Como ter uma comunicação eficiente na gestão de viagens corporativas

Assim como em qualquer tipo de relacionamento, a comunicação é um dos principais pilares para uma boa relação entre gestores, colaboradores, fornecedores e outras partes envolvidas na gestão de viagens corporativas.

De acordo com a Global Business Travel Association (GBTA), falhas na comunicação entre gestores e viajantes podem impactar diretamente a produtividade de quem se desloca a trabalho e ainda trazer prejuízos financeiros para a empresa.

Colaboradores mal informados podem perder voos ou enfrentar dificuldades com reembolsos, por exemplo. Já os fornecedores podem gerar despesas acima do previsto quando não recebem diretrizes claras. Clientes que precisam de suporte logístico podem não receber informações no tempo certo, e por aí vai.

Sem um fluxo bem definido de informações, as viagens se tornam mais complicadas, menos produtivas e mais caras para a empresa. Para evitar esses problemas, é fundamental estruturar uma comunicação eficiente e acessível para todos os envolvidos. Continue a leitura e saiba como fazer isso.

O que é a gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas é um conjunto de práticas que envolve tudo que se relaciona ao processo de viajar a negócios pela empresa. Isso inclui fazer o planejamento dos deslocamentos, as reservas de produtos e serviços, além de controlar custos e reembolsos e zelar pela política de viagens. 

O principal objetivo é garantir que as viagens atendam às necessidades das empresas sem comprometer seu orçamento e nem a satisfação dos colaboradores.

O que é comunicação eficiente

A comunicação eficiente é aquela que garante que a mensagem transmitida seja clara, objetiva e compreendida sem ruídos ou distorções. Para ser considerada eficiente, é preciso acertar em fatores como a escolha do canal, o momento da transmissão da informação e a linguagem utilizada.

Na gestão de viagens corporativas, a comunicação eficiente assegura que colaboradores, fornecedores e clientes recebam informações com clareza e no momento certo. Isso inclui orientações sobre políticas de viagem, atualizações de itinerário e suporte para imprevistos, por exemplo.

Empresas que mantêm uma comunicação eficiente na gestão de viagens reduzem erros operacionais, controlam melhor os custos e garantem uma experiência mais organizada e fluida para todos os envolvidos.

Como o gestor pode melhorar a comunicação com colaboradores, fornecedores e clientes

Responsável pela organização e execução dos deslocamentos dos colaboradores de uma empresa, o gestor de viagens é o profissional que deve garantir que todos os processos sejam seguidos corretamente e que todas as partes envolvidas estejam alinhadas. 

Ele precisa, por exemplo, comunicar as diretrizes da empresa para os viajantes, negociar condições com fornecedores e garantir que clientes e stakeholders tenham as informações necessárias no momento certo.

Também segundo a Global Business Travel Association (GBTA), 58% dos gestores de viagens apontam a comunicação como um dos desafios mais complexos do setor. E, ao contrário do que se pode imaginar, as dificuldades não acontecem apenas durante a realização das viagens, mas durante todas as etapas da gestão desses deslocamentos.

Por isso, se você é um gestor, é preciso avaliar alguns pontos para melhorar a comunicação durante a sua gestão de viagens:

• A política de viagens da empresa contempla todos os pontos necessários?

• As diretrizes são acessíveis e compreensíveis para os viajantes?

• Quais são as mensagens que a empresa transmite aos viajantes atualmente?

• Essas mensagens são claras e consistentes?

• Com que frequência você entra em contato com colaboradores, fornecedores e clientes?

• Como os colaboradores, fornecedores e clientes podem entrar em contato com você se precisarem de ajuda?

• Quais canais são utilizados para comunicar instruções e atualizações?

• A comunicação entre a empresa e seus fornecedores está alinhada para evitar conflitos de informação?

• Os clientes da empresa recebem informações adequadas sobre deslocamentos e logística quando necessário?

• Existem formas de otimizar processos para reduzir o tempo gasto com questões operacionais?

Ao responder essas perguntas, você poderá identificar falhas e oportunidades de melhoria na comunicação da sua empresa. Com isso, será possível definir estratégias mais eficientes para manter colaboradores e parceiros informados em todas as etapas das viagens corporativas.

