Seja para fazer reuniões externas, realizar visitas a clientes ou participar de eventos, as viagens corporativas realizadas de carro fazem parte da rotina de muitos trabalhadores, que acabam precisando arcar com os custos envolvidos durante esses deslocamentos.
Para cobrir esses gastos, é comum que as empresas ofereçam uma ajuda de custo ou reembolso aos colaboradores, mas, especialmente quando falamos de viagens mais longas, surge uma pergunta importante: como calcular o valor justo a ser reembolsado por quilômetro rodado?
Cada empresa pode lidar com este tipo de reembolso de uma forma e, por isso, entender como fazer esse cálculo é importante para assegurar que os colaboradores sejam ressarcidos de maneira justa. Continue a leitura e saiba mais sobre este assunto.
Os fatores considerados no cálculo da quilometragem pode variar de acordo com as políticas internas das empresas, mas, geralmente, são considerados 3 fatores principais:
Distância Percorrida (km): A distância total do trajeto é o ponto de partida para o cálculo. Ferramentas como Google Maps ou sistemas de gestão de frota podem ajudar a medir a quilometragem.
Custo do Combustível (R$): O preço atual do combustível (gasolina, diesel ou etanol) é um fator essencial. Esse valor pode variar conforme a região e deve ser atualizado periodicamente.
Consumo Médio do Veículo (L): O consumo médio do veículo (km/l) indica quantos litros de combustível são gastos por quilômetro rodado. Esse dado é fornecido pelo fabricante ou pode ser calculado com base no histórico de uso do carro.
Levando isso em conta, agora suponha que um colaborador precise percorrer 300 km em uma viagem a trabalho. O carro utilizado tem um consumo médio de 10 km/l, e o preço do combustível é R$ 6,00 por litro. O cálculo seria:
Combustível necessário: 300 km ÷ 10 km/l = 30 litros.
Custo total do combustível: 30 litros × R$ 6,00 = R$ 180,00.
Custo por km: R$ 180,00 ÷ 300km = R$ 0,60 por km.
Considerando que o cálculo do custo por quilômetro rodado é baseado em três informações principais (distância percorrida, preço do combustível e consumo médio do veículo), a fórmula utilizada deve ser:
Custo por km = Preço do combustível (em reais por litro) ÷ Consumo médio do veículo (em quilômetros por litro).
Passo a passo:
Exemplo:
Se o preço do combustível é R$ 6,00 por litro e o carro faz 10 km/l, o custo por km será:
R$6,00 ÷ 10 km/l = R$0,60 por km.
Antes de iniciar uma viagem a trabalho, é possível estimar os custos com base na distância a ser percorrida. Para isso, utilize a seguinte fórmula:
Distância percorrida (em quilômetros) × (Preço do combustível (em reais por litro) ÷ Consumo médio do veículo (em quilômetros por litro) = Custo total da viagem
Passo a passo:
Distância percorrida (km): Use ferramentas como Google Maps para definir o trajeto.
Preço do combustível (R$/l): Verifique o valor atual do litro de combustível.
Consumo médio do veículo (km/l): Consulte o manual do carro ou calcule com base no histórico de uso.
Aplique a fórmula: Multiplique a distância percorrida pelo custo por km para obter o custo total da viagem.
Exemplo:
Se a viagem tem 300 km de distância, o preço do combustível é R$ 6,00 por litro e o carro faz 10 km/l, o custo total será:
300 km × (R$ 6,00 ÷ 10 km/l) = R$ 180,00
Após a conclusão da viagem, o colaborador pode solicitar o reembolso dos custos com base na quilometragem real percorrida. O processo inclui:
Registro da quilometragem: Use aplicativos de GPS ou sistemas de gestão de frota para comprovar a distância percorrida.
Cálculo do reembolso: Multiplique a quilometragem real pelo custo por km definido pela empresa.
Exemplo:
Se o custo por km é R$ 0,60 e a viagem teve 300 km, o reembolso será:
300 km × R$ 0,60/km = R$ 180,00
Neste caso, se necessário, o colaborador também deve apresentar recibos de pedágios, estacionamentos e outros custos adicionais e enviar o relatório de quilometragem e os comprovantes para a área responsável, seguindo as políticas da empresa.
