Auditoria de despesas sem vai e volta: elimine riscos de fraudes

A auditoria de despesas é um procedimento crucial para manter a saúde financeira da empresa e evitar possíveis fraudes nos gastos dos colaboradores.

Embora seja um processo que pode parecer burocrático e demorado, é essencial para garantir a transparência e integridade nas finanças corporativas.

Continue a leitura para descobrir estratégias e ferramentas que podem tornar a auditoria de despesas mais eficiente e ágil, contribuindo para a gestão financeira eficaz da organização.

Como ocorre a auditoria de despesas 

A auditoria é a checagem final para evitar desperdício de dinheiro e detectar condutas éticas anômalas, sejam elas intencionais ou não. 

O processo consiste em analisar relatórios de despesas entregues pelos gestores, realizar a validação de comprovantes e notas fiscais cedidas pelos colaboradores e verificar a adequação dos custos às políticas da empresa. 

Esta etapa da gestão de despesas visa corrigir possíveis erros, apontar oportunidades de melhoria na política de despesas e proporcionar redução de custos, com o objetivo de garantir a saúde financeira da corporação  

Um exemplo de auditoria de despesas é aquela realizada mensalmente, antes de a empresa pagar as faturas referentes ao uso do cartão de crédito corporativo. 

Entenda como otimizar auditorias e eliminar fraudes 

A VOLL Wallet é uma solução completa para gestão de despesas cujo funcionamento é de extrema eficiência, pensando, justamente, em estender esta qualidade para os processos de gestão e auditoria de despesas corporativas dos seus usuários. 

Funciona da seguinte forma: 

• Validação automática do orçamento disponível: se não há orçamento aprovado, a transação não é realizada. Sem estouros de orçamentos ou despesas imprevistas.

• Conciliação em tempo real de toda despesa: identificação do tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento ser feito. Você eliminará toda a rotina de checagem e prestação de contas.

•  Rastreabilidade total do gasto: por geolocalização e horário exato da transação, para você acompanhar em dashboards online, atualizados em tempo real.

Na prática, este recurso traz mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos. 

Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com a VOLL Wallet o gestor deixa de ouvir reclamações sobre reembolsos não realizados. 

Já para a auditoria, a simplificação de relatórios, a eliminação da imprecisão de informações e a agilidade com que tudo pode ser analisado, otimiza tempo e, principalmente, evita fraudes. 

Tudo pode ser analisado com mais calma, mas, ao mesmo tempo, com mais precisão. A redução de custos na empresa é inegável. 

Por fim, todos os esforços que a empresa dedica para uma checagem eficiente e uma validação assertiva são recompensados quando se utiliza a VOLL Wallet, devido a eliminação dos problemas causados pelo sistema manual da auditoria e a uma digitalização assertiva. 

Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet

Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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