3 erros dos gestores ao organizar viagens corporativas

As viagens corporativas são uma estratégia eficaz para gerar negócios, estreitar relacionamentos com seus stakeholders e buscar novas oportunidades para a empresa. 

Entretanto, para os gestores, trata-se de um processo complexo que exige muito planejamento e atenção aos detalhes para que a experiência atinja os objetivos esperados. Além disso, uma viagem mal planejada pode acabar rendendo custos extras e inesperados para a empresa.

Por isso, no artigo do blog de hoje, os especialistas da VOLL preparam uma lista com os 5 erros mais comuns que os gestores cometem ao organizar viagens corporativas. Confira a nossa lista!

Não planejar com a devida antecedência 

Comprar passagens aéreas em cima da hora ou escolher negociar apenas com uma companhia aérea são estratégias que, no longo prazo, podem trazer prejuízos à empresa. Ao planejar as viagens corporativas de maneira pró-ativa, o gestor pode conseguir preços melhores ao consultar um maior número de fornecedores e ampliar a gama de companhia aéreas que possam negociar acordos mais vantajosos.

Para isso, é preciso que o gestor defina com antecedência certos pontos, como:

• Quais os destinos da viagem?
• Quantos colaboradores precisam se deslocar?
• Qual a frequência dessas viagens?
• É possível meios alternativos de deslocamento, como ônibus?
• É mais econômico uma estadia em um Airbnb ao invés de um hotel?
• A viagem acontecerá em alta temporada ou período de feriados?
• Qual será a agenda que o colaborador deve cumprir?

A partir destas respostas, o gestor poderá pesquisar alternativas e possibilidades com maior amplitude, buscando as opções mais lucrativas para a empresa e que trazem mais conforto para seus viajantes. 

Não ter uma política de viagens bem definida

Eu sei, você sabe, a política de viagens corporativas é essencial para qualquer estratégia de viagens de uma empresa. Porém, não basta apenas que a empresa tenha uma, mas que seja bem estruturada, transparente e constantemente atualizada.  

Em geral, a política de viagens corporativas se divide em três etapas: antes da viagem; durante a viagem e após a viagem. Nestes etapas, devem estar todas as informações necessárias para reserva de passagens, solicitação de adiantamento, como solicitar aprovação da viagem aos responsáveis, qual é a conduta esperada do viajante em um hotel, como organizar seu deslocamento urbano, quais os canais de suporte e como fazer a prestação de contas. 

Se a sua empresa ainda não possui uma política de viagens corporativas, ou como garantir sua aderência, a VOLL tem alguns links que podem te ajudar:

Política de viagens: saiba agora como fazer a sua

Como usar a tecnologia a seu favor para garantir que a política de viagens da empresa seja seguida

Política de viagens corporativas: crie boas práticas e garanta aderência

Meu funcionário contratou serviços fora da política de viagem. E agora?

Não contratar um seguro viagem

Ainda há muitas dúvidas em relação à contratação, ou não, de um seguro viagem para os colaboradores. Apesar de ser visto como um “seguro saúde temporário” por muitos, a cobertura de seus serviços é muito mais ampla. Além de cobrir as despesas médicas, é válido para outras situações como extravio ou danos à bagagem e perda de um voo, por exemplo. 

No caso de um seguro de viagem corporativo, há coberturas específicas que podem ser adicionadas conforme a necessidade da empresa. Por exemplo, se um executivo não pode cumprir a agenda, é assegurado o envio de um executivo substituto. Ou, em outros casos, pode assegurar equipamentos, como um furto de notebook ou smartphone. 

Em linhas gerais, um seguro viagem oferece cobertura para: 

• Despesas médicas, hospitalares, farmacêuticas e odontológicas; 
• Reembolso de despesas de viagens em caso de interrupção ou cancelamento;
• Assistência para atraso de voo, perda de conexão e extravio de bagagem;
• Morte acidental em viagem e traslado do corpo;
• Invalidez permanente total ou parcial por acidente em viagem.

Sendo assim, contratar um seguro viagem para seus viajantes corporativos, pode oferecer mais segurança diante de imprevistos, garante o reembolso em situações emergenciais (como o furto do notebook, por exemplo), prevê suporte especializado em qualquer lugar do mundo, evita surpresas no orçamento e valoriza a sua equipe. 

Esta foi a nossa seleção dos principais erros que os gestores podem cometer ao organizar uma viagem corporativa. Gostou do nosso artigo? ?

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