Em algumas empresas, especialmente naquelas onde as viagens corporativas de carro acontecem com uma maior frequência, o colaborador também pode incluir os custos indiretos associados ao uso do veículo, como:
Manutenção: Inclui revisões, troca de óleo, pneus, freios e outras peças que se desgastam com o uso. Exemplo: Um veículo que gasta R$ 10.000 em manutenção anual e roda 20.000km por ano gera um custo de R$ 0,50 por km.
Depreciação do veículo: A depreciação é a perda de valor do carro ao longo do tempo e do uso. Exemplo: Se um carro vale R$ 80.000 e perde 15% ao ano, a depreciação anual será de R$ 12.000. Se o carro rodar 20.000 km, o custo por quilômetro será de R$ 0,60.
Seguro e licenciamento: São custos fixos que devem ser rateados pela quilometragem anual. Exemplo: R$3.000 de seguro e licenciamento ÷ por 20.000 km resultam em R$ 0,15 por km.
Pneus: O desgaste dos pneus é proporcional à quilometragem. Exemplo: Um jogo de pneus custa R$ 1.500 e dura cerca de 50.000 km, o que dá R$ 0,03 por km.
Pedágios e estacionamentos: Esses custos variam conforme o trajeto e devem ser considerados separadamente ou incluídos no valor final por km.
Nestes casos, o cálculo pode ser feito utilizando a seguinte fórmula:
Distância percorrida × (Custo do combustível por km + Custos variáveis por km) = Valor do reembolso
Algumas empresas optam por definir um valor fixo por quilômetro rodado para simplificar o processo de reembolso. Esse valor geralmente já inclui o custo do combustível e também outros gastos, como manutenção, depreciação e seguro.
Nesses casos, o cálculo é mais direto, pois basta multiplicar a distância percorrida pelo valor fixo estabelecido pela empresa. Ou seja, a fórmula básica é:
Distância percorrida × Valor fixo por km = Custo total
Exemplo:
Suponha que a empresa define um valor fixo de R$ 0,70 por km e a distância da viagem é 400 km (ida e volta). O valor do reembolso será:
400 km × R$ 0,70/km = R$ 280,00
Embora possa parecer simples calcular o gasto com viagens corporativas realizadas de carro e solicitar os reembolsos necessários, muitas vezes, esses processos acabam sendo bastante burocráticos e cansativos tanto para os viajantes, quanto para quem faz a gestão desses deslocamentos.
Por isso, para otimizar tanto o cálculo, quanto os reembolsos, as empresas podem adotar medidas como:
Criar uma política de viagens: Documentar as regras evita dúvidas e garante mais transparência no processo.
Definir um valor fixo por km: Muitas empresas padronizam um valor para facilitar o cálculo do reembolso.
Usar aplicativos de rastreamento: Ferramentas que registram a quilometragem automaticamente facilitam a prestação de contas e ajudam a evitar erros.
Usar plataformas de gestão de viagens e deslocamentos: Atualmente, já existem tecnologias disponíveis para facilitar a gestão dessas viagens realizadas com o carro do colaborador, veículo alugado ou frota própria.
A VOLL é uma solução integrada que otimiza a gestão de viagens corporativas, conectando empresas a diferentes modais de transporte, incluindo locação de veículos e reembolsos de deslocamentos com carro próprio.
Com funcionalidades que automatizam processos e centralizam informações, a VOLL simplifica o controle de custos e a organização das viagens corporativas de carro, oferecendo facilidades como:
Centralização de informações: Todas as despesas com combustível, pedágios, locação e reembolsos ficam registradas em um único sistema, facilitando o acompanhamento.
Automação de reembolsos: Cálculo automatizado de quilometragem e custos por km, garantindo mais transparência e precisão nos reembolsos de deslocamentos com carro próprio.
Gestão de despesas: Do planejamento ao relatório, os gestores podem monitorar todos as despesas das viagens corporativas e identificar oportunidades de otimização.
Integração com fornecedores: Acesso a locadoras e serviços de transporte direto na plataforma, permitindo mais controle sobre as reservas.
Política de viagens personalizável: Facilidade para personalizar regras e limites de uso conforme as diretrizes da empresa, garantindo mais segurança e conformidade.
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