Como escolher o melhor hotel em viagens corporativas? Veja 20 dicas essenciais

Durante uma viagem corporativa, o local de hospedagem do colaborador pode impactar diretamente sua produtividade, agilidade e segurança.

Por isso, é importante que o responsável pela escolha do hotel — seja um gestor de viagens ou o próprio viajante — tome decisões estratégicas para garantir a melhor experiência.

Neste artigo, você descobrirá quais pontos levar em consideração para selecionar o melhor hotel para viagens a trabalho. Acompanhe!

Como escolher a hospedagem corporativa ideal?

Existem alguns fatores que devem ser levados em consideração na escolha de um hotel para viagens a trabalho.

A seguir, apresentamos 15 aspectos a serem avaliados durante o processo de seleção da hospedagem, de acordo com as prioridades e as necessidades da equipe. Acompanhe:

1. Localização

A localização é um dos principais pontos, impactando totalmente a logística e a produtividade da viagem. 

É necessário facilitar o acesso aos locais de destino do colaborador, como uma reunião ou evento, para economizar tempo e dinheiro gastos com deslocamento.

Observe, também, a proximidade com serviços essenciais, como restaurantes, bancos ou farmácias.

2. Facilidade de acesso

Seguindo a lógica da economia de tempo e dinheiro com deslocamentos, o hotel deve ser acessível. 

Avalie a proximidade com aeroporto, rodoviária ou estações de metrô, bem como a acessibilidade de serviços de mobilidade, como táxi ou Uber. Evite regiões muito isoladas ou distantes, que podem dificultar o deslocamento.

3. Wi-Fi

A qualidade da internet oferecida pela hospedagem pode impactar diretamente os resultados da viagem.

Uma conexão instável pode dificultar videoconferências, envio de e-mails e acesso a arquivos importantes, por exemplo.

Verifique com o hotel e consulte avaliações de outros hóspedes sobre a qualidade da internet oferecida, garantindo que o wi-fi funcione adequadamente em todos os ambientes, como quartos e áreas comuns.

4. Salas de reunião

Caso o objetivo da viagem seja a realização de eventos de pequeno ou médio porte, como palestras, treinamentos e encontros profissionais, a presença de salas de reunião dentro da hospedagem pode ser um grande diferencial, economizando tempo de deslocamento e oferecendo maior conforto aos profissionais.

Lembre-se de questionar sobre os recursos audiovisuais presentes nas salas, como projetores e sistemas de som.

5. Tipos de acomodação

Conheça os formatos de acomodação ofertados pelo hotel para entender se atendem às necessidades dos seus colaboradores. 

Em casos de viagens em grupo, por exemplo, todos precisam estar acomodados confortavelmente e sem constrangimentos. 

Alguns podem preferir quartos individuais, enquanto outros podem demandar mais espaço até mesmo outros cômodos. Nesses casos, suítes ou apartamentos com cozinha são uma boa opção.

6. Segurança

A segurança deve ser prioridade em viagens corporativas, em conformidade com a gestão de riscos da empresa. 

Pesquise sobre a região para entender se é uma vizinhança segura, com áreas bem iluminadas e movimentadas, especialmente à noite. 

Além disso, o hotel deve oferecer sistemas de segurança como câmeras de vigilância, controle de acesso e cofres nos quartos para fortalecer a proteção dos viajantes.

7. Acessibilidade

A acessibilidade deve ser uma questão prioritária na sua escolha caso a empresa possua colaboradores com deficiência ou mobilidade reduzida. Verifique se o hotel tem infraestrutura adequada, como rampas de acesso, quartos adaptados e banheiros com barras de apoio.

8. Flexibilidade

Em viagens corporativas, imprevistos podem acontecer, impactando os horários de chegada e saída. Por isso, avalie a flexibilidade do hotel em relação ao check-in e check-out em casos atípicos.

A flexibilidade também é importante na gestão de reservas e políticas de cancelamento. Então, busque opções de hospedagem que facilitem a remarcação ou cancelamento, sem a cobrança de taxas altas.

9. Conforto

O conforto do hotel é um dos grandes responsáveis pela experiência positiva e produtividade do colaborador durante a viagem. 

Garanta que o viajante tenha uma acomodação confortável à sua disposição, com uma cama de qualidade, ar-condicionado, entre outras características.

10. Estrutura de lazer

Se sua empresa realiza viagens mais longas, é interessante considerar hotéis que ofereçam uma boa estrutura de lazer, como academia, spa e piscina.

Esse ponto também está diretamente relacionado ao conforto e produtividade do colaborador em viagens duradouras, mantendo-o ativo e reduzindo o estresse.