Dicas para manter uma comunicação eficiente na gestão de viagens corporativas

Manter um fluxo de comunicação que realmente funcione exige planejamento e revisão contínua. Pequenos ajustes podem evitar grandes erros e garantir que as informações sejam transmitidas no momento certo, para as pessoas certas. 

A seguir, veja algumas práticas que podem contribuir para uma comunicação mais eficiente.

Avalie a política de viagens corporativas

Uma política de viagens bem definida facilita a comunicação, pois estabelece regras claras sobre reservas, reembolsos e despesas permitidas. O documento deve ser acessível e atualizado regularmente para evitar dúvidas e mal-entendidos.

Estabeleça processos claros para todas as etapas das viagens

Desde a solicitação de uma viagem até o retorno do colaborador, cada fase precisa ter diretrizes bem definidas. Isso inclui aprovações, reservas, pagamentos e reembolsos. Quanto mais organizados forem os processos, menor será a necessidade de ajustes de última hora.

Defina as expectativas da empresa

Os colaboradores e fornecedores precisam saber o que a empresa espera em relação a gastos, prazos para prestação de contas e procedimentos em caso de imprevistos. Um alinhamento prévio reduz dúvidas e garante que as viagens ocorram dentro do planejado.

Sempre colha feedbacks

Os viajantes e fornecedores são as melhores pessoas para avaliar a comunicação da empresa. Criar um processo de feedback ajuda a identificar falhas e oportunidades de melhoria para futuras viagens.

Utilize canais de comunicação adequados

Nem todas as mensagens precisam ser enviadas por e-mail. Dependendo do contexto, pode ser mais eficaz usar um aplicativo de mensagens, uma plataforma de gestão de viagens ou até fazer reuniões presenciais para garantir que a informação seja recebida e compreendida. O importante é avaliar qual é o canal apropriado para cada informação a ser transmitida.

Não disperse informações

Centralizar documentos e dados importantes em um único local facilita o acesso e evita confusão. Aplicativos e plataformas de gestão de viagens podem ser usados para consolidar itinerários, comprovantes e contatos úteis.

Disponibilize ajuda e suporte de forma constante

Os viajantes precisam ter um canal de atendimento disponível para emergências ou dúvidas durante a viagem. Lembre que manter um suporte acessível reduz a incerteza e melhora a experiência dos colaboradores.

Esteja pronto para resolver problemas

Mudanças de última hora podem acontecer, e a maneira como a empresa lida com essas situações impacta diretamente na eficiência das viagens. Por isso, é muito importante ter planos de contingência e garantir uma comunicação rápida para evitar atrasos e complicações desnecessárias no caso de imprevistos.

Confira também 5 motivos para contratar seguro viagem para seus colaboradores.

Treine seus colaboradores

Um colaborador bem treinado sobre as regras e processos da empresa enfrenta menos dificuldades durante as viagens. Sessões de treinamento e materiais de apoio podem ajudar a evitar erros comuns e aumentar a autonomia dos viajantes.

Estude sobre as tendências do mercado

O setor de viagens corporativas está em constante evolução. Acompanhar novas soluções e práticas do mercado pode ajudar a empresa a adotar estratégias mais atualizadas e eficientes de comunicação e gestão.

Inclua a comunicação nos seus relatórios de viagem

Analisar a comunicação utilizada nas viagens permite identificar problemas recorrentes e ajustar estratégias futuras. Incorporar esse aspecto nos relatórios de viagem pode melhorar a eficiência operacional da empresa.

Utilize uma plataforma integrada

Ferramentas que reúnem informações sobre viagens, gastos e políticas da empresa em um único ambiente tornam a comunicação mais ágil e organizada. Isso facilita a consulta de dados e reduz a necessidade de múltiplos contatos para esclarecer dúvidas. 

As plataformas integradas como a VOLL podem, inclusive, auxiliar em todas as etapas da gestão de viagens, desde a reserva de passagens até a produção de relatórios. 

Aproveite que você já está aqui e saiba mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.

Confira também alguns dos nossos clientes e cases de sucesso.