Indicadores de produtividade em viagens corporativas: como medir?

A produtividade é um aspecto essencial da rotina pessoal e profissional, mas medi-la ainda é um grande desafio.

Esse desafio tende a ser ainda maior durante uma viagem corporativa, afinal, o colaborador enfrenta uma rotina diferente, em um ambiente novo e com muitos compromissos e deslocamentos.

Para as empresas, monitorar indicadores e avaliar a produtividade da equipe impacta diretamente diversos fatores, principalmente a saúde financeira. Por isso, esse tema é de extrema relevância para os gestores!

Neste artigo, você vai entender o que são indicadores de produtividade e como aplicá-los no acompanhamento de viagens corporativas. Boa leitura!

O que são viagens corporativas?

Viagens corporativas são deslocamentos feitos por colaboradores a trabalho, seja para outras cidades, estados ou países, representando a empresa em atividades profissionais.

Existem diferentes tipos de viagem, que variam de acordo com seus objetivos, como realizar reuniões comerciais, participar de eventos como feiras e congressos, ou aumentar sua capacitação através de treinamentos.

Apesar do foco ser no colaborador viajante, ele não é o único que possui responsabilidades nesse contexto. 

De forma resumida, os envolvidos em uma viagem corporativa devem:

• Colaborador: cumprir os objetivos da viagem, comparecer aos compromissos, realizar outras tarefas profissionais durante o deslocamento, manter-se produtivo, relatar resultados e indicadores;

• Gestor de viagens: reservar os serviços de viagem, realizar reembolsos, negociar com fornecedores, controlar custos e indicadores;

• Gestor de equipe: definir os objetivos da viagem, repassar informações importantes, delegar atividades e responsabilidades, acompanhar a produtividade do colaborador e outros indicadores.

Perceba que “produtividade” e “indicadores” se repetem. Vamos entender como esses fatores se relacionam?

O que são indicadores?

Indicadores de desempenho, também chamados de KPIs (Key Performance Indicators), são métricas utilizadas para avaliar a eficiência e o sucesso de ações, processos ou projetos.

O acompanhamento de indicadores é fundamental para que a empresa possa medir se os objetivos estão sendo atingidos, além de oferecer uma visão estratégica sobre o desempenho das equipes.

As viagens corporativas podem (e devem) ser metrificadas através de indicadores, que podem ser quantitativos ou qualitativos. Afinal, elas têm grande importância no cenário empresarial e recebem grandes investimentos.

Alguns exemplos de indicadores que podem ser aplicados às viagens corporativas são:

• Custo total da viagem, somando todas as despesas;

• Custo da viagem por categoria de despesa, como mobilidade, hospedagem e alimentação; 

• Economia gerada por parcerias e acordos comerciais;

• Número de viagens canceladas ou remarcadas;

• SLA de atendimento em emergências;

• Volume de viagens por período;

• Satisfação dos viajantes.

Quando falamos sobre indicadores qualitativos, a produtividade se destaca. Afinal, ela está diretamente ligada ao retorno sobre o investimento da viagem e ao cumprimento dos objetivos propostos.

Se você, gestor, quer descobrir como metrificar a produtividade dos viajantes da sua empresa, confira o tópico a seguir.

Como medir a produtividade em viagens corporativas? Veja 8 indicadores

Pode parecer desafiador, pois trata-se de um conceito subjetivo. Mas sim, é possível medir a produtividade do colaborador durante viagens corporativas.

A produtividade envolve não só a quantidade de trabalho, mas também sua qualidade, eficiência e o impacto. 

Por isso, é importante acompanhar indicadores variados para chegar a resultados conclusivos.

Confira alguns exemplos que podem ajudar nesse acompanhamento:

1. Negócios ou acordos comerciais fechados

Para viagens comerciais, o número de negócios, acordos ou contratos fechados é um índice totalmente relacionado à produtividade do colaborador, avaliando se os objetivos previamente estabelecidos para a viagem foram atingidos.

Esse é um indicador que está atrelado ao planejamento da viagem, afinal, é nesse momento que você e seu funcionário irão estabelecer as metas e um plano de ação para alcançá-las.

