Como aferir sua política de viagens corporativas

As viagens corporativas são uma parte essencial das operações de muitas empresas. Elas podem ser usadas para uma variedade de propósitos, como vendas, marketing, treinamento e eventos.

Ter uma política de viagens corporativas clara e concisa é crucial para garantir que as viagens sejam realizadas de forma eficiente, eficaz e dentro do orçamento. 

No entanto, é importante lembrar que as políticas de viagens precisam ser revisadas e atualizadas regularmente para garantir que ainda estejam adequadas às necessidades da empresa.

O que é uma política de viagens corporativas?

Uma política de viagens corporativas é um documento que estabelece as diretrizes para viagens de negócios. 

Ele geralmente inclui informações sobre o tipo de viagens que são permitidas, os procedimentos de solicitação e aprovação, as políticas de reembolso e as diretrizes de segurança.

Por que aferir sua política de viagens corporativas?

A aferição da política de viagens corporativas é um processo de revisão e atualização regular da política para garantir que ela ainda esteja adequada às necessidades da empresa.

Existem vários benefícios em aferir a política de viagens corporativas, incluindo:

• Economia de custos: A aferição da política de viagens pode ajudar a identificar oportunidades de redução de custos, como a negociação de melhores tarifas com fornecedores ou a implementação de políticas mais rigorosas de reembolso.
• Conformidade e responsabilidade: A aferição da política de viagens pode ajudar a garantir que as viagens estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Também pode ajudar a melhorar a responsabilidade dos funcionários por suas despesas de viagem.
• Satisfação dos funcionários: Os funcionários geralmente apreciam políticas de viagens que são claras, concisas e justas. A aferição da política de viagens pode ajudar a garantir que ela atenda às necessidades dos funcionários e contribua para a satisfação geral no trabalho.

Quando aferir sua política de viagens corporativas?

A frequência ideal para aferir a política de viagens corporativas depende das necessidades específicas da empresa. No entanto, é geralmente recomendado que a política seja revisada pelo menos uma vez por ano.

Além disso, a política também deve ser revisada imediatamente se houver alterações significativas nas operações da empresa ou nos requisitos legais ou regulamentares.

Indicadores-chave para aferição

A aferição da política de viagens corporativas pode ser realizada usando uma variedade de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Alguns KPIs comuns incluem:

• Custo médio por viagem: Este KPI mede o custo total das viagens corporativas, dividido pelo número de viagens realizadas.
• ROI das viagens: Este KPI mede o retorno sobre o investimento das viagens corporativas.
• Taxas de conformidade: Este KPI mede a porcentagem de viagens que estão em conformidade com a política.
• Satisfação dos funcionários: Este KPI mede o grau de satisfação dos funcionários com a política de viagens.
• Tempo de processamento de reembolsos: Este KPI mede o tempo que leva para processar reembolsos de viagens.

Coleta de dados e feedback

Para aferir a política de viagens corporativas de forma eficaz, é importante coletar dados e feedback de uma variedade de fontes, incluindo:

• Pesquisas com funcionários: As pesquisas com funcionários são uma ótima maneira de obter feedback sobre a política de viagens.
• Análise de dados financeiros: A análise de dados financeiros pode ajudar a identificar oportunidades de redução de custos.
• Feedback de fornecedores: O feedback de fornecedores pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria na qualidade e eficiência das viagens.

Como aferir: passo a passo

O processo de aferição da política de viagens corporativas pode ser dividido em sete etapas:

1. Defina os objetivos da aferição: O primeiro passo é definir os objetivos da aferição. Quais áreas da política precisam ser revisadas? Quais informações ou dados são necessários para avaliar a eficácia da política?
2. Coleta de dados: A próxima etapa é coletar os dados e feedback necessários para avaliar a política. Isso pode ser feito por meio de pesquisas com funcionários, análise de dados financeiros ou feedback de fornecedores.
3. Análise e interpretação: Depois de coletar os dados, é importante analisá-los e interpretá-los cuidadosamente. Isso ajudará a identificar áreas da política que precisam ser revisadas ou atualizadas.
4. Consulta com stakeholders: É importante consultar com os stakeholders relevantes antes de fazer alterações na política. Isso ajudará a garantir que as mudanças sejam apropriadas e eficazes.
5. Implementação de mudanças: Depois de obter aprovação para as alterações, é hora de implementá-las. Isso pode incluir atualizar a documentação da política, comunicar as mudanças aos funcionários e fornecer treinamento, se necessário.
6. Comunicação e treinamento: É importante comunicar as mudanças na política de viagens corporativas a todos os funcionários. Isso pode ser feito por meio de e-mail, intranet ou reunião de equipe. Também é importante fornecer treinamento sobre a nova política, se necessário.
7. Monitoramento contínuo: A política de viagens corporativas deve ser monitorada continuamente para garantir que ela ainda esteja eficaz e atendendo às necessidades da empresa. Isso pode ser feito por meio de uma revisão regular da política, bem como coletando feedback dos funcionários e fornecedores.

Desafios comuns e soluções

Alguns dos desafios comuns encontrados ao aferir a política de viagens corporativas incluem:

• Falta de dados e feedback: Pode ser difícil obter dados e feedback suficientes para avaliar a eficácia da política de viagens corporativas. Uma solução para esse desafio é desenvolver um processo formal de coleta de dados e feedback, como pesquisas com funcionários e análises de dados financeiros.
• Resistência às mudanças: Os funcionários podem ser resistentes a mudanças na política de viagens corporativas, especialmente se as mudanças forem percebidas como negativas. Uma solução para esse desafio é comunicar as mudanças de forma clara e transparente, e fornecer treinamento sobre a nova política, se necessário.
• Falta de recursos: Aferir a política de viagens corporativas pode ser um processo demorado e complexo. Uma solução para esse desafio é envolver uma equipe de stakeholders relevantes, como o departamento de viagens, o departamento financeiro e o departamento de recursos humanos.

Conclusão

Aferir a política de viagens corporativas é um processo importante que pode ajudar as empresas a economizar dinheiro, melhorar a conformidade e aumentar a satisfação dos funcionários.

O processo de aferição da política de viagens corporativas pode ser dividido em sete etapas:

1. Defina os objetivos da aferição.
2. Colete dados.
3. Analise e interprete os dados.
4. Consulte com stakeholders.
5. Implemente as mudanças.
6. Comunique as mudanças aos funcionários e forneça treinamento, se necessário.
7. Monitore a política continuamente.

Ao seguir essas etapas, as empresas podem garantir que sua política de viagens corporativas seja eficaz e atenda às suas necessidades.