Como conquistar o apoio da liderança para investir em um programa de viagens corporativas

As viagens corporativas são um pilar essencial para o crescimento das empresas, conectando a marca a clientes, fornecedores e parceiros de diferentes regiões. 

No entanto, quando não são bem gerenciadas, as viagens podem comprometer o orçamento da empresa e trazer gargalos operacionais. 

Por isso, cada vez mais empresas estão estruturando programas de viagens corporativas com regras claras, uso de tecnologia e apoio de agências especializadas. 

Porém, a implementação dessa estrutura só é possível com o apoio de executivos C-levels e líderes. E nem sempre é um processo fácil: dados da BCD Travel mostram que a falta de apoio dos executivos da empresa é um dos maiores desafios diários de 23% dos gestores de viagem.

Se o seu desafio é conquistar esse apoio, continue a leitura e descubra como demonstrar o valor estratégico dessas ações.

Como um programa de viagens corporativas contribui para o sucesso da empresa

O primeiro passo para conquistar apoio para qualquer ação é mostrar sua importância estratégica, indicando seu impacto positivo para o crescimento da empresa. 

Aqui estão alguns benefícios da gestão de viagens pensando na sustentabilidade do negócio:

Conformidade

Um programa de viagens corporativas bem estruturado garante que todos os deslocamentos estejam em conformidade com políticas internas e regulamentações locais, evitando multas, complicações legais ou problemas de compliance.

Redução de custos

Empresas que implementam programas de viagens corporativas conseguem negociar tarifas preferenciais com fornecedores de serviços de viagem, como companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. 

Além disso, uma política bem definida pode impor limites de despesas por categoria, o que ajuda a reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência financeira da organização.

Networking

Viagens de negócios oferecem oportunidades de conexão com novos parceiros, clientes e fornecedores, expandindo a presença global da empresa e criando novas redes de contatos.

Produtividade

Viagens bem organizadas reduzem atrasos e minimizam o tempo ocioso durante os deslocamentos. Voos estratégicos, acomodações adequadas e logística eficiente permitem que o colaborador seja produtivo desde antes do embarque.

Recrutamento e retenção

Profissionais tendem a permanecer onde seu conforto é priorizado. Por isso, experiências de viagem são um atrativo importante para reter talentos internos e atrair novos. 

Um estudo da GBTA mostra que 79% dos viajantes corporativos afirmam que suas experiências em viagens impactam diretamente na satisfação com o trabalho. Além disso, quase 59% dos candidatos avaliam a política de viagens da empresa como um fator decisivo ao considerar uma nova proposta de emprego.

Pilares da gestão de viagens corporativas relevantes para a alta liderança

Outra forma de conquistar o apoio de um C-level é mostrar como um programa de viagens corporativas está diretamente ligado a temas que ele já valoriza e acompanha. Alguns deles são:

Gestão de despesas

É possível observar um aumento nos custos dos serviços de viagens corporativas, devido a fatores como a alta dos preços dos combustíveis e a recuperação do setor hoteleiro pós-pandemia.

Esse cenário pode ser visto de forma negativa pela liderança, o que reforça a importância de destacar como um programa de viagens bem estruturado pode controlar e reduzir os custos.

Por meio da negociação com fornecedores, um programa de viagens pode garantir tarifas mais competitivas — especialmente quando a empresa conta com uma TMC ou agência, que têm acesso a condições exclusivas.

Além disso, uma política de viagens alinhada com o orçamento interno garante que os colaboradores se mantenham dentro dos limites orçamentários estabelecidos. 

Ao utilizar tecnologias de gestão de viagens, esse limite pode ser aplicado automaticamente, além de oferecer relatórios detalhados e análises para que a liderança tenha uma visão clara sobre os padrões de gastos com viagens.

Duty of care

O cuidado com o viajante deve ultrapassar as obrigações legais e ser considerado um ponto estratégico para a retenção de talentos e a reputação da marca.

Segundo o Travel Daily Media, 35% dos viajantes de negócios priorizam opções de viagem que promovem o bem-estar, e 87% considerariam deixar suas empresas caso esse aspecto seja negligenciado.

A gestão de riscos é outro aspecto relacionado ao duty of care que deve ser reforçado junto à liderança. Desastres naturais, condições climáticas, problemas de saúde e cancelamento de serviços são apenas alguns dos riscos que podem afetar o viajante, e um programa de viagens bem estruturado é essencial para mapear e prevenir essas situações, além de reduzir seus impactos.

NDC (New Distribution Capability)

O cenário de distribuição está mudando, impulsionado pela demanda por mais flexibilidade e personalização. Nesse contexto, surgiu a NDC: um padrão tecnológico para melhorar a distribuição de produtos de viagens, permitindo que as companhias aéreas ofereçam suas ofertas de maneira mais personalizada e flexível através de agências de viagens e outras plataformas.

Permitindo que as companhias vendam passagens e serviços diretamente para agências e empresas, é possível ampliar o acesso a opções de viagem e preços mais competitivos, trazendo agilidade e economia para o processo de reservas.

É importante destacar para a liderança que a NDC melhora a visibilidade dos custos, reduz taxas ocultas e facilita o controle orçamentário. Com preços dinâmicos e ofertas personalizadas com base em histórico ou fidelidade, a empresa pode obter tarifas mais competitivas.

Sustentabilidade

A sustentabilidade é uma prioridade estratégica que, além de ajudar a proteger o planeta, também impulsiona o valor do negócio a longo prazo.

De acordo com o Future of Jobs Report 2023, por exemplo, a adoção de padrões ESG é a terceira tendência mais importante na transformação dos negócios e do mercado de trabalho. Isso justifica o crescente interesse dos executivos pelo tema, por isso, é importante destacar sua relação com o turismo corporativo.

