Blog

28/01/2022
Por: Livia Pizza

Case de Sucesso: Como incentivar o uso de smartphones e aplicativos em uma estrutura organizacional complexa como a Vibra?

Neste case de sucesso, vamos abordar como a tecnologia pode facilitar o dia-a-dia de um gestor de mobilidade em uma empresa como a Vibra.

A Vibra é a maior empresa de distribuição de combustíveis e lubrificantes do Brasil e detentora da maior rede brasileira de combustíveis. Está presente em todos os estados, com pelo menos uma unidade em cada região do país. São mais de 100 sedes distribuídas em: bases de distribuição, armazenagem, gestão de aeroportos, depósitos de químicos e a fábrica de lubrificantes no Rio de Janeiro.

Hoje, a empresa conta com aproximadamente 3000 funcionários que trabalham, viajam e se deslocam por todo o país.

GESTÃO DA MOBILIDADE EM UMA ORGANIZAÇÃO COMPLEXA 

Os efeitos da pandemia foram sentidos em diversos setores, trazendo novas possibilidades de reestruturação e inovação empresarial. Para a Vibra, não poderia ser diferente. A gestão da mobilidade, antes descentralizada em três atuações distintas, passou por um processo de centralização, com uma gestão mais eficiente.

A Vibra possuía uma estrutura de sistemas e equipes responsável pelo transporte dos colaboradores, nas unidades operacionais, uma outra área responsável pela gestão de contratos de táxis, nas unidades regionais e na sede, e, por último, uma parte responsável pela unidade de lubrificantes.

Um dos grandes fatores-chave para uma gestão eficiente e eficaz é a visibilidade. No início de 2020, esses três setores distintos se unificaram. Todos os contratos passaram a ser geridos por um único setor, trazendo mais visibilidade e transparência nos processos, pontos muito desejados para os gestores

FERRAMENTAS PARA UMA GESTÃO EFICIENTE

Além de toda atualização necessária para se manter em operação durante a pandemia, a equipe Vibra ainda contou com dois grandes desafios no início de 2020. O primeiro foi de manter o time unido — mesmo cada um em casa — e o segundo, fazer melhorias em toda a sistemática de mobilidade e viagens da empresa

Foi desenvolvido um novo self-booking para as viagens, sistema que trouxe mais independência para os viajantes corporativos. Devido à complexidade organizacional, a necessidade de estar in loco em determinadas situações, como uma visita a uma nova unidade da Vibra, continuou permanecendo — e, por isso, investir na atualização do programa de viagens, desde a sua tecnologia até os procedimentos de viagem, precisaram ser revisitados e não puderam esperar.

Com este novo sistema, a companhia entendeu que o desafio de trazer mais independência também se estendia para a mobilidade. Foi aí que a VOLL passou a agregar com a estratégia da empresa, oferecendo um aplicativo que trouxe mais autonomia — tanto para o viajante, quanto para o gestor.

A VOLL tem a possibilidade de integração com diversos sistemas e fornece aos viajantes uma experiência única de escolher qual será o seu player de mobilidade”, compartilha o gestor de contratos da Vibra.

QUAIS ERAM OS PRINCIPAIS PROBLEMAS RELATIVOS À GESTÃO DE MOBILIDADE NA VIBRA?

A complexidade organizacional e a descentralização acarretam desafios diários para os gestores de grandes empresas como a Vibra. Alguns exemplos são:

  • Identificar informações básicas de viagem, como: quem solicitou, quanto custou e para onde o colaborador foi
  • Guardar os vouchers de papéis
  • Ter uma comunicação eficaz com outras unidades
  • Mitigar todo e qualquer risco de fraude

Vale ressaltar que, sem surpresas, um dos principais valores da Vibra é a segurança. Todos os colaboradores da Vibra, independentemente de cargo ou função, passaram a utilizar o app VOLL para se locomover de suas residências até o trabalho.

Nós disponibilizamos a VOLL para qualquer colaborador da Vibra, desde o CEO até o auxiliar de operação. Qualquer um pode utilizar”, ressalta o gestor.

COMO FOI FEITA A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NA GESTÃO DE MOBILIDADE DA VIBRA?

Qualquer mudança leva tempo. É natural do ser humano que ela seja percebida como um processo doloroso. Como exemplo, a implantação de uma nova tecnologia de uso rotineiro é algo a ser olhado com cautela para os diferentes níveis hierárquicos nas empresas

Entender se um colaborador possui um smartphone e ensinar como usar um aplicativo de transporte foram partes de uma transformação de mindset dos colaboradores e de como era feito o apoio a nível gerencial da Vibra. 

