3 motivos para dar mais autonomia aos colaboradores que viajam

O clima de retomada das viagens já tomou conta do ambiente corporativo. Após dois anos de pandemia, viajantes corporativos estão ansiosos para retornar às suas atividades, sejam em reuniões de negócios, eventos ou para gerar networking.

Uma previsão elaborada pela Finances Online trouxe alguns dados interessantes sobre o caminho que as viagens corporativas está tomando. Segundo o levantamento, é possível que 40% da força de trabalho atual seja representada por um grupo de pessoas que nasceu num ambiente completamente digital, após a popularização da internet de banda larga e dos computadores domésticos.

Conforme esse grupo de pessoas ocupa o mercado de trabalho, é preciso que as empresas busquem maneiras de adaptar seus modelos de trabalho para que continuem atraentes e retenham talentos. Isso acontece porque possuem valores muito diferentes daquilo praticado tradicionalmente no ambiente corporativo.

Uma outra pesquisa feita pela Panrotas, em parceria com a TRVL Lab, trouxe mais dados sobre o perfil do viajante corporativo brasileiro e sua jornada, do começo ao fim. O relatório foi obtido a partir de entrevistas com 1.236 viajantes de todas as regiões do Brasil. 

Os insights apresentados na pesquisa foram resultados de análises e cruzamentos e também das observações de tendências de comportamento e consumo geral e específicas para o turismo. 

1. Temos um novo perfil do viajante corporativo 

Em geral, de acordo com um estudo, conduzido pela Panrotas, em parceria com a TRVL Lab, o viajante corporativo brasileiro realiza de 2 a 3 viagens nacionais de negócios por ano, com duração média de 2 a 3 dias. 

Os gastos variam entre R$ 1000 e R$ 3000 por viagem e, de acordo com a maioria, não realizaram nenhuma viagem internacional nos últimos 18 meses. 

2. Viajantes querem escolher seus fornecedores de viagens 

Atualmente, apenas uma pequena parcela dos viajantes corporativos possuem total ou dentro de um orçamento definido para escolher seus fornecedores de viagem. 

O critério principal para definir uma escolha é o preço para a maioria. 

• 36,01% possuem autonomia total para escolher fornecedores de viagens a negócios
• 52,28% escolheram o avião como meio de transporte para a sua próxima viagem
• Preço é o critério mais importante para 70,64%
• 40,29% optam por hotéis econômicos, enquanto 33,57% preferem hotéis confortáveis, sendo que o preço é o critério mais importante para 68,27%.

3. Experiências positivas contribuem para a retenção de talentos

Outras pesquisas, como a realizada pela Amadeus, mostram que 75% dos profissionais gostam de viajar a trabalho, apesar dos eventuais transtornos. 

Mesmo com a facilitação de reuniões a distância através de ferramentas como Google Meet e Zoom, a necessidade de conexões presenciais continuam existindo, não somente para criar um relacionamento mais próximo do cliente, mas para compartilhar ideias e criar networking. 

Dessa forma, funcionários que chegam ao seu destino sem passar por problemas de embarque ou perder horas em conexões trabalham mais descansados, dispostos e felizes, tendo um melhor desempenho. 

No longo prazo, essas boas experiências colaboram para que eles se sintam valorizados dentro da empresa, motivando-os a permanecer nela por mais tempo. E, é óbvio, esse é um dos grandes objetivos (e desafios!) dos gestores de viagens da atualidade.

Como a VOLL pode te ajudar nesse cenário?

O app VOLL integra toda a jornada do seu funcionário fora da empresa, da reserva ao pagamento, em uma experiência incrível e mobile. Os gestores ganham em visibilidade e produtividade e os colaboradores, em praticidade e variedade nos serviços de viagem.

A experiência do colaborador é potencializada com o uso das tecnologias mais avançadas em termos de arquitetura, capacidade de processamento de informações e usabilidade. Afinal, quem não se sente mais à vontade organizando o dia a dia no nosso inseparável amigo, o smartphone?

