As viagens a trabalho fazem parte do dia a dia de muitas empresas, trazendo benefícios, mas também muitos custos, o que exige uma gestão eficiente.
Entre os custos mais comuns em viagens corporativas, destacam-se as despesas com alimentação.
O gestor deve gerenciar essas despesas com cuidado, garantindo que os valores sejam apropriados e estejam em conformidade com as políticas internas.
Em paralelo, os viajantes devem estar cientes das regras da empresa sobre reembolsos e limites de gastos, bem como guardar todos os recibos e comprovantes.
Apesar de representar grandes gastos, a alimentação está relacionada ao conceito de duty of care, que se refere à obrigação das empresas de zelar pela saúde e segurança dos colaboradores.
Afinal, ao garantir uma alimentação adequada durante a viagem, a organização demonstra cuidado com o bem-estar do colaborador, o que pode aumentar seu engajamento e produtividade.
Neste conteúdo, você entenderá as principais regras e obrigatoriedades relacionadas à alimentação em viagens de negócios, aprendendo a calcular e gerenciar esses gastos corretamente. Acompanhe!
Despesas corporativas são os gastos que os funcionários têm durante viagens a trabalho, como passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação.
Para garantir que esses custos sejam corretamente controlados, as empresas precisam de uma política de viagens — um conjunto de normas e padrões a serem seguidos pelos colaboradores antes, durante e depois da viagem.
Em relação às despesas, a política define quais delas podem ser reembolsadas, os limites de valores por categoria e como funciona o processo de aprovação e reembolso.
Dessa forma, a empresa garante que o orçamento interno seja respeitado, evitando gastos excessivos e trazendo equilíbrio entre as necessidades dos colaboradores e a saúde financeira da organização.
Dentro da política, o ideal é especificar regras para cada tipo de despesa, como a alimentação, que será o foco deste conteúdo.
Quer aprofundar seu conhecimento? Confira o artigo sobre como incluir reembolso de despesas na política de viagens!
Ao regulamentar as viagens a trabalho, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) determina o pagamento das chamadas diárias de viagem. Esse valor é destinado a cobrir os custos necessários para a execução das atividades profissionais fora do local habitual de trabalho.
Seu pagamento ocorre por meio do reembolso das despesas, que geralmente incluem hospedagem, transporte e, claro, alimentação.
Ao contrário do salário, a diária de viagem não é uma remuneração pelo serviço prestado. Por isso, não gera encargos como INSS, FGTS ou 13º salário. Dessa forma, os custos relacionados a encargos são reduzidos, o que beneficia a empresa.
Em resumo, a CLT define que as despesas com alimentação durante a viagem devem ser reembolsadas ao colaborador, respeitando, no entanto, as regras e limites da política interna da empresa. Se os gastos excederem os limites estabelecidos pela política, a empresa pode negar o reembolso.
Após compreender a relação entre despesas e política corporativa, bem como as regras da CLT para despesas de alimentação, é possível analisar as regras da sua empresa com mais embasamento.
Ao incluir regras e limites para despesas de alimentação na política de viagens corporativas, você pode abordar os seguintes aspectos:
Limite de gastos: estabeleça um valor máximo para despesas diárias ou por refeição, garantindo que os limites sejam justos e compatíveis com os custos médios do destino.
Categorização por refeição: defina se refeições de negócios têm um limite diferente das refeições pessoais. Também é possível separar os limites por horário, como café da manhã, almoço e jantar.
Despesas elegíveis para reembolso: liste quais categorias são reembolsáveis, especificando se gastos extras, como bebidas alcoólicas, sobremesas ou frigobar, são elegíveis.
Comprovação: determine a documentação necessária para o reembolso, como notas fiscais, recibos e comprovantes.
Procedimento: especifique o processo correto para solicitar o reembolso, incluindo prazos e canais, bem como a frequência dos pagamentos.
