28/01/2022
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Neste case de sucesso, vamos abordar como a tecnologia pode facilitar o dia-a-dia de um gestor de mobilidade em uma empresa como a Vibra. A Vibra é a maior empresa de distribuição de combustíveis e lubrificantes do Brasil e detentora da maior rede brasileira de combustíveis. Está presente em todos os estados, com pelo menos […]
Neste case de sucesso, vamos abordar como a tecnologia pode facilitar o dia-a-dia de um gestor de mobilidade em uma empresa como a Vibra.
A Vibra é a maior empresa de distribuição de combustíveis e lubrificantes do Brasil e detentora da maior rede brasileira de combustíveis. Está presente em todos os estados, com pelo menos uma unidade em cada região do país. São mais de 100 sedes distribuídas em: bases de distribuição, armazenagem, gestão de aeroportos, depósitos de químicos e a fábrica de lubrificantes no Rio de Janeiro.
Hoje, a empresa conta com aproximadamente 3000 funcionários que trabalham, viajam e se deslocam por todo o país.
Os efeitos da pandemia foram sentidos em diversos setores, trazendo novas possibilidades de reestruturação e inovação empresarial. Para a Vibra, não poderia ser diferente. A gestão da mobilidade, antes descentralizada em três atuações distintas, passou por um processo de centralização, com uma gestão mais eficiente.
A Vibra possuía uma estrutura de sistemas e equipes responsável pelo transporte dos colaboradores, nas unidades operacionais, uma outra área responsável pela gestão de contratos de táxis, nas unidades regionais e na sede, e, por último, uma parte responsável pela unidade de lubrificantes.
Um dos grandes fatores-chave para uma gestão eficiente e eficaz é a visibilidade. No início de 2020, esses três setores distintos se unificaram. Todos os contratos passaram a ser geridos por um único setor, trazendo mais visibilidade e transparência nos processos, pontos muito desejados para os gestores.
Além de toda atualização necessária para se manter em operação durante a pandemia, a equipe Vibra ainda contou com dois grandes desafios no início de 2020. O primeiro foi de manter o time unido — mesmo cada um em casa — e o segundo, fazer melhorias em toda a sistemática de mobilidade e viagens da empresa.
Foi desenvolvido um novo self-booking para as viagens, sistema que trouxe mais independência para os viajantes corporativos. Devido à complexidade organizacional, a necessidade de estar in loco em determinadas situações, como uma visita a uma nova unidade da Vibra, continuou permanecendo — e, por isso, investir na atualização do programa de viagens, desde a sua tecnologia até os procedimentos de viagem, precisaram ser revisitados e não puderam esperar.
Com este novo sistema, a companhia entendeu que o desafio de trazer mais independência também se estendia para a mobilidade. Foi aí que a VOLL passou a agregar com a estratégia da empresa, oferecendo um aplicativo que trouxe mais autonomia — tanto para o viajante, quanto para o gestor.
“A VOLL tem a possibilidade de integração com diversos sistemas e fornece aos viajantes uma experiência única de escolher qual será o seu player de mobilidade”, compartilha o gestor de contratos da Vibra.
A complexidade organizacional e a descentralização acarretam desafios diários para os gestores de grandes empresas como a Vibra. Alguns exemplos são:
Vale ressaltar que, sem surpresas, um dos principais valores da Vibra é a segurança. Todos os colaboradores da Vibra, independentemente de cargo ou função, passaram a utilizar o app VOLL para se locomover de suas residências até o trabalho.
“Nós disponibilizamos a VOLL para qualquer colaborador da Vibra, desde o CEO até o auxiliar de operação. Qualquer um pode utilizar”, ressalta o gestor.
Qualquer mudança leva tempo. É natural do ser humano que ela seja percebida como um processo doloroso. Como exemplo, a implantação de uma nova tecnologia de uso rotineiro é algo a ser olhado com cautela para os diferentes níveis hierárquicos nas empresas.
Entender se um colaborador possui um smartphone e ensinar como usar um aplicativo de transporte foram partes de uma transformação de mindset dos colaboradores e de como era feito o apoio a nível gerencial da Vibra.
O gestor responsável pela mobilidade da empresa ressalta o quão importante é estar presente na vida dos colaboradores e apoiar, passo-a-passo, a utilização de um novo aplicativo, mostrando os benefícios esperados e o impacto da inovação para a estratégia de crescimento do negócio, como um todo.
Além disso, há muita ajuda de toda equipe Vibra em trazer uma melhor experiência de mobilidade para todos os colaboradores. Mais do que isto, o time se dedicou (e ainda se dedica, quando necessário) a ensinar e apoiar em qualquer dúvida sobre todas as ferramentas digitais que fazem parte do dia a dia da companhia.
Mensalmente, é divulgado um painel consolidado de todas as informações de mobilidade da VOLL para os colaboradores Vibra. Com eles, tem-se uma visão clara e simples, com relatórios de uso, trajetos mais percorridos, custos, entre outras informações que podem ser personalizadas na plataforma VOLL. Este ato confirma ainda mais a política interna de transparência das ações e gastos da empresa.
Se todos têm acesso às informações, entende-se também que todos se movimentarão para termos resultados cada vez melhores para o negócio.
A utilização da VOLL trouxe benefícios tanto para os colaboradores da Vibra, quanto para os gestores.
“Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução de custos do deslocamento dos colaboradores.”
Em abril de 2021, cerca de 20% da força de trabalho da Vibra utilizava o app da VOLL regularmente. Para a otimização do custo, foi também disponibilizada a opção de “parada” para mais de um colaborador poder se locomover até o seu local de trabalho.
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Com o objetivo de revolucionar o mercado de gestão de mobilidade e viagens corporativas, a Traveltech, fundada em 2018, desenvolve tecnologia e ferramentas para simplificar processos, otimizar custos e facilitar a mobilidade e viagens de empresas de todos os tamanhos e segmentos. Sua plataforma já soma 300 mil usuários no Brasil e no exterior. Hoje, com unidades nas três principais capitais brasileiras – Belo Horizonte, São Paulo, Rio de Janeiro -, a VOLL é uma startup investida pela Wayra e a Iporanga Ventures e uma das integrantes do ranking 100 Startups to Watch 2021, que lista 100 empresas com as soluções mais inovadoras para atender às demandas de uma economia em transformação e prontas a receber a atenção de investidores, grandes corporações, governos e fundos de venture capital. Mais informações: govoll.com.
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