2. Metas alcançadas  

Caso a viagem não tenha um objetivo comercial, trace outras metas com o colaborador. Para facilitar a mensuração, calcule o desempenho através dessa fórmula: [Metas alcançadas ÷ total de metas traçadas] x 100

3. Retorno sobre Investimento (ROI)

O ROI é um indicador essencial em diversas áreas da empresa, e sua relevância também se aplica às viagens a trabalho. Ele relaciona produtividade com finanças, sendo totalmente estratégico para a gestão.

O ROI pode ser calculado com a fórmula: [(retorno financeiro da viagem - custo da viagem) ÷ custo da viagem] × 100.

Assim, você terá um resultado em porcentagem de qual foi o retorno sobre o investimento feito para que a viagem acontecesse.

4. Feedbacks de clientes ou parceiros

Caso o objetivo da viagem seja o fortalecimento de relações com atuais clientes e parceiros, você pode aplicar pesquisas e solicitar feedbacks sobre a visita do seu colaborador. 

Para facilitar a mensuração, peça uma avaliação em escala numérica ou com categorias pré-definidas, como "ótimo", "bom", "regular" e "ruim".

5. Relatório de aprendizado

Essa é uma ótima maneira de medir a produtividade do colaborador em viagens focada em treinamento e capacitação. 

Solicite um relatório de aprendizados após a viagem, abordando quais foram os principais conhecimentos adquiridos e como eles podem ser aplicados na área. 

Além de ajudar na metrificação, essa prática compartilha o conhecimento com o restante da equipe.

6. Horas trabalhadas

A gestão de tempo é essencial para uma viagem. Entender os períodos improdutivos, como tempo ocioso ou horas perdidas em deslocamentos, é importante para metrificar a produtividade do colaborador ou identificar ineficiências no roteiro.

Para auxiliar no acompanhamento desse indicador, o funcionário pode fazer uma medição precisa com ferramentas de gestão de tempo e, ao final da viagem, enviar um relatório detalhado.

7. Atividades realizadas

Seguindo a lógica do indicador anterior, é possível utilizar aplicativos e sistemas de controle de atividades para acompanhar e metrificar as tarefas realizadas durante o período da viagem, elaborando um relatório no momento do retorno.

8. Cumprimento do orçamento

Ser eficiente significa maximizar resultados com menos recursos, sejam eles financeiros ou de tempo. Por isso, é fundamental analisar as despesas para medir a produtividade do viajante corporativo. 

Essa análise pode ser potencializada cruzando os dados com os dos outros indicadores colocados acima. 

Um colaborador que teve um alto índice de vendas fechadas e superou as expectativas quanto ao orçamento pode ser considerado muito produtivo, por exemplo. 

Para mensurar, calcule: [despesas orçadas ÷ despesas realizadas] 

Como trazer mais produtividade para a gestão de viagens?

Um bom gestor vai além de medir a produtividade dos colaboradores: ele a incentiva. Confira abaixo três dicas para aumentar a eficiência de todos os envolvidos na gestão de viagens corporativas:

Revise a política de viagens corporativas

Garantir que as normas e orientações estejam claras e atualizadas na política de viagens é um passo importante para evitar falhas de comunicação. Dessa forma, os processos acontecerão com menos atritos e desgastes.

Ouça sua equipe

Feedbacks são essenciais para identificar possíveis melhorias no processo. Explore ao máximo os relatórios e análises, mas priorize também as reuniões de pós viagem com os colaboradores. Eles, com certeza, têm muito a compartilhar sobre os desafios e sugestões. 

Invista em tecnologia

A tecnologia traz muitos benefícios para toda a gestão de viagens. Além de facilitar o controle do gestor, garante mais praticidade para os colaboradores. 

O uso de um sistema para planejar e executar a viagem, por exemplo, pode reduzir drasticamente a burocracia no processo, otimizando o tempo do viajante – durante e depois da viagem, com a etapa de relatórios e reembolsos. 

Felizmente, essa solução já está disponível. A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, desenvolveu uma tecnologia própria para centralizar a gestão de viagens, despesas e mobilidade em um único aplicativo. Assim, viajantes e gestores ganham mais tempo e facilidade.

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