Como aferir sua política de viagens corporativas

As viagens corporativas são uma parte essencial das operações de muitas empresas. Elas podem fazer parte da rotina de equipes como vendas, marketing, treinamento, eventos, entre outras diversas.

De acordo com um relatório anual da Global Business Travel Association (GBTA), os gastos anuais com viagens corporativas no Brasil devem atingir US$ 30,3 bilhões em 2024, um dado que reforça a importância das empresas criarem uma política de viagens corporativas para seus colaboradores e gestores.

Mas, além da criação, também é preciso lembrar que as políticas de viagens devem ser revisadas e atualizadas regularmente, afinal, só assim é possível garantir que esses deslocamentos serão realizados de forma eficiente e dentro do orçamento.

O que é uma política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas é um documento que estabelece as diretrizes para viagens de negócios. 

Ela detalha, por exemplo, os tipos de viagens que são permitidas, os procedimentos de solicitação e aprovação, as políticas de reembolso, as diretrizes de segurança, entre outras informações importantes para os colaboradores que viajam a trabalho.

A importância de uma política de viagens bem definida

Apesar da política de viagens ser definida como um conjunto de regras, esse documento, na verdade, é um ótimo guia para controlar custos, garantir conformidade e proporcionar segurança e satisfação aos colaboradores.

Isso porque, a partir das informações contidas no documento, é possível padronizar processos, evitar gastos desnecessários e manter a transparência em cada etapa das viagens corporativas.

A política de viagens também facilita a gestão de despesas e, com isso, promove uma experiência de viagem muito mais satisfatória para todos as partes envolvidas.

Como criar uma política de viagens corporativas

Criar uma política de viagens corporativas exige planejamento e a colaboração de diferentes áreas da empresa -- principalmente do RH, finanças e gestão de viagens. 

As etapas para a criação desse documento podem variar de acordo com os objetivos e necessidades do seu negócio, mas o processo sempre vai envolver a definição de regras claras sobre transporte, hospedagem e reembolsos, além de outras orientações para que os colaboradores tenham uma experiência segura e alinhada aos objetivos da empresa.

Para ter uma ideia de quais passos seguir e como engajar seus colaboradores sobre as diretrizes estabelecidas, confira nosso guia definitivo de política de viagens corporativas.

Como garantir conformidade com as leis trabalhistas

Envolver o setor jurídico e o RH no desenvolvimento e na revisão da política de viagens da sua empresa é fundamental para prevenir riscos legais e garantir que seus colaboradores tenham seus direitos respeitados durante as viagens corporativas. 

Abaixo estão os principais pontos de atenção pautados pela CLT:

• Pagamento de horas extras (Art. 58 e Art. 59): Se a viagem incluir algum deslocamento que configure tempo à disposição do empregador fora de seu horário de trabalho, como em viagens noturnas ou esperas obrigatórias, essas horas devem ser remuneradas como horas extras.

• Adicional noturno (Art. 73): Caso o colaborador realize atividades ou fique à disposição entre 22h e 5h, o adicional noturno de pelo menos 20% sobre a hora normal é obrigatório.

• Reembolso de despesas (Art. 2º e Art. 462): Despesas relacionadas ao trabalho, como transporte, alimentação e hospedagem, devem ser custeadas pela empresa. Qualquer dedução no salário para custos de viagem só é permitida com autorização por escrito do colaborador.

• Condições de segurança e saúde (Art. 6º e Art. 7º): É dever da empresa zelar pela segurança e bem-estar do trabalhador, incluindo pausas adequadas e condições apropriadas de transporte e hospedagem, minimizando riscos à saúde.

• Apoio em situações imprevistas (Princípios gerais do Art. 2º e Art. 7º): Em casos de atrasos, cancelamentos ou emergências durante a viagem, a empresa deve assegurar suporte para que o trabalhador não fique desamparado.

Conheça também o conceito de duty of care e saiba como garantir a segurança dos colaboradores em viagens a trabalho.

Por que aferir sua política de viagens corporativas

A aferição da política de viagens corporativas é um processo de revisão e atualização que tem como objetivo principal garantir que as informações e regras contidas no documento ainda estejam adequadas às necessidades da empresa.

Esse processo é muito importante para empresas que querem expandir seus negócios e que estão comprometidas em melhorar suas operações e a sua imagem tanto interna, quanto externamente. 

Ao revisar sua política de viagens, a empresa também pode identificar oportunidades de redução de custos, como a negociação de melhores tarifas com fornecedores ou a implementação de políticas mais rigorosas de reembolso, por exemplo.

A revisão garante ainda que as viagens estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e evita problemas relacionados à gestão de viagens corporativas.

Quando aferir sua política de viagens corporativas

É recomendado que a política seja revisada pelo menos uma vez por ano para que o documento se mantenha sempre atualizado com as últimas tendências e práticas do setor.

