Quando comprar passagem aérea e outras dicas para viagens a trabalho

Assim como para uma viagem a lazer, comprar passagens aéreas para viagens a trabalho é uma das etapas mais importantes - e também mais caras.

Para quem já está acostumado a viajar a negócios, algumas dicas podem até parecer óbvias, mas, para quem ainda está começando, é normal que surjam algumas inseguranças, afinal, representar a empresa durante uma viagem requer bastante responsabilidade.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas da América Latina e preparou este guia para te ajudar a economizar recursos e ter uma experiência positiva na compra de passagens e nas viagens a trabalho como um todo. Confira!

Como se preparar uma viagem a trabalho

É claro que os imprevistos podem acontecer, mas, para viajar a trabalho, é importante ter atenção aos detalhes para garantir que os compromissos sejam cumpridos.

Para se preparar antes de uma viagem corporativa, você pode seguir essas dicas:

• Compre suas passagens com antecedência: Sempre que possível, evite adquirir bilhetes de última hora para evitar pagar mais caro.

• Prepare um check-list: Faça uma lista com os itens pessoais e profissionais que não podem ser esquecidos e certifique-se de colocá-los nas suas bagagens.

• Estude sobre o local de destino: Informe-se sobre opções de transporte, costumes locais e sobre todos os detalhes que podem impactar sua estadia.

• Organize sua agenda: Defina os compromissos prioritários e, sempre que possível, deixe espaço para imprevistos.

• Verifique a documentação necessária: Garanta que seus documentos (como identidade, passaporte e vistos) estejam atualizados e em mãos.

• Contrate um seguro viagem: Mesmo em viagens curtas, o seguro viagem pode ser útil em casos de emergências.

Como economizar na compra de passagens corporativas

O custo de uma passagem aérea corporativa pode ser elevadíssimo caso a empresa ainda não conheça os segredos para economizar. 

Por isso, se você quer comprar passagens aéreas com os menores preços, adote as seguintes estratégias:

• Monitore os preços: Acompanhe as variações nas tarifas aéreas para identificar o melhor momento de compra.

• Busque por tarifas corporativas: Utilize o CNPJ da empresa para acessar condições especiais junto às companhias aéreas.

• Flexibilize datas e horários: Passagens em horários alternativos costumam ser mais acessíveis.

• Prefira voar entre terças e quintas-feiras: Normalmente, as tarifas são mais caras às segundas e sextas-feiras.

• Abrace escalas e conexões: Apesar de prolongarem o tempo de deslocamento, os voos com escalas e conexões podem ser até 70% mais baratos.

• Evite despachar bagagens: Sempre que possível, opte apenas pela bagagem de mão para reduzir custos.

• Utilize ferramentas de viagens corporativas: O aplicativo da VOLL, por exemplo, reúne as tarifas das companhias aéreas e ainda garante condições especiais para passagens corporativas.

Quando comprar passagem aérea para viagens a trabalho

O período ideal para adquirir passagens aéreas é cerca de 30 dias antes da data do voo.

Na imagem acima temos o desempenho do valor médio de passagens aéreas até 30 dias antes do embarque. Note que a tarifa mais baixa (a) está disponível 30 dias antes da data do voo. 15 dias antes (b), temos o final da primeira base de sustentação do preço. Com sete dias (c), onde a maioria das políticas se encaixa, temos a última parada antes de um grande salto no valor, que chega no pico com 3 dias (d) de antecedência, caindo um pouco nos dois dias anteriores à viagem (e).

Agora que temos a visão dos dados, podemos pensar em como encaixar a realidade de viagens nesse quadro. Tipo de negócio, motivo das viagens e possibilidade de mudanças são alguns fatores a serem avaliados.

Se sua empresa realiza treinamentos ou eventos programados, por que não uma política com antecedência muito alta? Afinal, você tem esse evento programado e a possibilidade de mudança é pequena. Aproveite a menor tarifa.

Mas se sua empresa presta serviços de manutenção ou suporte, que têm demanda espontânea e urgente de viagens, de nada adianta comprar uma tarifa baixa e sujeita a mil e uma penalidades para alteração.

Dessa forma, é essencial verificar as condições do bilhete, como a possibilidade de cancelamento ou alteração sem multas, pois é comum que aconteçam imprevistos que podem exigir ajustes na programação.

Além disso, embora o ideal seja planejar com antecedência, algumas viagens de última hora são inevitáveis. Nesse caso, priorize plataformas que ofereçam suporte rápido e boas condições mesmo para reservas urgentes.

Leia também: Como calcular despesas e diárias de viagens a trabalho?

Impactos da antecedência para colaborador e empresa 

De acordo com a International Air Transport Association (IATA), empresas que planejam suas viagens com antecedência podem economizar até 30% nas passagens aéreas. 

Outro benefício é na logística, já que o planejamento antecipado ajuda a evitar imprevistos que podem impactar as operações da empresa e a produtividade do colaborador.

Além disso, ao reservar com antecedência, é possível garantir melhores horários e assentos, o que ajuda a proporcionar mais conforto aos colaboradores.

Papel da política de viagens na compra de passagens aéreas

A política de viagens corporativas é um guia que ajuda a empresa e os colaboradores a organizarem seus deslocamentos a trabalho. 

Esse documento estabelece diretrizes para a gestão das viagens (incluindo a compra de passagens aéreas), pois isso ajuda a empresa a ter uma maior previsibilidade orçamentária, além de facilitar a organização interna.

Para implementar diretrizes sobre a compra de passagens aéreas, é importante:

• Determinar os prazos para solicitação e emissão de passagens.

• Especificar os limites de gastos e preferências por classe tarifária.

• Reforçar a importância de seguir a política, evitando exceções que comprometam o planejamento financeiro.

Leia mais em: Guia definitivo para a criação de políticas de viagens corporativas.

Garanta os melhores preços para suas passagens com a VOLL

Você já conhece a VOLL? Somos a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e reunimos em uma única plataforma as melhores condições para passagens aéreas, hotéis, aluguel de carro e tudo o que gestores e colaboradores precisam para ter mais praticidade e economia em suas viagens a trabalho.

Ajudamos você a encontrar os melhores preços de acordo com as políticas da sua empresa e, ao mesmo tempo, facilitamos todas as etapas da sua viagem corporativa, desde o monitoramento do valor das passagens, até o reembolso de despesas. 

Aproveite que você já está aqui e saiba mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.

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