Viagens sustentáveis também podem contribuir para a redução de custos operacionais. Ao otimizar itinerários e reduzir viagens desnecessárias, por exemplo, a empresa consegue diminuir tanto as despesas quanto a emissão de carbono. 

Além disso, empresas que incluem a sustentabilidade em seus programas de viagens se tornam mais atraentes para clientes, parceiros e colaboradores que valorizam práticas sustentáveis.

A sustentabilidade também está relacionada à adoção de novas tecnologias para digitalizar processos, tema que será abordado a seguir.

Tecnologia

A tecnologia é protagonista ao impulsionar a transformação da gestão de viagens. Sistemas integrados, inteligência artificial e automação de processos oferecem novas formas de planejar, gerenciar e monitorar as viagens de ponta a ponta.

Porém, a tecnologia só entrega real valor quando está alinhada aos objetivos estratégicos do negócio — fator muito importante para os decisores da empresa. 

Então, além de assegurar esse alinhamento, é essencial reforçar os principais benefícios da digitalização: garantia de compliance, redução de custos, economia de tempo, controle e segurança.

Para conquistar todas essas vantagens, uma boa opção é contar com uma TMC.

O que é TMC e como esse modelo pode apoiar a gestão de viagens

TMC, ou Travel Management Company (empresa de gestão de viagens, em português), é um negócio especializado em gestão de viagens corporativas. 

Indo além da realização de reservas, as TMCs oferecem uma enorme variedade de soluções, como gestão de despesas, assistência em viagens, negociação de tarifas, desenvolvimento de políticas, programas de fidelidade, análise de dados, planejamento completo e consultoria.

Terceirizando essas atividades, sua gestão ganha tempo para ser ainda mais estratégica, contando com atendimento especializado e soluções digitais exclusivas.

O core das TMCs é o uso da tecnologia. Porém, essa abordagem também já é uma realidade em agências de viagens corporativas. Então, se você está buscando a melhor solução para gerenciar suas viagens superando as expectativas da alta liderança, não pode deixar de conhecer a VOLL.

Conheça a VOLL: melhor solução para gestão de viagens do mercado

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a melhor solução para otimizar a gestão de viagens da sua empresa.

Com uma tecnologia própria exclusiva, oferecemos soluções completas para atender às demandas de C-levels, facilitar a rotina dos gestores e transformar a experiência do viajante.

Ao unir inteligência e inovação, garantimos uma experiência personalizada e atendimento 100% humano aos viajantes e gestores, auxiliando na redução de custos e na automatização de processos.

Além disso, gestores e C-levels podem ter acesso a dashboards customizáveis e relatórios em tempo real, facilitando o acompanhamento da operação e permitindo tomadas de decisões estratégicas e baseadas em dados.

Alguns dos recursos disponibilizados são fluxos de aprovação personalizados, controle integrado de despesas e pagamentos, soluções de duty of care e atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.

A VOLL também permite a personalização de políticas por cargo, nível, departamento ou colaborador, além de oferecer cobertura global de serviços com opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos.

Com as estratégias certas, você pode conquistar o apoio da liderança executiva e garantir o sucesso do seu programa de viagens corporativas com a VOLL. Anote as dicas:

• Adapte suas mensagens para abordar as preocupações e prioridades específicas de diferentes líderes, como o CFO, COO e CEO.

• Use o poder do storytelling para ilustrar o impacto de um programa de viagens em cenários reais da sua empresa.

• Destaque os impactos da digitalização em termos de redução de custos e sustentabilidade.

• Apresente a área de relatórios e dashboards da VOLL, garantindo que atualizações sobre o programa serão apresentadas regularmente e podem ser acessadas em poucos segundos.

• Compartilhe as histórias de sucesso da VOLL para demonstrar os benefícios tangíveis de um programa de viagens bem gerido com a ajuda de uma solução robusta.

Pepsico: 43% de redução de custos com transporte corporativo

A PepsiCo enfrentava desafios na gestão de transporte devido à ampla distribuição geográfica dos colaboradores, e alguns serviços não atendiam todas as localidades.

A expectativa inicial com a VOLL era uma economia de 20%, mas os resultados superaram as projeções, atingindo 43% de economia. 

A centralização da mobilidade corporativa permitiu a integração de apps de transporte, táxi corporativo e cooperativas locais, garantindo eficiência, controle e melhor experiência para mais de 12 mil funcionários.

Itaú: conquista do 1º Prêmio Anual Alagev

Em 2023, a VOLL e o Itaú foram reconhecidos no 1º Prêmio Anual da Alagev pelo maior case de sucesso de inovação em gestão de viagens e mobilidade da história do mercado brasileiro. O prêmio foi entregue no LACTE – maior evento do setor na América Latina.

O troféu Você Inspira reforça o destaque da VOLL como uma das maiores agências de viagens corporativas do Brasil, sendo a principal catalisadora da inovação na gestão de viagens das maiores empresas do país.

Qualidade no atendimento, capacidade de inovação e agilidade na entrega de resultados foram os critérios avaliados que concederam à VOLL o prêmio principal do ano pela associação. 

Afya: redução de mais de 2.500 chamados

A Afya, maior grupo de tecnologia e educação médica do Brasil, reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho com a implementação da VOLL.

Antes, a empresa utilizava quatro sistemas diferentes, separando política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens. A centralização promovida pela VOLL trouxe mais praticidade e segurança para os mais de 10 mil colaboradores, otimizando processos de pagamentos e prestação de contas.

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