Destaques da mobilidade: case de sucesso da Racional Engenharia

O profissional destaque da mobilidade desta semana prova que experiência se ganha com intensidade, e que tempo de trabalho não é a medida para responsabilidade. 

Com pouco mais de 20 anos de idade, José Antônio Martins é a pessoa à frente da gestão de mobilidade de uma das maiores empresas de engenharia do Brasil, a Racional. Nesta edição dos Destaques da Mobilidade do Blog VOLL, ele conta um pouco de sua trajetória, enquanto compartilha uma visão de vanguarda sobre como empresas podem aprimorar seus controles com o transporte de colaboradores através da tecnologia.

Como muitos profissionais de gestão de mobilidade, José começou sua carreira cedo. Ele foi menor aprendiz, como parte da equipe da Racional, lá em 2018. Depois de usufruir de experiências em grandes empresas, como a Samsung, ele retornou à equipe administrativa da Racional, para capitanear os controles de viagens e de mobilidade da companhia.

José é de São Paulo/SP e estuda Engenharia Elétrica. Muito dedicado, ele entende que seu trabalho na Racional é bastante estratégico para o negócio. “Nós somos uma empresa de engenharia, com várias obras em andamento em Belo Horizonte, no Rio de Janeiro e em São Paulo”, diz.

A Racional tem uma gestão administrativa centralizada e, como em grande parte das empresas de engenharia, há um reporte frequente das obras para a matriz — o que antes incluía a utilização de transporte. 

Como era feita a gestão dos deslocamentos antes da VOLL?

Apesar de tanta evolução tecnológica, o movimento de adesão à gestão digitalizada por parte das empresas é relativamente novo. Há três anos, ainda com controles analógicos e recibos de papel, cada obra tinha autonomia para usar e solicitar o pagamento de despesas com deslocamentos de funcionários. 

José comenta que “às vezes, essas equipes nos traziam um volume altíssimo de recibos de táxi de papel para providenciarmos os reembolsos. As pessoas pegavam táxi, mas a empresa não tinha como saber de onde e para onde cada um, de fato, foi”.

A descentralização do fluxo do pedido e do pagamento das viagens (em recibos e vouchers de papel, por exemplo) não contribui para que a compra de insumos diretos ou indiretos, de materiais e de serviços pelas empresas seja mais econômica. “A sacada é a visibilidade. Quanto mais se enxerga, mais se gerencia e naturalmente menos se gasta”, diz Jordana Souza, CRO da VOLL.

No caso da Racional, a história não era diferente. José comenta que, no formato de recibos de papel, “a gente gastava muito, mas muito dinheiro com transporte, além do arquivamento dos recibos físicos”. 

Ele compartilha que “antigamente, cada funcionário possuía um talão próprio de pagamentos para táxi — o que ocasionava a falta de controle. O gestor não sabia para onde ia cada funcionário e gastava-se muito dinheiro — além do custo com o arquivamento [dos vouchers e recibos de papel], que tomava uma boa parte dos gastos de mobilidade”. 

Como se deu a implantação da VOLL na empresa?

Foi em 2018 que a Racional adotou uma nova estratégia para lidar com sua necessidade de mobilidade e garantir maior controle e consequente economia. Segundo José, o processo de digitalização da gestão de mobilidade na empresa foi um grande êxito. 

Em um primeiro momento, a Racional começou a utilizar a Wappa como sua plataforma oficial de gestão de mobilidade urbana. “Estamos com a VOLL agora, que também tem o conteúdo da Wappa. São duas ótimas empresas, que estamos gostando muito”, comenta José. 

Além dos ganhos com rastreabilidade e o direcionamento dos custos para os departamentos de cada colaborador, a digitalização trouxe um grande benefício gerencial. “Antes, fora a interface com o sistema de autorização de pagamento, o gestor só assinava aprovando o pagamento e ninguém mais ficava sabendo”, adiciona. Com o modelo digital, os fluxos de pedidos de viagens, orçamentos e até o pagamento passaram a ficar mais evidentes e seguros.

Com centenas de colaboradores, na Racional, o uso da VOLL é difundido para toda a empresa. Segundo José, “A VOLL é utilizada para qualquer pessoa, desde aprendiz até CEO e presidente”. Ele ainda diz que a plataforma foi parametrizada para traduzir as orientações de uso de transporte urbano, que foi também reforçado através de políticas internas. 

