Empatia transforma a experiência do viajante corporativo

Quem viaja a trabalho com frequência sabe que essa pode ser uma experiência satisfatória e enriquecedora, ou completamente caótica e estressante. 

A construção de uma rotina de viagens que seja agradável e produtiva para o colaborador é, em grande parte, uma responsabilidade do seu gestor de viagens. 

O gestor é o profissional incumbido de planejar e organizar as diretrizes da viagem, sendo um porto seguro para o colaborador que está se deslocando, alguém com quem ele pode contar para auxiliá-lo a resolver imprevistos.

Nesse sentido, é fundamental que o gestor desenvolva uma empatia verdadeira pelo seu funcionário, se preocupando, em primeiro lugar, com a qualidade da experiência de viagem que ele terá.

E como desenvolver essa empatia na prática? Vamos te dar algumas ideias neste artigo.

Comunicação com os viajantes

O primeiro passo para criar uma experiência de viagem corporativa de qualidade é saber exatamente o que seus viajantes precisam.

É necessário abrir canais de comunicação internos, por onde o gestor consiga ouvir as demandas dos funcionários. Não existe melhor forma de conhecer as necessidades de alguém do que as ouvindo com atenção. 

Esses canais podem ser pesquisas de satisfação (de preferência anônimas, para que os participantes se sintam à vontade para expor suas opiniões), pedidos de feedback após o retorno de uma viagem, ou, até mesmo, reuniões de planejamento da política de viagens com a presença dos colaboradores. 

A criação de vias onde o funcionário tenha a segurança de que está sendo ouvido e de que sua visão realmente importa, vai fornecer não somente as informações necessárias para melhorar a experiência das viagens como um todo, mas também aumentar a satisfação do colaborador na sua rotina cotidiana. 

E você sabe que um colaborador satisfeito é igual a mais produtividade, melhor trabalho em equipe e resultados positivos.

O gestor de viagens precisa atuar como um ponto de apoio

Em uma empresa com centenas ou milhares de pessoas que precisam viajar para realizar suas atividades, é inevitável a existência de um perfil muito heterogêneo de viajante. Em grandes corporações, é comum existirem profissionais que tenham uma predisposição maior às experiências digitais e de mobilidade, da mesma forma que também é comum haver quem ainda entrará em um avião pela primeira vez.

Sob esta óptica, é importante que o gestor de viagens tenha uma atuação como um ponto de apoio em todos os assuntos pertinentes ao deslocamento. 

Esclarecer dúvidas e intermediar as relações entre a empresa (e seus times que viajam) e companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, meios de pagamentos (assunto muito relevante hoje em dia com a transformação digital), plataformas de gestão de viagens online (os OTTs) sistemas de expense, management etc.

Conhecer bem o perfil dos funcionários (e de suas viagens)

Como dissemos, o perfil do viajante corporativo varia bastante de acordo com cada empresa e suas necessidades. Afinal, algumas costumam trabalhar somente com deslocamentos locais ou interestaduais, enquanto outras operam com viagens internacionais também.

O papel do gestor não é simples. Ele deve se perguntar constantemente “quais são as necessidades do meu colaborador?”. A resposta para esta pergunta pode perfazer os tipos de viagem e de deslocamento que sua empresa demanda de seus viajantes.

Normalmente, roteiros mais complexos — como viagens internacionais ou trechos para regiões muito remotas — moldam um perfil de viajante mais carente de soluções que facilitem esta jornada.

Por isso, o gestor de viagens deve se atentar para que todos os meios de transporte sejam categorizados e gerenciados (em alguns casos, até providos pela empresa diretamente) — desde o patinete elétrico até a passagem aérea.

Assim, ao conhecer bem o perfil específico dos funcionários que viajam pela empresa, o gestor poderá atendê-los de forma empática e atenciosa, gerando uma excelente experiência.

A experiência de viagem é uma construção conjunta

Como falamos acima, envolver os colaboradores nos processos de planejamento das viagens corporativas possibilita a construção de uma política de viagens benéfica para todos. 

Assim, o viajante poderá se deslocar com a tranquilidade de uma viagem previsível, onde ele sabe exatamente como proceder em cada etapa, o que pode ou não ser feito. 

Essa construção conjunta forma uma via de mão dupla, onde o colaborador se sente seguro, tendo a estabilidade necessária para focar 100% em seu compromisso de trabalho; e o gestor também sabe que pode confiar no seu funcionário, pois ele está de acordo com o planejamento que foi feito. 

Nesse aspecto, é importante que o gestor demonstre que realmente confia no colaborador, dando autonomia para ele tomar as decisões necessárias durante a viagem. 

Certamente as viagens realizadas dessa forma serão muito mais eficientes e satisfatórias.

A importância do gestor viajar a trabalho

Outro ponto pouco abordado, porém importantíssimo, é a necessidade do próprio gestor de ter experiências de viagem. 

É impossível orientar alguém sobre uma jornada pela qual você nunca passou. Um gestor sem experiências concretas de viagem corporativa não possui as ferramentas necessárias para ajudar seu colaborador em situações extremas ou muito atípicas. 

Por isso, é necessário que os líderes proporcionem oportunidades para os gestores viajarem a trabalho, conquistando assim a experiência necessária para ajudar verdadeiramente seus colaboradores. 

Iniciativas de liderança 

A construção de boas experiências para os viajantes perpassa, também, a criação de iniciativas que demonstrem, para toda a empresa, a importância de viagens corporativas bem estruturadas.

É muito difícil justificar novos gastos com bleisure, por exemplo, se os líderes da empresa não acreditam na importância da satisfação do viajante. 

Portanto, cabe ao gestor a iniciativa de desenvolver ações como treinamentos, apresentações, dinâmicas e demais atividades que tornem o setor de viagens protagonista, demonstrando, efetivamente, sua importância para o bom andamento de toda a empresa. 

Essa visão estratégica só pode vir de um gestor bem preparado, que esteja constantemente se capacitando e buscando as melhores soluções para otimizar as viagens que gerencia. 

Esse é outro motivo pelo qual é necessário estar sempre atento às novidades do mercado, afinal, novas ferramentas, plataformas e aplicativos para facilitar sua gestão estão sempre surgindo.