ideal.

A VOLL oferece o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado: a VOLL Wallet.

Com uma inteligência artificial exclusiva, a VOLL Wallet garante que sua política de despesas seja sempre seguida, aplicando automaticamente seus controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos.

Veja alguns recursos únicos da VOLL Wallet:

• Personalize políticas conforme cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador;

• Bloqueie ou exija aprovação para gastos corporativos por categorias ou limites de valores específicos;

• Torne as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento;

• Administre suas faturas e crie cartões de crédito corporativos virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à sua política de gastos interna;

• Controle todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix;

• Realize reembolsos automáticos que eliminam milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos;

• Tenha acesso a relatórios completos em tempo real para acompanhar informações e resultados da sua empresa.

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