Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes

Embora seja um processo que pode parecer burocrático e demorado, a auditoria financeira é essencial para garantir a transparência e integridade nas finanças de uma empresa.

Continue a leitura para descobrir estratégias e ferramentas que podem tornar a auditoria de despesas mais eficiente e ágil, contribuindo para a gestão financeira eficaz da organização.

O que é uma auditoria financeira?

A auditoria financeira é um processo que avalia as atividades financeiras de uma empresa com o objetivo de evitar desperdícios de dinheiro e detectar condutas éticas anômalas, sejam elas intencionais ou não.

A partir dessa auditoria, é possível atestar se os relatórios financeiros refletem a situação econômica da organização, ajudando a identificar possíveis fraudes, inconsistências ou riscos.

Como é feita a auditoria financeira?

Basicamente, o processo de auditoria consiste em analisar os relatórios de despesas entregues pelos gestores, realizar a validação de comprovantes e notas fiscais cedidas pelos colaboradores e verificar a adequação dos custos às políticas da empresa. 

De forma mais detalhada, podemos descrever as seguintes etapas para a realização da auditoria:

1. Planejamento: Nesta primeira etapa, os auditores entendem o negócio da empresa, seus processos e controles internos. Também definem o escopo e o cronograma da auditoria, considerando os riscos envolvidos.

2. Coleta de informações: Os auditores solicitam toda a documentação necessária para entender a fonte de receita da empresa e como o dinheiro está sendo usado. São coletados documentos como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, fluxos de caixa, registros contábeis e contratos.

3. Análise de controles internos: Para prevenir erros ou fraudes, os auditores revisam os processos de aprovação de transações, segregação de funções e monitoramento. Geralmente, os fluxos de trabalho dos setores de tesouraria, contas a pagar e contas a receber são investigados nesta fase.

4. Teste de transações: Os auditores verificam uma amostra de transações financeiras para confirmar se estão registradas corretamente e de acordo com as normas contábeis.

5. Avaliação de resultados: Os dados coletados são analisados em detalhe para identificar discrepâncias, irregularidades ou áreas de melhoria.

6. Elaboração do relatório: Os auditores documentam suas conclusões em um relatório final, onde detalham os principais achados, recomendando ajustes ou melhorias e emitindo uma opinião sobre a situação financeira da empresa.

Quais são as vantagens de fazer uma auditoria financeira?

A partir da auditoria financeira, é possível:

• Identificar erros e inconsistências nas demonstrações financeiras

• Auxiliar na prevenção e detecção de fraudes

• Garantir conformidade com legislação e normas contábeis

• Fortalecer a confiabilidade dos relatórios para investidores e credores

• Melhorar os processos internos e o controle financeiro

Quais são os tipos de auditoria?

Existem diferentes tipos de auditoria financeira, sendo que os principais são:

• Interna: Realizada por uma equipe interna da empresa para monitorar processos e identificar melhorias.

• Externa: Conduzida por uma empresa ou auditor independente para emitir opinião imparcial sobre as demonstrações financeiras.

• Obrigatória: Exigida por reguladores ou legislação em setores específicos.

• Voluntária: Realizada por iniciativa da empresa para melhorar sua gestão financeira.

Qual a diferença entre auditoria contábil e financeira?

De forma resumida, a auditoria contábil foca nos registros e processos contábeis para garantir que eles estejam em conformidade com normas específicas (internas ou externas), enquanto a auditoria financeira analisa as demonstrações financeiras como um todo, incluindo balanços e resultados, com ênfase na transparência das informações para os tomadores de decisões.

Quem pode fazer uma auditoria financeira?

O processo de auditoria financeira pode ser realizado por profissionais como contadores, auditores independentes ou empresas especializadas. 

Para auditorias externas, é fundamental que o auditor seja registrado em órgãos reguladores, como o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) ou, no caso de companhias abertas, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

O profissional ou a equipe escolhida devem ter experiência no setor da empresa e conhecer as normas contábeis aplicáveis, como as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs). 

Em auditorias internas, a empresa pode designar colaboradores do próprio departamento financeiro, desde que não haja conflito de interesses.

Quando uma empresa precisa passar por uma auditoria financeira?

Geralmente, a auditoria financeira acontece uma vez por ano nas empresas, quando a exigência vem de órgãos reguladores, investidores, credores ou até mesmo para atender a requisitos internos de governança corporativa e conformidade fiscal.

Não existe necessariamente um momento exato para realizá-la, mas é importante que ela aconteça com uma certa periodicidade para que a empresa se certifique da conformidade dos processos internos. 

A auditoria financeira também é necessária quando:

• A empresa é de grande porte e seu faturamento é superior a R$ 300 milhões ou ativos totais superiores a R$ 240 milhões

• A empresa está passando por reestruturações e mudanças societárias, como fusões e aquisições. 

• A empresa está em período de rodadas de investimentos.

• A empresa solicita crédito para o banco.

• A empresa identifica fraude em processos financeiros.

Como uma plataforma de gestão de despesas pode ajudar na auditoria financeira?

Uma plataforma de gestão de despesas pode tornar o processo de auditoria financeira muito mais prático e eficiente, pois esse tipo de tecnologia ajuda a centralizar todas as informações financeiras em um único local, automatizando o registro de transações e garantindo que os dados estejam corretos. 

Com fluxos de aprovação de gastos e maior controle sobre as transações, a plataforma ajuda a evitar erros e fraudes. Além disso, também oferece relatórios detalhados e personalizados, facilitando a análise das despesas.

Ela também assegura que a empresa esteja em conformidade com regulamentações, tornando a auditoria mais ágil e transparente, com fácil acesso para auditores e maior segurança nas informações.

A VOLL Wallet é uma solução completa para gestão de despesas que ajuda auxilia em todos os processos de gestão e auditoria de despesas corporativas dos seus usuários. 

Funciona da seguinte forma: 

• Validação automática do orçamento disponível: Se não há orçamento aprovado, a transação não é realizada. Sem estouros de orçamentos ou despesas imprevistas.

• Conciliação em tempo real de todas as despesas: Identificação do tipo, centro de custo e motivo antes do pagamento ser feito. Você eliminará toda a rotina de checagem e prestação de contas.

• Rastreabilidade total do gasto: Por geolocalização e horário exato da transação, para você acompanhar em dashboards online, atualizados em tempo real.

Diferentemente do processo ultrapassado de ter que cobrar recibos e validar relatórios de prestações de contas, com a VOLL Wallet tudo é automatizado.

Já para a auditoria, a simplificação de relatórios, a eliminação da imprecisão de informações e a agilidade com que tudo pode ser analisado, otimiza tempo e, principalmente, evita fraudes. 

Por fim, todos os esforços que a empresa dedica para uma checagem eficiente e uma validação assertiva são recompensados quando se utiliza a VOLL Wallet, devido a eliminação dos problemas causados pelo sistema manual da auditoria e a uma digitalização assertiva. 

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