Calcular o valor da alimentação em viagens corporativas demanda cuidado, pois impacta diretamente a previsibilidade de orçamento e a definição de regras e políticas importantes. Veja algumas dicas de como realizar esse cálculo:
Faça pesquisas em sites de avaliação, como TripAdvisor, Google ou plataformas específicas de gastronomia, consulte fornecedores locais ou agências de viagens e analise o histórico da empresa para entender os preços médios das refeições no destino.
Destinos internacionais ou turísticos podem ter custos mais elevados. Além disso, podem ocorrer variações culturais em relação à gorjeta: em alguns países, ela é obrigatória, enquanto, em outros, pode ser vista como uma ofensa. Considere todas essas variações ao fazer o cálculo.
Se o hotel designado para o colaborador não oferecer café da manhã, é interessante considerar um valor extra no orçamento para essa refeição.
Caso a hospedagem ofereça meia pensão ou pensão completa, por exemplo, os gastos extras com alimentação devem ser menores.
Contar com uma margem para pequenas variações, como o aumento de preços locais ou imprevistos, ajuda a evitar que o colaborador precise pagar valores do próprio bolso.
Converse com o viajante para entender seu perfil e necessidades, especialmente restrições alimentares, como intolerância ao glúten ou à lactose, e dietas vegetarianas ou veganas.
Essas questões podem impactar o orçamento, afinal, existem estabelecimentos que não conseguem atender a essas necessidades, reduzindo as opções do colaborador.
Para viagens "bate e volta", o custo da alimentação pode ser mais baixo do que em viagens mais longas, por exemplo.
Além da duração, o objetivo da viagem também pode ter grande impacto.
Se o colaborador tem a missão de estreitar o relacionamento com clientes ou parceiros de grande porte, almoços ou jantares em restaurantes mais sofisticados podem ser necessários.
Por outro lado, se o viajante for participar de um congresso que dure o dia todo, a alimentação pode estar inclusa no evento, ou ele terá opções limitadas ao redor do local, além de um tempo reduzido para comer. Nesse caso, os valores tendem a ser menores.
Para garantir um controle financeiro mais eficiente sem impactar a experiência do viajante, é possível adotar algumas boas práticas na gestão de despesas. Confira nossas dicas:
Automatize o processo de reembolso, aplicando ferramentas e sistemas que permitam a categorização das despesas e a verificação automática de conformidade com a política.
Realize auditorias periódicas para identificar possíveis irregularidades ou gastos fora do padrão. Assim, será possível corrigir essas situações antes que se tornem um problema maior.
Treine e capacite os funcionários, detalhando as regras, políticas e procedimentos padrão da empresa para minimizar erros e retrabalhos.
Conte com uma agência de viagens corporativas para facilitar os processos de reembolso e a implementação de regras e políticas de viagem, economizando tempo e reduzindo custos operacionais.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a solução ideal para otimizar sua gestão de viagens e despesas, oferecendo uma tecnologia própria totalmente inovadora.
Com a VOLL Wallet, você realiza o controle e a gestão completa de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, tudo integrado a um sistema de prestação de contas em tempo real.
Nossa inteligência artificial exclusiva aplica automaticamente controles personalizados de acordo com as políticas da sua empresa, antes e depois de todos os pagamentos.
Assim, você evolui no expense management com pagamentos integrados — cartão corporativo, pix e reembolso — tudo em um só lugar.
Outro recurso essencial é o farol de política, que mostra para cada solicitante e aprovador se os serviços solicitados estão dentro ou fora da regra da empresa. Além de notificar a adesão à política, a VOLL ainda indica quais critérios estão sendo atendidos e quais não.
Dessa forma, sua empresa reduz custos e burocracias, garantindo uma experiência completa e inovadora para gestores e viajantes.
Quer um exemplo real de como a VOLL pode impactar sua operação? A Afya, maior grupo de tecnologia e educação médica do Brasil, teve uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho com a VOLL Wallet.
A centralização em um único sistema trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para a política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens.
Agora é a sua vez de alcançar resultados incríveis! Conheça agora as soluções de gestão de viagens e despesas da VOLL e transforme a rotina da sua empresa.