O gestor responsável pela mobilidade da empresa ressalta o quão importante é estar presente na vida dos colaboradores e apoiar, passo-a-passo, a utilização de um novo aplicativo, mostrando os benefícios esperados e o impacto da inovação para a estratégia de crescimento do negócio, como um todo.

Além disso, há muita ajuda de toda equipe Vibra em trazer uma melhor experiência de mobilidade para todos os colaboradores. Mais do que isto, o time se dedicou (e ainda se dedica, quando necessário) a ensinar e apoiar em qualquer dúvida sobre todas as ferramentas digitais que fazem parte do dia a dia da companhia. 

TRANSPARÊNCIA: A IMPORTÂNCIA DE RELATÓRIOS

Mensalmente, é divulgado um painel consolidado de todas as informações de mobilidade da VOLL para os colaboradores Vibra. Com eles, tem-se uma visão clara e simples, com relatórios de uso, trajetos mais percorridos, custos, entre outras informações que podem ser personalizadas na plataforma VOLL. Este ato confirma ainda mais a política interna de transparência das ações e gastos da empresa.

Se todos têm acesso às informações, entende-se também que todos se movimentarão para termos resultados cada vez melhores para o negócio.

OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DO APP VOLL PARA A VIBRA

A utilização da VOLL trouxe benefícios tanto para os colaboradores da Vibra, quanto para os gestores. 

Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução de custos do deslocamento dos colaboradores.”

Em abril de 2021, cerca de 20% da força de trabalho da Vibra utilizava o app da VOLL regularmente. Para a otimização do custo, foi também disponibilizada a opção de “parada” para mais de um colaborador poder se locomover até o seu local de trabalho.

A sua empresa deseja otimizar seus custos com mobilidade assim como a Vibra? Acesse o nosso site e comece gratuitamente agora mesmo!

Sobre a VOLL

Com o objetivo de revolucionar o mercado de gestão de mobilidade e viagens corporativas, a Traveltech, fundada em 2018, desenvolve tecnologia e ferramentas para simplificar processos, otimizar custos e facilitar a mobilidade e viagens de empresas de todos os tamanhos e segmentos. Sua plataforma já soma 300 mil usuários no Brasil e no exterior. Hoje, com unidades nas três principais capitais brasileiras – Belo Horizonte, São Paulo, Rio de Janeiro -, a VOLL é uma startup investida pela Wayra e a Iporanga Ventures e uma das integrantes do ranking 100 Startups to Watch 2021, que lista 100 empresas com as soluções mais inovadoras para atender às demandas de uma economia em transformação e prontas a receber a atenção de investidores, grandes corporações, governos e fundos de venture capital. Mais informações: govoll.com. 

Categorias: Casos de sucesso

Você também pode se interessar:

27/05/2022
Por: Marianne Monteiro

História de Sucesso: Como incentivar o uso de smartphones e aplicativos em uma organização complexa?

Neste case de sucesso, vamos abordar como a tecnologia pode facilitar o dia-a-dia de um gestor de mobilidade em uma empresa como a Vibra. A Vibra é a maior empresa de distribuição de combustíveis e lubrificantes do Brasil e detentora da maior rede brasileira de combustíveis. Está presente em todos os estados, com pelo menos […]

Leia mais
Reduza em até 30% seus custos com viagens corporativas!
20/05/2022
Por: Henrique Coelho

Economize 30% ao ano em viagens corporativas

Quando falamos de viagens corporativas, as rotinas administrativas que mais surgem à mente são as relativas a pagamentos. Isso acontece porque, mesmo diante de tantas inovações tecnológicas nesse setor, como apps de pagamento, PIX e carteiras virtuais, os reembolsos e as rotinas financeiras envolvidas na gestão de viagens costumam ser as mais burocráticas. Se a […]

Leia mais
10/05/2022
Por: Luiz Moura

Histórias de sucesso: Afya revolucionou sua mobilidade com a VOLL

A Afya — maior grupo de educação médica e de saúde do país, revolucionou a mobilidade dentro da empresa com o app VOLL. Em franca expansão, a empresa anunciou em abril de 2021 um aporte de R$ 822 milhões do SoftBank, fundo que já investiu na Uber, Didi/99, Loggi, Oyo, e WeWork. O grupo focado […]

Leia mais

Receba as novidades sobre o universo da mobilidade

Acompanhe as últimas notícias da Voll. Inscreva-se para receber tudo em primeira mão através da nossa plataforma digital.