“No app, o colaborador aponta o motivo e a descrição da causa da viagem — que é um grande diferencial na VOLL. Com isso, é possível termos total visão das razões pelas quais a equipe precisou se movimentar, facilitando o controle e o próprio pagamento”.

Sobre os desafios da digitalização

Com um público bastante heterogêneo, com profissionais de escritório, equipes comerciais externas e toda a operação nas diversas obras da empresa, adotar uma nova ferramenta de uso tão frequente envolve também um reforço de cultura.

“O pessoal de obra, por exemplo, precisou de mais tempo para adotar um padrão digital dos pedidos de transporte”, diz José. O desafio, para este público específico, foi mitigado entendendo a realidade da necessidade dos deslocamentos. Além de um mapeamento do fluxo de pedido, perfil de solicitação e da frequência de uso de transporte, a equipe da Racional ainda se dedicou a orientar os times das obras sobre como o aplicativo funciona.

Em uma leitura reflexiva de como o processo de implantação da VOLL se deu, José comenta que “o pessoal dos escritórios se adaptou muito rapidamente ao app VOLL”, permitindo que o processo de orientação, pedido e pagamento dos deslocamentos se uniformizasse em todo o país, independentemente de onde o colaborador estiver.

Sobre os benefícios da gestão centralizada VOLL

Os colaboradores conseguem pedir, em um único aplicativo, o veículo que possa buscá-los no menor tempo e na menor tarifa disponível. É como se a cada pedido de viagem, o profissional fizesse uma ampla pesquisa de todas as modalidades que podem levá-lo até o seu destino, e a VOLL permite que essa escolha seja sempre a melhor.

Os pedidos feitos pelo app VOLL são sempre destinados para pagamento pela empresa. O fato de o colaborador ter que inserir a justificativa, apontar o projeto ou o centro de custo, e também o motivo da viagem já filtra pedidos que poderiam ser particulares — indevidamente solicitados no perfil da empresa, se o profissional estivesse online em outro app de mobilidade, como os mais conhecidos).

Além da praticidade para quem usa o transporte, José afirma que “a gestão que a VOLL oferece é fantástica. É possível termos total controle de todas as viagens dos funcionários, desde a locação até o pagamento — que é totalmente digital”. É um ganha-ganha, pois o colaborador tem uma tecnologia de ponta disponível para ele se movimentar com segurança, e a empresa garante economia, visibilidade e a oportunidade de sempre melhorar sua logística interna.

“O sistema financeiro é ótimo. Tivemos R$ 50 mil economizados após a adoção da VOLL. Se pudesse sintetizar a VOLL em duas palavras, diria segurança e economia”, ressalta José. Como sugestão, ele sugere que os gestores de mobilidade se atentem à integração das bases de colaboradores no sistemas internos com a API VOLL, para que funcionários que saiam da empresa percam o acesso de forma automática à plataforma de mobilidade.

Sobre a Racional

Fundada em 1971, a Racional é considerada atualmente uma das principais empresas de engenharia e construção voltada exclusivamente para o mercado privado. Com expertise em negócios B2B, a empresa atua em oito segmentos: industrial, edificações de missão crítica, shopping centers e varejo, saúde, hotéis e resorts, logística, corporativo e educação e cultura.

Atualmente fazem parte de seu portfólio importantes empreendimentos o Centro Empresarial RioCidadeNova, o Centeranel Raposo, o Centeranel Viracopos, o Morumbi Corporate e a sede da Localiza no Brasil.

Sobre a VOLL

A VOLL foi fundada em 2017 por Luciano Brandão (CEO), Eduardo Vasconcellos (CFO), Jordana Souza (CRO) e Luiz Moura (CMO) e possui atualmente 70 funcionários localizados em São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, João Pessoa, Goiânia, Florianópolis e outras cidades no Brasil.

A VOLL é uma tecnologia completa para gestão de mobilidade corporativa, especialmente projetada para simplificar processos, otimizar custos e facilitar a mobilidade dos colaboradores de empresas de médio e grande portes. 

Como a maior e mais inovadora plataforma de seu segmento, a VOLL é referência em mobilidade corporativa simplificada. Sua tecnologia permite que as empresas, de forma customizada e a partir da sua necessidade de gestão e operação de mobilidade, forneçam aos seus colaboradores um único aplicativo para fazer, acompanhar e gerenciar suas viagens e seus deslocamentos a trabalho.