11. Espaço de trabalho no quarto

Outro ponto essencial em longas viagens é o espaço adequado para que o colaborador trabalhe no quarto, se necessário. Uma mesa espaçosa, cadeira confortável e tomadas acessíveis são o suficiente para resolver essa necessidade. Caso não haja essa estrutura dentro da acomodação, verifique se o hotel oferece um coworking. 

12. Serviço de quarto e restaurante

Ter um bom restaurante próprio dentro do hotel facilita a logística, economiza tempo e oferece praticidade ao viajante. Porém, é comum que esse espaço tenha horários de funcionamento limitados durante a noite. 

Então, um serviço de quarto de qualidade é fundamental para a comodidade do hóspede em horários alternativos. Alguns colaboradores também preferem a privacidade de refeições no quarto. Por isso, verifique todas essas informações antes de tomar sua decisão. 

13. Café da manhã

Esse é um serviço comum, mas não obrigatório. Além disso, alguns hotéis oferecem tarifas diferentes para reservas com ou sem café da manhã. Por isso, tenha muita atenção antes de efetuar a reserva.

Outro aspecto importante é o horário do café. Se o colaborador tiver uma agenda cheia desde muito cedo, é possível que ele perca essa comodidade. Nesse caso, verifique se o hotel oferece o chamado café da manhã continental, que traz um cardápio mais simples em horário alternativo, normalmente entre 4h30 e 6h30. 

14. Atendimento

Um atendimento de qualidade impacta diretamente a percepção do hóspede sobre o hotel. Priorize hospedagens que ofereçam processos rápidos e eficientes, bem como agilidade e cordialidade no tratamento do cliente.

15. Estacionamento

Caso sua empresa trabalhe com frota própria ou aluguel de veículos, o estacionamento é um ponto de extrema importância na escolha do hotel, garantindo comodidade para o viajante e segurança para o veículo.

16. Pagamento 

Dê preferência a hotéis que simplifiquem os processos de pagamento da reserva e das despesas adicionais do colaborador.

Verifique condições de parcelamento, pagamento online ou com cartão corporativo, por exemplo. 

Além disso, confira se as opções oferecidas estão em conformidade com as políticas de viagem da sua empresa.

17. Equipamentos de escritório

Algumas situações podem exigir acesso a equipamentos de escritório, como impressoras, extensores e adaptadores de tomada. 

Confira que o hotel oferece esse tipo de recurso, que pode ser muito útil para não deixar seu colaborador na mão em um imprevisto.

18. Serviços de concierge

O serviço de concierge pode ser grande diferencial, especialmente em viagens internacionais, auxiliando na solicitação de transporte, reservas de restaurantes, compra de ingressos para eventos ou trazendo dicas sobre a cidade. 

19. Avaliações e feedbacks

Não há ninguém melhor para falar sobre um hotel do que pessoas que já se hospedaram por lá. 

Antes de fechar qualquer negócio, pesquise sobre a reputação do hotel e verifique comentários de outros hóspedes em sites especializados e nas redes sociais. 

Alguns hotéis possuem certificações ou prêmios de excelência no atendimento ao cliente, reforçando o reconhecimento positivo.

20. Custo-benefício

O preço da hospedagem é um dos principais critérios, pois deve estar em conformidade com os limites estabelecidos na política da empresa. Porém, é preciso considerar a relação custo-benefício, avaliando todos os itens listados anteriormente neste conteúdo.

Uma boa forma de equilibrar preço e qualidade é estabelecendo um acordo comercial. Com base na sua demanda de viagens, é possível realizar negociações diferenciadas para garantir disponibilidade e as melhores tarifas.

Como otimizar sua gestão de viagens corporativas?

Selecionar um bom hotel, que ofereça todos os serviços e comodidades para atender as necessidades específicas da sua empresa, é essencial para garantir o sucesso das suas viagens corporativas.

Essa escolha é apenas uma das várias etapas que fazem parte do planejamento, organização e gestão de uma viagem a trabalho. Além da hospedagem, é preciso gerenciar mobilidade urbana, passagens aéreas, despesas e reembolsos, entre muitas outras atividades.

Para otimizar esse processo, o caminho ideal é contar com soluções completas de gestão, como a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Além de oferecer uma plataforma inovadora que facilita sua gestão de viagens, temos um time de profissionais experientes para auxiliar na escolha de hotéis, passagens e outros serviços, garantindo as melhores tarifas e a conformidade com suas políticas internas.

Se você quer otimizar o gerenciamento de viagens, centralizar informações em um só app e transformar a experiência dos seus colaboradores, conheça agora as soluções da VOLL!