Além disso, a política deve ser revisada imediatamente em situações como quando há alterações importantes nas operações da empresa ou nos requisitos legais ou regulamentares, ou quando os relatórios de despesas apontam um aumento expressivo nos custos associados aos deslocamentos dos funcionários. 

A empresa também pode e deve fazer uma revisão quando notar um aumento nas reclamações dos funcionários sobre questões relacionadas a viagens corporativas.

Como atualizar a política de viagens corporativas

Para realizar a aferição da política de viagens corporativas, é importante manter um olhar atento sobre a operação das viagens e como elas impactam tanto os resultados financeiros quanto a experiência dos colaboradores.

Por isso, listamos abaixo tudo o que você deve levar em consideração e quais passos você pode seguir para atualizar este documento de forma estratégica e eficiente. Confira!

Indicadores-chave para aferição

A aferição da política de viagens corporativas pode ser realizada usando uma variedade de indicadores de desempenho (KPIs), como:

• Custo médio por viagem: Mede o custo total das viagens corporativas, dividido pelo número de viagens realizadas.

• ROI das viagens: Mede o retorno sobre o investimento das viagens corporativas.

• Taxas de conformidade: Mede a porcentagem de viagens que estão em conformidade com a política.

• Satisfação dos funcionários: Mede o grau de satisfação dos funcionários com a política de viagens.

• Tempo de processamento de reembolsos: Mede o tempo que leva para processar reembolsos de viagens.

Aproveite e saiba quais são as despesas reembolsáveis e como contabilizá-las.

Coleta de dados e feedback

Para aferir a política de viagens corporativas, também é importante coletar dados e feedbacks de fontes relevantes, incluindo:

• Pesquisas com funcionários: As pesquisas com funcionários são uma ótima maneira de obter feedback sobre a política de viagens e como elas interferem na experiência de viagem.

• Análise de dados financeiros: A análise de dados financeiros pode ajudar a identificar oportunidades de redução de custos.

• Feedback de fornecedores: O feedback de fornecedores pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria na qualidade e eficiência das viagens.

Desafios comuns e soluções

Alguns dos desafios comuns encontrados ao aferir a política de viagens corporativas incluem:

• Falta de dados e feedback: Pode ser difícil obter dados e feedback suficientes para avaliar a eficácia da política de viagens corporativas. Uma solução para esse desafio é desenvolver um processo formal de coleta de dados e feedback, como pesquisas com funcionários e análises de dados financeiros.

• Resistência às mudanças: Os funcionários podem ser resistentes a mudanças na política de viagens corporativas, especialmente se forem percebidas como negativas. Uma solução para esse desafio é comunicar as mudanças de forma clara e transparente, e fornecer treinamento sobre a nova política, se necessário.

• Falta de recursos: Aferir a política de viagens corporativas pode ser um processo demorado e complexo. Uma solução para esse desafio é envolver uma equipe de stakeholders relevantes, como o departamento de viagens, o departamento financeiro e o departamento de recursos humanos.

Etapas para a aferição

O processo de aferição da política de viagens corporativas pode ser dividido em seis etapas:

1. Definição dos objetivos da aferição: O primeiro passo é definir os objetivos da aferição. Quais áreas da política precisam ser revisadas? Quais informações ou dados são necessários para avaliar a eficácia da política?

2. Coleta de dados: A próxima etapa é coletar os dados e feedback necessários para avaliar a política. Isso pode ser feito por meio de pesquisas com funcionários, análise de dados financeiros ou feedback de fornecedores.

3. Análise e interpretação: Depois de coletar os dados, é importante analisá-los e interpretá-los cuidadosamente. Isso ajudará a identificar áreas da política que precisam ser revisadas ou atualizadas.

4. Consulta com stakeholders: É importante consultar com os stakeholders relevantes antes de fazer alterações na política. Isso ajudará a garantir que as mudanças sejam apropriadas e eficazes.

5. Implementação de mudanças: Depois de obter aprovação para as alterações, é hora de implementá-las. Isso pode incluir atualizar a documentação da política, comunicar as mudanças aos funcionários e fornecer treinamento, se necessário.

6. Comunicação e treinamento: É importante comunicar as mudanças na política de viagens corporativas a todos os funcionários. Isso pode ser feito por meio de e-mail, intranet ou reunião de equipe. Também é importante fornecer treinamento sobre a nova política, se necessário.

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A VOLL entende que gerenciar viagens corporativas pode ser um desafio e está aqui para te ajudar. 

Além de contarmos com uma plataforma inovadora que facilita sua gestão de viagens, temos um time de profissionais experientes que ajudam sua empresa a desenvolver, aplicar e atualizar uma política de viagens que esteja alinhada aos seus objetivos e ao seu orçamento.

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