Com a VOLL, gestores e colaboradores passam a deliberar de maneira ágil e com mais visibilidade entre as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício.

Desta forma, para continuar facilitando as rotinas de gestores de viagens e viajantes corporativos, a VOLL continua aprimorando as versões do seu super app de viagens e mobilidade 360º. Afinal, nosso objetivo é que você, gestor de viagens, e seu colaborador tenham uma solução completa para suas jornadas.

Gestão de viagens corporativas não se faz (ou, pelo menos, não se deve fazer) com olhos semiabertos. É por isso que a VOLL alia tecnologia e serviços para ser, efetivamente, a agência de viagens corporativas da nova economia.

A agência de viagens da nova economia 

A VOLL é uma agência que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia.

Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem. Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

Basta acessar a plataforma para ter as melhores ofertas do mercado à disposição – e o melhor, já filtradas pela sua política de viagem corporativa. Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.

Contratações, recibos e múltiplas formas de pagamento, tudo ali, centralizado e acompanhado por gestores em tempo real. Se os benefícios do antes e durante a viagem já ficaram claros, só nos resta dizer que a VOLL também oferece relatórios de viagens com os dados consolidados.

Além de oferecer benefícios para todos os envolvidos e impactar positivamente no orçamento, há ainda 4 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas: acompanhe toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado: as maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas, filtradas pelo custo-benefício.
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades: sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas.
• Maior produtividade para a equipe: menos tempo despendido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso equivale a mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa.

Entre os cerca de 300 mil usuários da plataforma VOLL estão colaboradores de empresas como Itaú, McDonald’s, Sanofi, DHL, Renault, PepsiCo, Estácio, Vivo/Telefônica e Cargill. 

Transformando a mobilidade de mais de 1 mil empresas em 2 mil cidades em todo o mundo, a VOLL é avaliada positivamente por 97% dos clientes que, além de ganharem em conforto, podem reduzir em mais de 30% os gastos com viagens corporativas. 

Gestão de despesas e reembolsos

Um dos processos mais desgastantes na gestão de viagens corporativas é a de reembolsos. Isso acontece porque envolve muitos processos manuais e muitas pessoas, o que pode levar ao erro humano, tornar as atividades cansativas e burocráticas. Esses processos vão desde: juntar notinhas fiscais, preencher planilhas, imprimir comprovantes, assinar, conferir, retificar despesas e aguardar a aprovação dos gastos para só então receber o reembolso.

Para a equipe que fiscaliza e aprova os reembolsos, nem sempre esses documentos chegam organizados e da maneira correta. Essas tarefas precisam ser desempenhadas com extremo cuidado e atenção, tornando alvo de estresse e nervosismo, o que pode gerar uma clima de tensão no departamento e pode ocorrer atritos entre os envolvidos.

Desta forma, quanto menos manual e dependente das pessoas for a gestão de despesas e reembolsos de um setor de viagens corporativas, maior será a satisfação de seus colaboradores com este processo.

Um estudo realizado pela Universidade da Califórnia em 2019 constatou que “um colaborador feliz é, em média, 31% mais produtivo, três vezes mais criativo e vende 37% a mais em comparação com outros”.

Em contrapartida, uma das pesquisas do Global Business Travel Association (GBTA) mostrou que 71% dos viajantes corporativos consideram a sua experiência com viagens de negócios na hora de validar a sua satisfação com o emprego. Sendo assim, fica claro que ter uma gestão de despesas e reembolsos eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa.

A gestão de despesas e reembolsos de viagens corporativas deve englobar o processo do começo ao fim, desde o planejamento da viagem até a prestação de contas pós viagem do colaborador viajante.

Desta forma, é essencial que a empresa opte por uma ferramenta capaz de integrar os processos em todos estes momentos e que seja compatível com softwares e sistemas já utilizados pelas equipes. Isso evita desgastes de implantação, assegura que seus funcionários irão realmente utilizar a ferramenta e permite maior controle sobre os resultados e relatórios.

Algumas ferramentas disponíveis no mercado abrangem apenas parte do processo, por isso, é importante que antes de contratar um serviço seja feita uma demonstração e que a equipe envolvida seja capaz de testá-la por um curto período de tempo.

Como funciona na VOLL?

Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

• Basta acessar a plataforma para ter as melhores ofertas do mercado à disposição – e o melhor, já filtradas pela sua política de viagem corporativa. Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.
• Contratações, recibos e múltiplas formas de pagamento, tudo ali, centralizado e acompanhado por gestores em tempo real. Se os benefícios do antes e durante a viagem já ficaram claros, só nos resta dizer que a VOLL também oferece relatórios de viagens com os dados consolidados.
• Toda essa inovação e praticidade justifica a VOLL estar na rotina de mais de 300 mil usuários no Brasil e no exterior.

Experiência do viajante

Centralizar todos os processos é um benefício unânime, mas seus funcionários poderão somar mais algumas vantagens:

• Fim das falhas de interpretação e comunicação da política de viagem corporativa. Como a plataforma VOLL já é customizada com a política da sua empresa, as orientações serão seguidas naturalmente pelos viajantes. 
• O colaborador tem mais autonomia para decidir seus fornecedores de viagem. Com a garantia de que tem acesso às melhores opções do mercado e a tranquilidade de que não enfrentará problemas com a política de viagem corporativa depois. 
• Menos tempo gasto com burocracia, mais foco no que importa. Sem a necessidade de se preocupar com a política e com a gestão de despesas e reembolso, sua equipe poderá focar no que realmente motivou a viagem.
• Equipe mais conectada. Todas essas mudanças experimentadas por gestores e funcionários criarão uma relação menos desgastada, sem atritos e que fluirá muito melhor. Esse é o ponto de partida para que a equipe trabalhe melhor juntos e soluções comecem a surgir! 

Atendimento humanizado 

Na VOLL, tecnologia e atendimento humanizado andam juntos.

“Um dos pontos chave é ter uma equipe diversa para que quaisquer questões que sejam trazidas possam ser avaliadas a partir de múltiplas perspectivas, a cada caso, aumentando as chances de resolução eficaz por meio da troca de empatia”, explica Luciano Brandão, CEO da VOLL.

Os números comprovam que tal estratégia vem dando certo na startup. Com mais de 300 mil usuários registrados em sua plataforma, a VOLL solucionou 95% dos chamados de clientes via e-mail no primeiro contato, entre janeiro e abril deste ano. Via chat e WhatsApp foram 86% dos chamados concluídos em um único contato.

Para alcançar índices tão altos, a traveltech tem buscado formar um time diverso de profissionais, hoje oriundo das cinco regiões do Brasil, de idades variadas, além de incentivar a contratação de mulheres, que já representam 63% dos cerca de 300 colaboradores da empresa.

Na contramão do senso comum de que empresas baseadas em tecnologia possuem atendimento cada vez menos humanizado, a VOLL acredita que o primeiro passo para as empresas do setor avançarem em relação ao atendimento é compreender a tecnologia como facilitadora, não como substituta no contato com o cliente.

O time de atendimento da VOLL é orientado e capacitado para resolver as mais diversas situações do dia a dia com empatia, foco na solução, comprometimento e inovação.

É justamente esse ciclo positivo que se reflete no relacionamento entre a VOLL e seus clientes, uma vez que 97% deles a avaliam positivamente.

Como essas melhorias vão impactar no orçamento da empresa?

Já passamos pelas melhorias na rotina dos gestores, dos funcionários e agora chegamos ao tópico de maior relevância para a empresa: a redução de custos. 

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas. A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado. Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades. Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas. 
• Maior produtividade para a equipe. Menos tempo despendido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes e contratos.